5 dicas para planejar o início do ano na sua empresa

O final do ano é a melhor época para colocar as coisas em ordem, ou seja, começar a planejar o início do ano na sua empresa e iniciar o ano seguinte com as energias recarregadas!

Começar o planejamento do negócio com antecedência é condição essencial para melhorar a lucratividade de qualquer empresa, independente do setor de atuação ou porte.

Segundo o IBGE, no Brasil, quase metade das empresas fecha em três anos por falta de planejamento.

Além disso, os momentos de crises reforçam a importância do planejamento. Uma grande crise pode ser totalmente imprevista. Então imagine passar por ela sem controle do que vem sendo feito na sua operação e sem o norte que o planejamento estratégico dá para o futuro?!

Todo início de ano é muito importante ter uma estratégia planejada para se seguir bem ao longo do caminho. Sendo assim, trouxemos 5 dicas que vão ajudar, e muito, no começo de ano da sua empresa.

Como fazer o planejamento de sua empresa para o próximo ano

 

  1. Faça uma análise do último ano

Não estamos falando só daquele já conhecido: balanço financeiro. (Também muito importante!)

Você deve tirar um tempo para fazer uma retrospectiva e relembrar todas as ações que deram certo e errado, os produtos mais e menos vendidos e os investimentos com maior e menor retorno.

Essa análise vai te ajudar a definir no que apostar novamente, no que é preciso melhorar e como executar, pra não errar novamente no próximo ano.

Entenda de uma vez, para mudar o atual cenário é preciso verificar como foi o cenário anterior e para que isso aconteça é necessário ter uma avaliação detalhada sobre o seu negócio.

Esse diagnóstico costuma explicar suas métricas, os erros, os acertos, o lucro, quais foram os pontos que geraram resultados e quais foram os obstáculos enfrentados ao decorrer do último ano.

2. Trace metas e objetivos

Coloque no papel quais são os objetivos da empresa para o próximo ano. Desde metas financeiras e de vendas até indicadores mais internos de cada setor, defina onde você pretende chegar.

Atenção: esses números não podem ser inseridos aleatóriamente, por isso a etapa acima é importante. Ela te guiará na hora de traçar metas tangíveis e novos rumos para o seu negócio.

Além disso, planeje ciclos menores. Principalmente nesse período instável em que estamos vivendo, é preciso errar rápido e acertar rápido, então planeje esses períodos de testes e diferentes cenários.

3. Defina planos de ação

Não adianta nada definirmos as metas e os objetivos do negócio, se não estipularmos os planos de ação e quem serão os responsáveis por cada um deles, certo?!
Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia definida para definir metas e as atividades que devem ser realizadas. Além disso, ele deve apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e acompanhar o andamento de um projeto, para que se possa atingir os melhores resultados.
Você pode utilizar uma ferramenta de gerenciamento de processos, chamada de CICLO PDCA para essa definição e acompanhamento dos planos de ação!

4. Execute e seja adaptável

Esta é a fase em que as ações planejadas no Plano de Atividades serão colocadas em prática. Para cada uma delas, deverá ser atribuído o consumo de orçamento previamente calculado, assim como dos recursos humanos e físicos. O executor ou executora, deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.

E por que “ser adaptável”? Lembre-se que nem sempre os planos saem como queremos e é preciso contornar a situação, adaptando-a.

5. Monitore os resultados

De nada adianta planejar e não acompanhar os resultados, não é mesmo?!

É necessário monitorar com frequência o andamento das metas estabelecidas, desde o começo do ano. Não espere que o cenário esteja ruim para começar a medir e testar novas estratégias.

Só com o acompanhamento regular dos resultados é possível conhecer onde a empresa pode melhorar seus custos, reduzir despesas ou aproveitar oportunidades que podem não estar sendo exploradas.

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Mapeamento de Processos: otimize o desempenho dos processos da sua empresa

O que é o Mapeamento de Processos?

Para começar a falar sobre Mapeamento de Processos, primeiro temos que entender o que é um “Processo”, que tem como definição:

Uma sequência contínua de fatos ou operações com início, meio e fim, que tomam um insumo (input) e o transformam para criar um resultado (output). Essas operações normalmente se reproduzem com uma certa regularidade.

O mapeamento de processos é uma ferramenta de gerenciamento e comunicação, sendo muito usada pelas empresas. O objetivo desse mapeamento é fazer com que elas entendam de forma objetiva e prática suas operações.

Isso é feito através da identificação e da disposição visual da sequência das tarefas que fazem parte de um processo e de outros elementos que se relacionam com esse fluxo de trabalho. Ou seja, o mapeamento é a identificação e representação das tarefas de um processo e seu fluxo.

Muitas vezes, as empresas perdem tempo e dinheiro tornando uma tarefa mais eficiente sendo que esta sequer é necessária, ou pior, é até mesmo prejudicial para o negócio.

Em geral, as empresas executam diversas tarefas sem um propósito claro ou um objetivo bem definido. Assim, não sabem exatamente como essa tarefa realmente pode impactar na cadeia de produção. Elas acabam colocando muito esforço para realizar algumas tarefas, sem saber se elas realmente agregam valor no produto final.

Em muitas empresas existem diversas funções padronizadas e enraizadas na cadeia produtiva que são de baixo valor e que nem deveriam ser feitas! Muita das vezes elas atrapalham outras atividades de maior importância e prioridade.

Além dessa falta de foco e priorização, a inexistência dessa visão de todos os processos ainda pode causar:

  • retrabalho nas atividades;
  • prazos não cumpridos;
  • custo dos processos maiores;
  • desgaste e desmotivação na equipe;
  • dúvidas constantes sobre o que fazer no processo.

Então, como é possível evitar essas situações na sua empresa?

Os principais objetivos do mapeamento de processos em uma empresa são:

  • Entender como os processos funcionam;
  • Produzir documentação padrão sobre o processo: assim qualquer profissional que entre no cargo ou necessite trabalhar com determinada atividade conseguirá entender as etapas envolvidas e sua complexidade;
  • Realizar melhorias no processo;
  • Garantir que cada um dos processos sejam executados da melhor forma possível;
  • Proporcionar mudanças detalhadas no processo.

Vantagens do mapeamento de processos

Quando os processos de uma empresa estão mal estruturados o desempenho dela é colocado em risco. Além das desvantagens já citadas, existe ainda a possível dependência do processo em relação a um determinado funcionário. Esse fator traz dificuldades para a empresa quando este se ausenta por alguma enfermidade ou férias, por exemplo).

Para um gestor que desconhece cada etapa dos processos sob sua direção, existe também a dificuldade de monitorar o trabalho e encontrar onde estão os problemas.

Dessa forma, para que a empresa possa realizar as suas atividades da melhor forma possível, é necessário mapear –  identificar, compreender e documentar – seus processos para potencilizar o seu desempenho, especialmente aqueles  relacionados com sua proposta de valor.

Quais as vantagens do mapeamento de processos para o seu negócio?

  • Possibilita identificar os gargalos de produção e remodelar os processos para que se tornem mais eficientes;
  • Relaciona as pessoas que fazem parte do processo. É possível definir funções e tarefas, trazendo mais transparência ao projeto, assim todos conseguem entender como seu trabalho pode impactar no trabalho das outras pessoas;
  • Possibilita a vizualização das possibilidades de automatização de alguma parte ou até mesmo de todo o processo;
  • Facilita controlar os recursos necessários para que o processo consiga cumprir seu objetivo. Assim, é possível garantir que não faltem insumos dentro da cadeia produtiva;
  • Traz visibilidade para as saídas e entradas do processo, sendo assim, possibilita calcular os custos de cada etapa;
  • Permite medir o desempenho dos processos: possibilita a padronização das tarefas – caso o processo seja executado de formas diferentes, dificilmente será possível fazer uma comparação de indicadores, certo?

Através do mapeamento de processos que o gerente consegue ter uma visão realista e sistêmica da sua empresa. Além disso, os profissionais conseguem enteder como o seu trabalho se relaciona com a dos demais. Com toda informação bem estruturada, é possível identificar os gargalos e criar planos de ação para melhorias da produção. Além de possibilitar uma gestão transparente, unificando a linguagem adotada nos processos da empresa.

Além disso, essa prática de identificação e documentação é essencial para aplicação de muitas metodologias de melhoria de processos, como o Lean Manufacturing, o Ciclo PDCA e o Diagrama de Ishikawa. É através de uma representação bem estruturada do processo que surgem as sugestões de melhoria e a aplicação eficaz dessas metodologias.

Como fazer o Mapeamento de Processos

Precisamos levar em conta muitos parâmetros quando elaboramos o mapeamento de processos. Por isso, neste artigo te daremos um passo a passo dessa implementação! É preciso considerar que esses passos podem variar conforme o modelo de negócios da sua empresa, o nível de maturidade dos processos e, ainda, de acordo com as informações já disponíveis sobre as tarefas exercidas pelos departamentos.

Passo a Passo!

  • 1º passo: Determinar o objetivo dos processos;

Em uma empresa, cada processo deve contribuir individualmente para que esta alcance seus objetivos, e os que não contribuírem devem ser eliminados. Deve-se buscar o entendimento de como cada um deles se relaciona e contribui efetivamente para cadeia de valor, de maneira a montar uma lista de prioridade entre os processos.

  • 2º passo: Identificar as entradas e saídas de cada processo;

Podemos conceituar entradas ou “inputs” como os insumos que o processo recebe para poder operar, e as saídas ou “outputs” como aqueles produtos de fato entregues pelas atividades do processo. Tanto as entradas quanto as saídas podem ser algo físico ou não, a entrada para um processo de compras por exemplo, pode ser o “pedido de um cliente”, e a saída, a “entrega do produto”. Identificar estes elementos é importante para se entender a finalidade de cada processo.

  • 3º passo: Identificar os fornecedores e clientes;

Após reconhecer as entradas e saídas do processo, é necessário diferenciar os stakeholders de cada processo, ou seja, os fornecedores, colaboradores e clientes, etc. É fundamental identificá-los para entender a importância e efetividade deles dentro do processo.

  • 4º passo: Identificar os componentes necessários;

É necessário identificar os componentes que cada processo necessita para pegar o “input” e transformá-lo no “output”, ou seja, essa etapa consiste basicamente em compreender e identificar a transformação operada por esse processo.

  • 5º passo: Classificar os processos;

Como dito antes, o mapeamento de processos facilita a priorização destes, possibilitando que a empresa foque nas principais atividades da sua cadeia produtiva. Sendo assim, é muito importante que classificar os processos em diferentes tipos que, geralmente, são:

  • Gestão: Onde está concentrada a estratégia da empresa;
  • Missão: Onde se concentram os processos que suprem as necessidades do cliente;
  • Suporte: Onde concentram os processos que suprem as necessidades internas da empresa;

 

  • 6º passo: Estruturar as regras de negócio e os Handoffs;

As regras de negócios são as restrições que refletem no direcionamento das decisões dentro da empresa. Por exemplo: em um determinado processo se o valor de compra dos materiais for superior a 5.000 reais a compra deve ser necessariamente autorizada pelo diretor financeiro, mas se for inferior pode ser aprovada por um gerente.

Handoff, segundo o BPM CBOK, é qualquer ponto no processo onde o trabalho ou a informação passa de uma função para a outra, ou seja, é basicamente a troca de responsabilidade entre equipes. Por exemplo: se o responsável pelo departamento de gestão de pessoas esquece de verificar com o departamento financeiro se existe alguma demanda passível de desconto na rescisão de um funcionário, isso geraria um prejuízo financeiro para a empresa.

Ao analisar as regras de negócios e os Handoffs é possível encontrar etapas de processos ineficientes. Nessa etapa é muito importante verificar se o que está sendo executado segue a estratégia de negócio da empresa.

  • 7º passo: Documentar os processos;

Após realizar o levantamento das atividades da empresa, é hora de formalizar toda essa estrutura, o que geralmente se faz através de um diagrama gráfico.

O principal documento nesse passo é o diagrama de processos, nele está contido toda a informação necessária para o entendimento das atividades da empresa.

Além disso, nessa etapa é possível relacionar as formas de acompanhamento de desempenho das atividades e começar a identificar as principais possibilidades de melhoria nos processos.

  • 8º passo: Otimizar os processos;

Agora que os processos estão mapeados é possível eliminar ou otimizar os processos, buscando melhorias para o desempenho da empresa.

É importante reconhecer as melhorias que o processo necessita: conflitos, atrasos, obstáculos, ou até mesmo as atividades críticas – que geram maior valor na cadeia produtiva. Além disso, deve-se atentar às atividades finais em que existe contato direto com o cliente, para garantir a melhor experiência possível.

Existem algumas ferramentas de melhoria de processos como a 5W2H, PDCA e Diagrama de Ishikawa. Elas irão ajudar a busca pelas causas dos problemas e pelas possibilidades de melhoria.

Por fim, essas melhorias devem ser aplicadas no processo e, depois, elas devem ser acompanhadas para que o projeto garanta a sua eficácia.

Exemplo de um Mapeamento de Processos

Para conseguir entender bem o exemplo, temos que considerar um ponto importante na construção do mapeamento de processos: a decisão de qual notação utilizar! Dessa forma, toda a equipe precisará saber qual será o padrão de ícones a ser utilizados. Algumas notações utilizadas são a notação Fluxograma e a notação BPMN (Business Process Model and Notation).

Utilizamos o fluxograma quando existem processos mais simples, com menos ícones representativos. Já a notação BPMN é capaz de apresentar os processos complexos de forma clara e intuitiva. É ideal para ser automatizada, de tal maneira que os processos poderiam ser controlados e monitorados fornecendo indicadores de desempenho para ações de melhoria.

Um exemplo de um mapeamento simplificado dos processos de uma pizzaria:

fluxograma de processos de uma pizzaria

 

A notação BPMN é padrão para comunicação no mundo dos negócios e permite que você ilustre os processos de uma forma mais completa.

símbolos da notação BPMN

 

Aqui nós temos um exemplo de documento que mostra o mapeamento de um processo de melhoria de desempenho de trabalho, utilizando a notação BPMN e a ferramenta Bizagi para o mapeamento de processos:

fluxograma de processos de uma empresa

 

As equipes enfrentarão algumas barreiras durante a implementação do mapeamento, como por exemplo:

  • escolher a notação;
  • a resistência dos empregados à mudança;
  • a dificuldade de se expressar de quem executa a tarefa mapeada;
  • a falta de visão dos processos da equipe;
  • a falta de colaboração dos envolvidos.

Um bom projeto de mapeamento, bem implementado, consegue coordenar as partes da empresa para lidar com essas dificuldades. Esperamos que você tenha entendido a importância do mapeamento de processos para a sua organização.

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Executando o PE: níveis estratégico, tático e operacional

Ter um bom Planejamento Estratégico (PE) é primordial para o crescimento contínuo de uma organização. No entanto, o que nem todos sabem é que o PE se desmembra em outros dois planejamentos. Eles são: o tático e o operacional. Dessa forma, para um bom funcionamento da organização é preciso que os níveis estratégico, tático e operacional estejam em sintonia.

Esse artigo tem como objetivo explicar as diferenças entre esses três tipos de planejamento. E ainda exemplificar como eles se alinham para o melhor funcionamento da organização.

Vamos lá?

O que são os planejamentos estratégico, tático e operacional?

Entender o que é cada planejamento é o primeiro passo para garantir o crescimento planejado e constante da sua empresa.

O gráfico abaixo nos dá uma ideia visual de como funciona a hierarquia deles nas organizações:

Estratégico, tático e operacional

Observando a figura, é possível perceber que o nível estratégico está acima dos demais. Sendo assim, é de responsabilidade de menos pessoas.

O nível tático vem logo abaixo, servindo de elo de ligação para os níveis estratégico e operacional.

Enquanto isso, o nível operacional é visto na base da pirâmide. Assim, engloba a maior parte da mão-de-obra de uma organização. Por isso, é o responsável por fazer todos os processos rodarem dentro da empresa.

A seguir explicaremos mais detalhadamente cada um dos níveis de planejamento estratégico, tático e operacional. Vale destacar que, cada um deles necessita de seu próprio planejamento para um bom funcionamento da cadeia produtiva. 

Planejamento Estratégico

Estratégico, tático e operacional

O Planejamento Estratégico é a ferramenta de gestão responsável por fazer os gestores pensarem a longo prazo. Ou seja, se volta sempre para o futuro. É um processo contínuo que visa a tomada de decisões para atingir os objetivos-macros da organização.

Pode-se dizer que o planejamento estratégico serve para organizar uma empresa e evitar que ela apenas “apague incêndios” ou resolva questões superficiais e imediatas. Por isso, é parte do PE o desenvolvimento da missão, visão e valores do negócio. Assim como as metas e objetivos.

Dessa forma, é nesse planejamento que os responsáveis pensam nas melhores estratégias para toda a organização. Logo, funciona como se fossem a cabeça de um grande polvo dando direcionamento para os seus diversos tentáculos.

Além disso, é no nível do Planejamento Estratégico que é definida a alocação ou realocação de recursos da maneira mais eficiente, por exemplo.

Vale destacar que, os planos criados nesse nível são para longo prazo, de 5 a 10 anos, e são de responsabilidade dos cargos mais altos, geralmente CEO, presidência e diretoria.

Como mapear?

No PE é importante levar em conta os fatores internos e externos. Ou seja, deve-se levar em consideração o cenário econômico, a situação dos concorrentes e todos os elementos que podem interferir na sua projeção.

Aqui é interessante fazer uma análise SWOT, que mapeia as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa.

  • S: Stregths  (Forças): vantagens da empresa em relação aos concorrentes.
  • W: Weakness (Fraquezas): desvantagens da empresa em relação aos concorrentes.
  • O: Opportunities (Oportunidades): fatores externos com potencial de ajudar no crescimento da vantagem competitiva da empresa.
  • T: Threats (Ameaças): fatores externos que ameaçam o crescimento da empresa.

Análise SWOT: material gratuito

As forças e fraquezas habitam o ambiente interno da organização. Sendo assim, são considerados controláveis. Enquanto as oportunidades e ameaças dependem de fatores externos. Logo, não são previsíveis.

Dessa forma, é possível pensar estrategicamente nos próximos passos que a empresa vai tomar, sabendo qual cenário ela enfrentará. No Brasil, a Análise SWOT também é chamada de Análise FOFA, pois é a palavra formada quando traduzimos os nomes dos fatores analisados.

O que norteia o seu negócio?

É também no Planejamento Estratégico que são definidos a missão, a visão e os valores da empresa. Sendo:

  • Missão:  objetivo da empresa existir.
  • Visão: onde a empresa quer chegar em um determinado tempo.
  • Valores: princípios que devem ser seguidos por todos os que trabalham na organização para o crescimento da empresa.

Vamos a um exemplo?

A empresa Netshoes tem como missão conectar as pessoas a uma vida com mais estilo e simplicidade. Sua visão é ser referência global em experiência de compras online, e seus valores são: paixão, inovação, sem limites, foco no resultado, olhar de dono, valorização das pessoas, agilidade e simplicidade.

Por serem feitos para um prazo muito longo, as ações propostas devem ser revisadas e atualizada frequentemente, visando a otimização dos resultados.

É importante que os responsáveis pelo PE não estejam envolvidos no planejamento tático e nem no operacional. Dessa forma, conseguirão pensar nas melhores estratégias para a organização.

Planejamento Tático

Estratégica, tático e operacional

Enquanto o Planejamento Estratégico se preocupa em direcionar todas as macro-áreas da organização, o Planejamento Tático é focado em colocar em práticas os planos de ação para alcançar os objetivos de longo prazo do PE. 

Ele é o planejamento pensado a nível departamental. Ou seja, delineia os objetivos de forma setorizada, para que cada time dentro da empresa atinga seus próprios objetivos. Assim,  impacta diretamente nas metas globais com a colocação de planos concretos em ação.

Os responsáveis por esse nível são os gerentes das equipes e seus objetivos têm prazo médio para serem postos em prática, geralmente entre 1 a 3 anos.

É importante que cada departamento saiba exatamente qual é a sua missão e como pode contribuir para o bom andamento da organização.  Além disso, é o principal fator de sucesso para alcançar os objetivos gerais de uma corporação. 

Como estipular metas setorizadas?

Para estipular metas é preciso ter uma metodologia para defini-las. Uma muito simples e de fácil utilização é a 5W2H. Você pode saber como usar essa metodologia em outro conteúdo do nosso site, clicando aqui. Além disso, ela também pode ser empregada no próximo nível de planejamento.

Vale ressaltar que o nível tático é a ponte entre o nível estratégico e o operacional, que falaremos a seguir.

Planejamento Operacional

Estratégico, tático e operacional

O nível operacional é executado pela equipe de profissionais na empresa em sua rotina diária. Assim, tem como objetivo colocar em prática o que foi proposto no Planejamento Tático em um curto período de tempo (geralmente entre 3 meses e 1 ano).

É no Planejamento Operacional que são definidos os métodos e processos que deverão ser utilizados para a execução da tarefa.

Ele está focando no “o que fazer” e no “como fazer” as tarefas rotineiras da organização. Aqui entra também a metodologia 5W2H para essas definições. Em linhas gerais, o Planejamento Operacional objetiva garantir que tudo seja feito dentro dos padrões estipulados pela empresa.

É nele que também são definidos os responsáveis por cada tarefa, os prazos, além dos recursos financeiros necessários para a execução de cada um das atividades descritas. 

Geralmente nesse nível são criados planos de ação, fluxogramas, checklists e cronogramas, que auxiliam na realização dos trabalhos.

O que é cada um desses conceitos?

  • Plano de ação: documento que planeja todas as ações necessárias para atingir uma meta ou resolver um problema.
  • Fluxograma: gráfico que representa o fluxo de procedimentos que devem ser seguidos para alcançar um objetivo final.
  • Checklist: lista com tudo o que deve ser considerado para a realização de um determinado trabalho.
  • Cronograma: documento que mostra quando cada tarefa deve ser executada e seus deadlines.

O Planejamento Operacional foca na eficiência do trabalho e nos meios de maximizar as entregas. Enquanto o estratégico e tático focam no lugar em que a organização deseja chegar.

É importante entender que os planejamentos estratégicos, tático e operacional precisam estar em sintonia para que a empresa continue avançando.

Resumindo a relação entre os planejamentos estratégico, tático e operacional

A empresa define os objetivos estratégicos no Planejamento Estratégico, os subdivide em objetivos práticos para cada setor no Planejamento Tático e cria planos de ação para os objetivos operacionais no Planejamento Operacional.

Agora que você já entende as diferenças entre os níveis estratégico, tático e operacional, que tal entender melhor como a estratégia corporativa pode beneficiar seu negócio? Saiba tudo no nosso artigo sobre o assunto.

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