Mapeamento de Processos: otimize o desempenho dos processos da sua empresa

O que é o Mapeamento de Processos?

Para começar a falar sobre Mapeamento de Processos, primeiro temos que entender o que é um “Processo”, que tem como definição:

Uma sequência contínua de fatos ou operações com início, meio e fim, que tomam um insumo (input) e o transformam para criar um resultado (output). Essas operações normalmente se reproduzem com uma certa regularidade.

O mapeamento de processos é uma ferramenta de gerenciamento e comunicação, sendo muito usada pelas empresas. O objetivo desse mapeamento é fazer com que elas entendam de forma objetiva e prática suas operações.

Isso é feito através da identificação e da disposição visual da sequência das tarefas que fazem parte de um processo e de outros elementos que se relacionam com esse fluxo de trabalho. Ou seja, o mapeamento é a identificação e representação das tarefas de um processo e seu fluxo.

Muitas vezes, as empresas perdem tempo e dinheiro tornando uma tarefa mais eficiente sendo que esta sequer é necessária, ou pior, é até mesmo prejudicial para o negócio.

Em geral, as empresas executam diversas tarefas sem um propósito claro ou um objetivo bem definido. Assim, não sabem exatamente como essa tarefa realmente pode impactar na cadeia de produção. Elas acabam colocando muito esforço para realizar algumas tarefas, sem saber se elas realmente agregam valor no produto final.

Em muitas empresas existem diversas funções padronizadas e enraizadas na cadeia produtiva que são de baixo valor e que nem deveriam ser feitas! Muita das vezes elas atrapalham outras atividades de maior importância e prioridade.

Além dessa falta de foco e priorização, a inexistência dessa visão de todos os processos ainda pode causar:

  • retrabalho nas atividades;
  • prazos não cumpridos;
  • custo dos processos maiores;
  • desgaste e desmotivação na equipe;
  • dúvidas constantes sobre o que fazer no processo.

Então, como é possível evitar essas situações na sua empresa?

Os principais objetivos do mapeamento de processos em uma empresa são:

  • Entender como os processos funcionam;
  • Produzir documentação padrão sobre o processo: assim qualquer profissional que entre no cargo ou necessite trabalhar com determinada atividade conseguirá entender as etapas envolvidas e sua complexidade;
  • Realizar melhorias no processo;
  • Garantir que cada um dos processos sejam executados da melhor forma possível;
  • Proporcionar mudanças detalhadas no processo.

Vantagens do mapeamento de processos

Quando os processos de uma empresa estão mal estruturados o desempenho dela é colocado em risco. Além das desvantagens já citadas, existe ainda a possível dependência do processo em relação a um determinado funcionário. Esse fator traz dificuldades para a empresa quando este se ausenta por alguma enfermidade ou férias, por exemplo).

Para um gestor que desconhece cada etapa dos processos sob sua direção, existe também a dificuldade de monitorar o trabalho e encontrar onde estão os problemas.

Dessa forma, para que a empresa possa realizar as suas atividades da melhor forma possível, é necessário mapear –  identificar, compreender e documentar – seus processos para potencilizar o seu desempenho, especialmente aqueles  relacionados com sua proposta de valor.

Quais as vantagens do mapeamento de processos para o seu negócio?

  • Possibilita identificar os gargalos de produção e remodelar os processos para que se tornem mais eficientes;
  • Relaciona as pessoas que fazem parte do processo. É possível definir funções e tarefas, trazendo mais transparência ao projeto, assim todos conseguem entender como seu trabalho pode impactar no trabalho das outras pessoas;
  • Possibilita a vizualização das possibilidades de automatização de alguma parte ou até mesmo de todo o processo;
  • Facilita controlar os recursos necessários para que o processo consiga cumprir seu objetivo. Assim, é possível garantir que não faltem insumos dentro da cadeia produtiva;
  • Traz visibilidade para as saídas e entradas do processo, sendo assim, possibilita calcular os custos de cada etapa;
  • Permite medir o desempenho dos processos: possibilita a padronização das tarefas – caso o processo seja executado de formas diferentes, dificilmente será possível fazer uma comparação de indicadores, certo?

Através do mapeamento de processos que o gerente consegue ter uma visão realista e sistêmica da sua empresa. Além disso, os profissionais conseguem enteder como o seu trabalho se relaciona com a dos demais. Com toda informação bem estruturada, é possível identificar os gargalos e criar planos de ação para melhorias da produção. Além de possibilitar uma gestão transparente, unificando a linguagem adotada nos processos da empresa.

Além disso, essa prática de identificação e documentação é essencial para aplicação de muitas metodologias de melhoria de processos, como o Lean Manufacturing, o Ciclo PDCA e o Diagrama de Ishikawa. É através de uma representação bem estruturada do processo que surgem as sugestões de melhoria e a aplicação eficaz dessas metodologias.

Como fazer o Mapeamento de Processos

Precisamos levar em conta muitos parâmetros quando elaboramos o mapeamento de processos. Por isso, neste artigo te daremos um passo a passo dessa implementação! É preciso considerar que esses passos podem variar conforme o modelo de negócios da sua empresa, o nível de maturidade dos processos e, ainda, de acordo com as informações já disponíveis sobre as tarefas exercidas pelos departamentos.

Passo a Passo!

  • 1º passo: Determinar o objetivo dos processos;

Em uma empresa, cada processo deve contribuir individualmente para que esta alcance seus objetivos, e os que não contribuírem devem ser eliminados. Deve-se buscar o entendimento de como cada um deles se relaciona e contribui efetivamente para cadeia de valor, de maneira a montar uma lista de prioridade entre os processos.

  • 2º passo: Identificar as entradas e saídas de cada processo;

Podemos conceituar entradas ou “inputs” como os insumos que o processo recebe para poder operar, e as saídas ou “outputs” como aqueles produtos de fato entregues pelas atividades do processo. Tanto as entradas quanto as saídas podem ser algo físico ou não, a entrada para um processo de compras por exemplo, pode ser o “pedido de um cliente”, e a saída, a “entrega do produto”. Identificar estes elementos é importante para se entender a finalidade de cada processo.

  • 3º passo: Identificar os fornecedores e clientes;

Após reconhecer as entradas e saídas do processo, é necessário diferenciar os stakeholders de cada processo, ou seja, os fornecedores, colaboradores e clientes, etc. É fundamental identificá-los para entender a importância e efetividade deles dentro do processo.

  • 4º passo: Identificar os componentes necessários;

É necessário identificar os componentes que cada processo necessita para pegar o “input” e transformá-lo no “output”, ou seja, essa etapa consiste basicamente em compreender e identificar a transformação operada por esse processo.

  • 5º passo: Classificar os processos;

Como dito antes, o mapeamento de processos facilita a priorização destes, possibilitando que a empresa foque nas principais atividades da sua cadeia produtiva. Sendo assim, é muito importante que classificar os processos em diferentes tipos que, geralmente, são:

  • Gestão: Onde está concentrada a estratégia da empresa;
  • Missão: Onde se concentram os processos que suprem as necessidades do cliente;
  • Suporte: Onde concentram os processos que suprem as necessidades internas da empresa;

 

  • 6º passo: Estruturar as regras de negócio e os Handoffs;

As regras de negócios são as restrições que refletem no direcionamento das decisões dentro da empresa. Por exemplo: em um determinado processo se o valor de compra dos materiais for superior a 5.000 reais a compra deve ser necessariamente autorizada pelo diretor financeiro, mas se for inferior pode ser aprovada por um gerente.

Handoff, segundo o BPM CBOK, é qualquer ponto no processo onde o trabalho ou a informação passa de uma função para a outra, ou seja, é basicamente a troca de responsabilidade entre equipes. Por exemplo: se o responsável pelo departamento de gestão de pessoas esquece de verificar com o departamento financeiro se existe alguma demanda passível de desconto na rescisão de um funcionário, isso geraria um prejuízo financeiro para a empresa.

Ao analisar as regras de negócios e os Handoffs é possível encontrar etapas de processos ineficientes. Nessa etapa é muito importante verificar se o que está sendo executado segue a estratégia de negócio da empresa.

  • 7º passo: Documentar os processos;

Após realizar o levantamento das atividades da empresa, é hora de formalizar toda essa estrutura, o que geralmente se faz através de um diagrama gráfico.

O principal documento nesse passo é o diagrama de processos, nele está contido toda a informação necessária para o entendimento das atividades da empresa.

Além disso, nessa etapa é possível relacionar as formas de acompanhamento de desempenho das atividades e começar a identificar as principais possibilidades de melhoria nos processos.

  • 8º passo: Otimizar os processos;

Agora que os processos estão mapeados é possível eliminar ou otimizar os processos, buscando melhorias para o desempenho da empresa.

É importante reconhecer as melhorias que o processo necessita: conflitos, atrasos, obstáculos, ou até mesmo as atividades críticas – que geram maior valor na cadeia produtiva. Além disso, deve-se atentar às atividades finais em que existe contato direto com o cliente, para garantir a melhor experiência possível.

Existem algumas ferramentas de melhoria de processos como a 5W2H, PDCA e Diagrama de Ishikawa. Elas irão ajudar a busca pelas causas dos problemas e pelas possibilidades de melhoria.

Por fim, essas melhorias devem ser aplicadas no processo e, depois, elas devem ser acompanhadas para que o projeto garanta a sua eficácia.

Exemplo de um Mapeamento de Processos

Para conseguir entender bem o exemplo, temos que considerar um ponto importante na construção do mapeamento de processos: a decisão de qual notação utilizar! Dessa forma, toda a equipe precisará saber qual será o padrão de ícones a ser utilizados. Algumas notações utilizadas são a notação Fluxograma e a notação BPMN (Business Process Model and Notation).

Utilizamos o fluxograma quando existem processos mais simples, com menos ícones representativos. Já a notação BPMN é capaz de apresentar os processos complexos de forma clara e intuitiva. É ideal para ser automatizada, de tal maneira que os processos poderiam ser controlados e monitorados fornecendo indicadores de desempenho para ações de melhoria.

Um exemplo de um mapeamento simplificado dos processos de uma pizzaria:

fluxograma de processos de uma pizzaria

 

A notação BPMN é padrão para comunicação no mundo dos negócios e permite que você ilustre os processos de uma forma mais completa.

símbolos da notação BPMN

 

Aqui nós temos um exemplo de documento que mostra o mapeamento de um processo de melhoria de desempenho de trabalho, utilizando a notação BPMN e a ferramenta Bizagi para o mapeamento de processos:

fluxograma de processos de uma empresa

 

As equipes enfrentarão algumas barreiras durante a implementação do mapeamento, como por exemplo:

  • escolher a notação;
  • a resistência dos empregados à mudança;
  • a dificuldade de se expressar de quem executa a tarefa mapeada;
  • a falta de visão dos processos da equipe;
  • a falta de colaboração dos envolvidos.

Um bom projeto de mapeamento, bem implementado, consegue coordenar as partes da empresa para lidar com essas dificuldades. Esperamos que você tenha entendido a importância do mapeamento de processos para a sua organização.

Se você procura para potencializar os resultados da sua empresa através do mapeamento de processos, entre em contato conosco!

7 ferramentas de gestão de projetos para auxiliar seu negócio

As empresas, de forma geral, têm sentido os impactos dos avanços tecnológicos. Um dos campos que mais tem desfrutado de seus benefícios é a gestão de projetos. Se antes para as grandes corporações era difícil de os gestores terem uma visão ampliada de tudo que acontece na rotina produtiva, hoje tem ficado cada vez mais fácil de acompanhar tudo isso. Logo, as mudanças e melhorias tornam-se cada vez mais eficientes. Nesse sentido, elegemos aqui 7 ferramentas de gestão de projetos que podem te ajudar com isso.

#1 Trello

Se a ideia é otimizar e simplificar, o Trello é uma excelente ferramenta até mesmo em sua versão gratuita. A ferramenta conta com quadros e cartões que você pode organizar da maneira que preferir.

Além disso, é possível estipular datas de entrega e marcar os colaboradores da empresas nelas para notificá-los e lembrar de prazos.

O Trello é baseado no Kanban, um modelo de organização por cartões. Já falamos dele aqui no blog, clique aqui para ler mais.

#2 Project

Essa é a ferramentas de gestão de projetos desenvolvida pela Microsoft. Pode-se dizer que é a mais completa e complexa. Com ela é possível atribuir tarefas, acompanhar o progresso da execução dos projetos, cuidar dos orçamentos e até mesmo fazer uma análise detalhada de carga de trabalho.

Até mesmo aquilo que poderia passar despercebido pode ser acompanhado com detalhes pelo gestor com o Project. É possível encontra a ferramenta em versão para teste gratuita e planos com preços diversos. Mas, no geral, ela tem um valor mais elevado.

#3 Basecamp

Uma das ferramentas mais utilizadas em empresas de vários segmentos é o Basecamp. Por meio dela é possível dividir equipes por projetos, abrir tarefas com datas para o profissional que irá executá-la, criar grupos de bate papo e ainda acompanhar por meio de uma linha do tempo toda a evolução do projeto. Sendo esse o seu principal diferencial.

#4 Teamwork

O TeamWork Projects possibilita aos gestores ter uma visão de tarefas concluídas, as em andamento e os processos internos de cada time. Além disso, é integrada com o Teamwork Chat (para bate-papo interno) e Teamwork Desk (que oferece suporte para o cliente). Um grande diferencial dela é justamente essa integração, inclusive com outras plataformas para melhorar a experiência na gestão de processos e projetos.

#5 Operand

Esse é um software super completo. O Operand conta com possibilidades para não apenas organizar projetos, mas ainda emitir propostas comerciais e gerenciar o financeiro. Além disso, com ele você acompanha o progresso de toda a empresa tendo como base a metodologia ágil utilizada pela plataforma.

#6 Artia

A Artia trabalha por meio de medidores de desempenho. E ainda possibilita a geração de relatórios, documentos e gráficos. Além disso, o software é baseado na técnica Pomodoro, que trabalha a gestão de tempo e qualidade de entregas. Dessa forma, a Artia ainda orienta os profissionais para período de descanso e foco ao longo da rotina de trabalho.

#7 Jira

Por último, indicamos o Jira, que é voltado para projetos relacionado com o desenvolvimento de softwares. Seu funcionamento é baseado em Scrum e Kanban. Essa ferramenta de gestão de projetos tem como grande diferencial seu sistema de busca dentro da plataforma. Por isso, é que se torna tão importante para o público ao qual se destina.

Como escolher a sua ferramenta de gestão de projetos?

Os fatores preponderantes para a escolha da ferramenta ideal para a sua empresa são: segmento de atuação, quantidade de pessoas envolvidas nos processos e complexidade dos projetos. Agora que você já conhece algumas ferramentas disponíveis no mercado, vale analisar criteriosamente aquela que mais se encaixa nas rotinas produtivas do seu negócio.

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