Mapeamento de Processos: otimize o desempenho dos processos da sua empresa

O que é o Mapeamento de Processos?

Para começar a falar sobre Mapeamento de Processos, primeiro temos que entender o que é um “Processo”, que tem como definição:

Uma sequência contínua de fatos ou operações com início, meio e fim, que tomam um insumo (input) e o transformam para criar um resultado (output). Essas operações normalmente se reproduzem com uma certa regularidade.

O mapeamento de processos é uma ferramenta de gerenciamento e comunicação, sendo muito usada pelas empresas. O objetivo desse mapeamento é fazer com que elas entendam de forma objetiva e prática suas operações.

Isso é feito através da identificação e da disposição visual da sequência das tarefas que fazem parte de um processo e de outros elementos que se relacionam com esse fluxo de trabalho. Ou seja, o mapeamento é a identificação e representação das tarefas de um processo e seu fluxo.

Muitas vezes, as empresas perdem tempo e dinheiro tornando uma tarefa mais eficiente sendo que esta sequer é necessária, ou pior, é até mesmo prejudicial para o negócio.

Em geral, as empresas executam diversas tarefas sem um propósito claro ou um objetivo bem definido. Assim, não sabem exatamente como essa tarefa realmente pode impactar na cadeia de produção. Elas acabam colocando muito esforço para realizar algumas tarefas, sem saber se elas realmente agregam valor no produto final.

Em muitas empresas existem diversas funções padronizadas e enraizadas na cadeia produtiva que são de baixo valor e que nem deveriam ser feitas! Muita das vezes elas atrapalham outras atividades de maior importância e prioridade.

Além dessa falta de foco e priorização, a inexistência dessa visão de todos os processos ainda pode causar:

  • retrabalho nas atividades;
  • prazos não cumpridos;
  • custo dos processos maiores;
  • desgaste e desmotivação na equipe;
  • dúvidas constantes sobre o que fazer no processo.

Então, como é possível evitar essas situações na sua empresa?

Os principais objetivos do mapeamento de processos em uma empresa são:

  • Entender como os processos funcionam;
  • Produzir documentação padrão sobre o processo: assim qualquer profissional que entre no cargo ou necessite trabalhar com determinada atividade conseguirá entender as etapas envolvidas e sua complexidade;
  • Realizar melhorias no processo;
  • Garantir que cada um dos processos sejam executados da melhor forma possível;
  • Proporcionar mudanças detalhadas no processo.

Vantagens do mapeamento de processos

Quando os processos de uma empresa estão mal estruturados o desempenho dela é colocado em risco. Além das desvantagens já citadas, existe ainda a possível dependência do processo em relação a um determinado funcionário. Esse fator traz dificuldades para a empresa quando este se ausenta por alguma enfermidade ou férias, por exemplo).

Para um gestor que desconhece cada etapa dos processos sob sua direção, existe também a dificuldade de monitorar o trabalho e encontrar onde estão os problemas.

Dessa forma, para que a empresa possa realizar as suas atividades da melhor forma possível, é necessário mapear –  identificar, compreender e documentar – seus processos para potencilizar o seu desempenho, especialmente aqueles  relacionados com sua proposta de valor.

Quais as vantagens do mapeamento de processos para o seu negócio?

  • Possibilita identificar os gargalos de produção e remodelar os processos para que se tornem mais eficientes;
  • Relaciona as pessoas que fazem parte do processo. É possível definir funções e tarefas, trazendo mais transparência ao projeto, assim todos conseguem entender como seu trabalho pode impactar no trabalho das outras pessoas;
  • Possibilita a vizualização das possibilidades de automatização de alguma parte ou até mesmo de todo o processo;
  • Facilita controlar os recursos necessários para que o processo consiga cumprir seu objetivo. Assim, é possível garantir que não faltem insumos dentro da cadeia produtiva;
  • Traz visibilidade para as saídas e entradas do processo, sendo assim, possibilita calcular os custos de cada etapa;
  • Permite medir o desempenho dos processos: possibilita a padronização das tarefas – caso o processo seja executado de formas diferentes, dificilmente será possível fazer uma comparação de indicadores, certo?

Através do mapeamento de processos que o gerente consegue ter uma visão realista e sistêmica da sua empresa. Além disso, os profissionais conseguem enteder como o seu trabalho se relaciona com a dos demais. Com toda informação bem estruturada, é possível identificar os gargalos e criar planos de ação para melhorias da produção. Além de possibilitar uma gestão transparente, unificando a linguagem adotada nos processos da empresa.

Além disso, essa prática de identificação e documentação é essencial para aplicação de muitas metodologias de melhoria de processos, como o Lean Manufacturing, o Ciclo PDCA e o Diagrama de Ishikawa. É através de uma representação bem estruturada do processo que surgem as sugestões de melhoria e a aplicação eficaz dessas metodologias.

Como fazer o Mapeamento de Processos

Precisamos levar em conta muitos parâmetros quando elaboramos o mapeamento de processos. Por isso, neste artigo te daremos um passo a passo dessa implementação! É preciso considerar que esses passos podem variar conforme o modelo de negócios da sua empresa, o nível de maturidade dos processos e, ainda, de acordo com as informações já disponíveis sobre as tarefas exercidas pelos departamentos.

Passo a Passo!

  • 1º passo: Determinar o objetivo dos processos;

Em uma empresa, cada processo deve contribuir individualmente para que esta alcance seus objetivos, e os que não contribuírem devem ser eliminados. Deve-se buscar o entendimento de como cada um deles se relaciona e contribui efetivamente para cadeia de valor, de maneira a montar uma lista de prioridade entre os processos.

  • 2º passo: Identificar as entradas e saídas de cada processo;

Podemos conceituar entradas ou “inputs” como os insumos que o processo recebe para poder operar, e as saídas ou “outputs” como aqueles produtos de fato entregues pelas atividades do processo. Tanto as entradas quanto as saídas podem ser algo físico ou não, a entrada para um processo de compras por exemplo, pode ser o “pedido de um cliente”, e a saída, a “entrega do produto”. Identificar estes elementos é importante para se entender a finalidade de cada processo.

  • 3º passo: Identificar os fornecedores e clientes;

Após reconhecer as entradas e saídas do processo, é necessário diferenciar os stakeholders de cada processo, ou seja, os fornecedores, colaboradores e clientes, etc. É fundamental identificá-los para entender a importância e efetividade deles dentro do processo.

  • 4º passo: Identificar os componentes necessários;

É necessário identificar os componentes que cada processo necessita para pegar o “input” e transformá-lo no “output”, ou seja, essa etapa consiste basicamente em compreender e identificar a transformação operada por esse processo.

  • 5º passo: Classificar os processos;

Como dito antes, o mapeamento de processos facilita a priorização destes, possibilitando que a empresa foque nas principais atividades da sua cadeia produtiva. Sendo assim, é muito importante que classificar os processos em diferentes tipos que, geralmente, são:

  • Gestão: Onde está concentrada a estratégia da empresa;
  • Missão: Onde se concentram os processos que suprem as necessidades do cliente;
  • Suporte: Onde concentram os processos que suprem as necessidades internas da empresa;

 

  • 6º passo: Estruturar as regras de negócio e os Handoffs;

As regras de negócios são as restrições que refletem no direcionamento das decisões dentro da empresa. Por exemplo: em um determinado processo se o valor de compra dos materiais for superior a 5.000 reais a compra deve ser necessariamente autorizada pelo diretor financeiro, mas se for inferior pode ser aprovada por um gerente.

Handoff, segundo o BPM CBOK, é qualquer ponto no processo onde o trabalho ou a informação passa de uma função para a outra, ou seja, é basicamente a troca de responsabilidade entre equipes. Por exemplo: se o responsável pelo departamento de gestão de pessoas esquece de verificar com o departamento financeiro se existe alguma demanda passível de desconto na rescisão de um funcionário, isso geraria um prejuízo financeiro para a empresa.

Ao analisar as regras de negócios e os Handoffs é possível encontrar etapas de processos ineficientes. Nessa etapa é muito importante verificar se o que está sendo executado segue a estratégia de negócio da empresa.

  • 7º passo: Documentar os processos;

Após realizar o levantamento das atividades da empresa, é hora de formalizar toda essa estrutura, o que geralmente se faz através de um diagrama gráfico.

O principal documento nesse passo é o diagrama de processos, nele está contido toda a informação necessária para o entendimento das atividades da empresa.

Além disso, nessa etapa é possível relacionar as formas de acompanhamento de desempenho das atividades e começar a identificar as principais possibilidades de melhoria nos processos.

  • 8º passo: Otimizar os processos;

Agora que os processos estão mapeados é possível eliminar ou otimizar os processos, buscando melhorias para o desempenho da empresa.

É importante reconhecer as melhorias que o processo necessita: conflitos, atrasos, obstáculos, ou até mesmo as atividades críticas – que geram maior valor na cadeia produtiva. Além disso, deve-se atentar às atividades finais em que existe contato direto com o cliente, para garantir a melhor experiência possível.

Existem algumas ferramentas de melhoria de processos como a 5W2H, PDCA e Diagrama de Ishikawa. Elas irão ajudar a busca pelas causas dos problemas e pelas possibilidades de melhoria.

Por fim, essas melhorias devem ser aplicadas no processo e, depois, elas devem ser acompanhadas para que o projeto garanta a sua eficácia.

Exemplo de um Mapeamento de Processos

Para conseguir entender bem o exemplo, temos que considerar um ponto importante na construção do mapeamento de processos: a decisão de qual notação utilizar! Dessa forma, toda a equipe precisará saber qual será o padrão de ícones a ser utilizados. Algumas notações utilizadas são a notação Fluxograma e a notação BPMN (Business Process Model and Notation).

Utilizamos o fluxograma quando existem processos mais simples, com menos ícones representativos. Já a notação BPMN é capaz de apresentar os processos complexos de forma clara e intuitiva. É ideal para ser automatizada, de tal maneira que os processos poderiam ser controlados e monitorados fornecendo indicadores de desempenho para ações de melhoria.

Um exemplo de um mapeamento simplificado dos processos de uma pizzaria:

fluxograma de processos de uma pizzaria

 

A notação BPMN é padrão para comunicação no mundo dos negócios e permite que você ilustre os processos de uma forma mais completa.

símbolos da notação BPMN

 

Aqui nós temos um exemplo de documento que mostra o mapeamento de um processo de melhoria de desempenho de trabalho, utilizando a notação BPMN e a ferramenta Bizagi para o mapeamento de processos:

fluxograma de processos de uma empresa

 

As equipes enfrentarão algumas barreiras durante a implementação do mapeamento, como por exemplo:

  • escolher a notação;
  • a resistência dos empregados à mudança;
  • a dificuldade de se expressar de quem executa a tarefa mapeada;
  • a falta de visão dos processos da equipe;
  • a falta de colaboração dos envolvidos.

Um bom projeto de mapeamento, bem implementado, consegue coordenar as partes da empresa para lidar com essas dificuldades. Esperamos que você tenha entendido a importância do mapeamento de processos para a sua organização.

Se você procura para potencializar os resultados da sua empresa através do mapeamento de processos, entre em contato conosco!

Planejamento anual empresarial: por que e como fazer?

Como você vislumbra o seu negócio em 2020? Estabelecer ações, metas, objetivos e prazos para os próximos 12 meses pode ser determinante para a saúde da empresa. Para te ajudar nisso preparamos aqui um passo a passo do planejamento anual empresarial. Acompanhe na leitura.

Por que fazer esse planejamento?

Planejar é evitar imprevistos ou danos. Por isso, independentemente do tipo que seja, é sempre importante para um negócio estar um passo a frente. No caso do planejamento anual empresarial, ele serve como um guia para nortear todas as ações da empresa e garantir que as decisões sejam tomadas estratégicas e assertivas. Além disso, prepara as empresas e incentiva a colaboração por meio de metas. Agora, que sabe da sua importância, acompanhe o passo a passo para fazer o seu planejamento para 2020.

#1 Como sua empresa está hoje?

Para definir o lugar que deseja chegar até o final do próximo ano é preciso saber exatamente onde o seu negócio está hoje. Faça um estudo de forças, fraquezas, ameaças e oportunidades. Nosso material de Matriz Swot pode te ajudar nisso. Clique no banner abaixo e tenha acesso gratuitamente.

Matriz Swot

Além disso, faça uma retrospectiva do ano de 2019. As metas foram batidas? Atingiu seus objetivos? Avalie tudo o que passou para entender a sua situação atual. Nesse momento, é essencial pensar também em estratégias e soluções para o que não deu certo. Dessa forma, o planejamento do próximo ano estará muito mais consistente e realista.

#2 Como está o mercado?

Além de conhecer o seu negócio, o estudo de mercado permite saber o que é possível esperar do próximo ano de forma ampliada. Verifique fatores internos e externos que podem afetar o seu mercado. Assim, se as projeções estiverem promissoras talvez seja o momento ideal para investir e lançar novas ideias. No entanto, se o seu segmento não estiver indo tão bem, é o momento de buscar uma certa estabilidade para manter a empresa com bons resultados.

#3 Lideranças

Para estruturar todo o planejamento é preciso contar com lideranças estratégicas dentro do seu negócio que possuam uma visão detalhada do que acontece no dia-a-dia da empresa. Assim, todos podem sentar juntos para traçar todo o planejamento anual empresarial de forma que ele seja desafiador, mas ainda assim, coerente e realista com a situação do negócio.

#4 Metas e objetivos

Depois de definida a equipe envolvida no planejamento é hora de colocar a mão na massa. Metas e objetivos precisam estar muito claros e, de preferência, serem quantificáveis. Na hora de estipulá-los pense sempre em números. Dessa forma, o progresso se tornará muito mais claro e mensurável.

Mas, para traças metas e objetivos é preciso saber com clareza a diferença entre eles:

Metas: as metas são tarefas específicas para serem executadas dentro de um período de tempo para alcançar os objetivos. Ou seja, é o caminho a ser percorrido.

Objetivos: já os objetivos são os seus propósitos. Ou seja, onde quer se chegar.

Agora que já definimos a diferença entre eles, veja como traçá-los.

As metas podem ser globais ou individuais. Ou seja, estipuladas para serem perseguidas por toda a equipe ou por uma pessoa especificamente.

Vamos a um exemplo de meta: reduzir em 5% os custos para a confecção do produto X. No exemplo a meta é global. Todos os funcionários envolvidos na produção precisam se esforçar, por exemplo, para reduzir o número de produtos defeituosos. Para, dessa forma, garantir que a matéria-prima e tempo de produção não sejam desperdiçados e, consequentemente, diminuir o custo de produção.

Os objetivos também podem ser divididos. São centrais ou complementares. O primeiro seria o grande resultado que se deseja obter até o final do ano. Já o segundo são etapas menores até se atingir o objetivo central. Essas divisões são feitas para que se tenha uma visão mais clara se os objetivos estão sendo cumpridos ao longo do ano.

Um exemplo de objetivo central é: ser a empresa de destaque da região em determinado segmento. Para chegar nesse objetivo muitas metas precisam ser batidas em relação a preço e qualidade, por exemplo.

Metas e objetivos realistas para o seu planejamento anual empresarial

Vale destacar que as projeções precisam ser executáveis, caso contrário podem ter o efeito contrário do pretendido e desmotivar os profissionais envolvidos em cada meta proposta.

#5 Ações

Depois de definir o que se precisa fazer e onde quer chegar é hora de distribuir tarefas e delinear ações. Aqui é preciso definir quem serão os responsáveis por cada meta, quem irá quantificá-las e mensurá-las e ainda quais outras ações podem ser desenvolvidas para alcanças os objetivos.

Um exemplo disso é: se o desejo é diminuir o custo de produção e um grande gargalo são as produções defeituosas, o que pode ser revisto para melhorar isso? Pode ser que o maquinário precise passar por manutenção ou ainda que a equipe precisa de um curso ou capacitação para ter mais afinidade com o manuseio dos equipamentos na hora da produção. Concluindo, invista em pequenas melhorias que podem proporcionar grandes impactos para alcançar seus objetivos.

#6 Orçamento

Para chegar onde se deseja estar, e até mesmo investir nessas melhorias como citadas anteriormente, é preciso planejar também as finanças. Coloque na ponta do lápis todas as despesas e receitas, levanto em consideração custos fixos e variáveis.

Vale lembrar que os investimentos também devem ser previstos. Por exemplo, se for lançar um novo produto ou serviço, tenha em mente disponibilizar uma verba extra para o marketing do mesmo.

#7 Consultoria

Na hora de delinear tudo isso uma consultoria especializada faz toda a diferença. Por isso, conte com a Mais. Há mais de 16 anos no mercado, desenvolvemos projetos nas frentes de gestão financeira, qualidade, estratégia e otimização. Todos esses aspectos tem impacto direto nos objetivos traçados no planejamento anual empresarial. Entre em contato no banner abaixo e saiba como os nossos serviços podem impulsionar o seu negócio.

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