Sistema de Gestão da Qualidade para a sobrevivência das empresas

Manter a empresa no mercado e se tornar competitivo não é uma tarefa fácil. Conforme os negócios tornam-se escaláveis, fica difícil acompanhar a tarefa de cada funcionário, sendo necessário buscar meios para garantir a qualidade dos produtos e serviços no mercado. É nesse momento que surge a necessidade da adoção de um SGQ, ou Sistema de Gestão da Qualidade Total.

O que é um Sistema de Gestão da Qualidade Total?

O Sistema de Gestão da Qualidade Total são elementos que são integrados na organização, a fim de atenderem à política da qualidade e os objetivos da empresa.

A sigla, SGQ, conhecida por Sistema de Gestão da Qualidade Total (do inglês “Total Quality Management”, também conhecida pela sigla “TQM”) consiste em uma estratégia de administração  orientada a criar consciência da qualidade em todos os processos organizacionais. A Toyota, no Japão pós Segunda Guerra, foi a primeira organização a adotar esta estratégia em toda a cadeia produtiva.

Por meio do Sistema de Gestão da Qualidade Total, a empresa controla e padroniza todos os processos, medindo a eficácia das ações tomadas para atingir a qualidade. Resumindo, o Sistema de Gestão da Qualidade é uma ferramenta focada no interesse do cliente, buscando a melhoria contínua dos processos.

Para que as organizações pudessem compreender e adotarem práticas do sistema de gestão da qualidade, foi criado um manual completo, a ISO 9001, definindo e facilitando, a implementação dos 7 Princípios da Qualidade nas organizações.

7 Princípios da qualidade

  1. Foco no cliente: o foco no cliente é um princípio fundamental da Gestão da Qualidade Total. Devemos sempre buscar o atendimento eficaz das necessidades, atuais ou futuras, do cliente, superando suas expectativas, uma vez que organização sem cliente não sobrevive;
  2. Liderança: os líderes de uma organização devem criar e manter um ambiente propício para que os envolvidos no processo desempenhem suas atividades de forma adequada, sentindo-se motivados e comprometidos a atingir os objetivos traçados pela organização;
  3. Engajamento das Pessoas: a Gestão da Qualidade Total deve garantir o máximo envolvimento de toda a equipe, compreendendo e utilizando as habilidades para o benefício da organização e de seus clientes.Cada colaborador da empresa deve se envolver com os problemas da empresa e buscar solucioná-los;
  4. Abordagem por Processos: permite uma visão sistêmica do funcionamento da empresa, possibilitando o alcance mais eficiente dos resultados desejados;
  5. Melhoria Contínua: para que a organização consiga manter a qualidade de seus produtos, é necessário que ela tenha seu foco voltado sempre para a melhoria contínua do processo;
  6. Tomada de Decisões baseada em Fatos: todas as decisões dentro de um sistema de gestão de qualidade devem se tomadas com base em indicadores, auditorias e análises feitas através do Sistema de Gestão da Qualidade, para tomarem decisões que auxiliarão na melhoria dos serviços e produtos, implicando na implantação e manutenção de um sistema eficiente de monitoramento;
  7. Gestão dos Relacionamentos: toda organização deve buscar o relacionamento de benefício mútuo com seus fornecedores por meio do desenvolvimento de alianças estratégicas, parcerias e respeito mútuo, facilitando a criação de valor.

Para implementação destes  7 princípios, contamos com algumas ferramentas que objetivam resolver a maioria das questões relacionadas à Gestão da Qualidade e a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade. A imagem abaixo, nos apresenta as principais delas.

Por que e como implantar o Sistema de Gestão de Qualidade em seu negócio?

Um programa de gestão da qualidade bem implementado e gerenciado proporciona uma alta segurança na tomada de decisões de uma empresa.

O SGQ traz controle e padronização dos processos, permitindo medir a eficácia das ações tomadas, focando na satisfação do cliente e na busca da melhoria contínua dos processos.

Como consequência de sua implementação é a satisfação dos clientes com a empresa, tornando-se um diferencial que garante oportunidades e competitividades frente aos mercados, tanto nacional como internacional.

A etapa de implantação exige preparação, planejamento e uma mudança no cotidiano de seu negócio. Para que seja efetivo no seu negócio, definimos 5 passos importantes para o sucesso desta mudança:

1º: Envolva as pessoas no processo para se manterem engajadas;

2º: Defina os produtos e processos de maior impacto em seu negócio;

3º: Estruture indicadores que traduzam a eficiência da qualidade;

4º: Mensure seus indicadores, de modo a acompanhar a evolução e desenvolvimento dos produtos/processos;

5º: Desenvolva a cultura de melhoria contínua na organização.

→ Leia também: 3 dicas para aplicar gestão de qualidade na sua rotina

Agora, como saber se implementação está sendo eficaz?

Para que o resultado seja reconhecido, é necessário a contratação  de uma empresa especializada em auditoria de gestão da qualidade. Assim, obtemos certificados que dependerá da área onde a empresa atua e, das normas que regem esta área. Sendo assim, existem dois tipos de certificados válidos:

  • Certificado de acreditação: baseado na norma ABNT NBR ISO/IEC 17025, relacionada aos Requisitos Gerais para a Competência de Laboratórios de Ensaio e Calibração, e a ABNT NBR ISO 15189, que diz respeito aos Laboratórios de Análises Clínicas.
  • Certificação: a empresa baseia-se na norma NBR ISO 9001, ISO 14001, etc.

Dicas para diminuir a quantidade de informações documentadas sem comprometer o SGQ

Um dos objetivos da ISO 9001:2015 é verificar se as informações documentadas em uma empresa ajudam a alcançar os resultados desejados. Além disso, se torna necessário analisar os documentos existentes e identificar meios de otimizar o sistema de informações. Com isso, um dos diferenciais da ISO 9001:2015 é o princípio de que o conhecimento e a competência das pessoas precisam ser considerados para identificar a necessidade de certa informação em ser documentada.

Dessa forma, é importante documentar para dar apoio ao processo e diminuir o número de não conformidades, mas também, detalhar completamente as informações para que um novo funcionário precise apenas ler os documentos é totalmente  ultrapassado e desnecessário. Pensando nisso, preparamos 3 dicas para diminuir o número de informações documentadas sem comprometer o SGQ da sua empresa.

  1. Invista na competência dos funcionários:

    Uma das principais formas de garantir que as tarefas sejam bem executadas e atendam as necessidades dos clientes, é treinando e desenvolvendo os seus funcionários. O foco é realizar entregas com qualidade.

  2. Defina critérios para saber se um documento é importante:

    Existem algumas perguntas que podem ser feitas para identificar a necessidade de um documento, são elas:

    • Usa-se o documento na saída ou na entrada de um processo?
    • Você precisa desse documento para executar uma atividade?
    • Realiza a análise de algum indicador ou resultado baseado nesse documento?
    • Você toma alguma decisão usando essas informações?
    • Alguém mais faz o uso dessas informações?

Se as respostas para todas essas perguntas forem “não”, esse documento não é realmente necessário.

  1. Automatize

Você sabia que é possível eliminar vários documentos através do uso de um software? Eles são capazes de automatizar o registro e a organização das informações importantes. Entretanto, apesar de não ser possível abrir mão de um relatório sobre tudo que aconteceu e uma NC, o gerenciamento dessas informações pode ser simplificado com o uso de um software específico.

Barreiras para o desenvolvimento do Sistema de Gestão de Qualidade

Alguns estudos relatam a existência de barreiras quanto ao desenvolvimento do sistema de gestão da qualidade. Barreiras como a resistência dos funcionários às mudanças e a falta de análise comparativa com as práticas em outras empresas. Além disso, também podemos citar como fatores críticos que influenciam o Sistema de Gestão de Qualidade:

  • A gestão da qualidade do fornecedor;
  • A melhoria contínua e a inovação;
  • A cultura interna da organização;
  • O serviço pós-venda;
  • A melhoria contínua;
  • A disponibilidade de recursos;
  • Controle da produção;
  • O foco no cliente, entre outros.

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