Um dos maiores desafios de uma empresa é conseguir crescer sem precisar aumentar o investimento dos recursos financeiros no negócio. Mas, atualmente, uma estratégia que tem sido muito utilizada é a otimização de processos.
Através dela, muitas empresas têm conseguido melhorar os processos internos e, consequentemente, reduzir os custos e aumentar os bons resultados. Mas o que deve ser feito, na prática, para a otimização de processos de uma empresa? O artigo de hoje traz um passo a passo que responde a essa pergunta.
O que é otimização de processos?
A otimização de processos é uma técnica utilizada com o objetivo de reduzir erros e desperdícios de tempo e de dinheiro, empecilhos que travam o crescimento das empresas. Levando em consideração que um processo ineficiente não é um caminho que leva a bons resultados, a otimização pode ser vista como solução, visto que é uma estratégia valiosa para o alcance de resultados satisfatórios.
Quais os benefícios da otimização de processos?
É muito comum empresas fecharem as portas por não conseguirem se desenvolver e obter bons resultados. Com isso, podemos perceber que, provavelmente os seus gestores não conheciam ou não souberam utilizar a otimização de processos como estratégia. Com a técnica, é possível identificar onde estão os erros e falhas de cada processo e, dessa forma, implementar melhorias.
Ou seja, a partir do momento que os problemas são identificados, basta traçar um plano de ações e resolvê-los. Com isso, os gastos com tempo e dinheiro são consideravelmente reduzidos e a produtividade aumenta.
Além disso, otimizar processos também é sinônimo de qualidade e rapidez na entrega do serviço/produto. Ou seja, os resultados são entregues em menos tempo, com qualidade superior.
Como consequência de todas essas melhorias, a empresa consegue se destacar no mercado e conquistar a satisfação dos clientes.
Passo a Passo da otimização de processos
Depois de conhecer quais são as vantagens da otimização de processos para um negócio, é o momento de saber como colocar em prática, através do passo a passo. Confira:
1. Mapeamento de processos
O primeiro passo é realizar o mapeamento de processos. Esta é a etapa de reconhecimento de todos os processos existentes dentro da empresa. Ou seja, é o estudo de todas as atividades para, através delas, reconhecer os funcionários que as executa, os erros e pontos negativos.
Nesta primeira etapa, é necessário responder às perguntas abaixo:
- Para que serve este processo?
- Quais as atividades desenvolvidas nele?
- Quais são as pessoas envolvidas no processo?
- Quais são os pontos negativos dele?
- Existe maneira melhor de executá-lo?
2. Identificação e eliminação dos erros
Após a fase do mapeamento é possível identificar os erros que impedem o alcance de melhores resultados e, assim, aplicar as melhorias onde for necessário. Nesta etapa, além de identificar quais são as falhas, é preciso reconhecer onde elas começam para que seja possível eliminá-las a partir da raiz.
Além disso, também é importante analisar se existem atividades que não são essenciais para nenhum processo da empresa. Caso haja, é importante eliminá-las. Dessa forma, as atividades serão mais produtivas e objetivas.
Existe uma ferramenta capaz de auxiliar na visualização dos processos de uma empresa, que é o chamado Diagrama da Tartaruga. E o melhor, você pode ter acesso a ele agora. Basta clicar aqui.
3. A otimização na prática
Após identificar as falhas e reconhecer os processos de maneira geral, é hora de aplicar as mudanças. Com todos os indicadores, análises e relatos colecionados durante as etapas anteriores, provavelmente, surgiram ideias e soluções para transformar os processos. Portanto, use-as e coloque a otimização em prática.
Uma dica: é importante que todos os colaboradores da empresa participem de todo o processo de otimização e que seja dada voz a eles. Ninguém melhor para levantar questões do que as pessoas que lidam diretamente com as atividades no dia a dia.
4. Monitoramento dos resultados
Por último, mas não menos importante, é essencial acompanhar os resultados. A gestão de processos deve ser um trabalho contínuo e, por isso, as etapas precisam ser vistas como um ciclo. Portanto, acompanhe o desempenho dos processos e, sempre que preciso, aplique as melhorias.
Agora que você já sabe como otimizar processos, é hora de dar uma boa notícia. Para ajudar você, a Mais Consultoria Jr. elaborou um Guia Definitivo dos principais métodos de planejamento e execução. Quer saber como as grandes empresas fazem para otimizar processos e reduzir custos? Clique aqui e acesse o guia.
