O sistema de gestão é amplamente utilizado por empresas de sucesso, tendo em vista toda a sua funcionalidade e todos os benefícios decorrentes da sua implementação.
Por isso, preparamos um artigo que vai te explicar de forma simples e direta o porquê dessa ferramenta ser tão importante para as empresas, a partir dos seguintes tópicos:
- Sistema de Gestão: O que é e como funciona?
- Tipos de sistema de gestão
- Benefícios do sistema de gestão
- Conclusão
Para ter o entendimento completo de cada um deles, basta prosseguir com a leitura.
Sistema de Gestão: o que é e como funciona?
Contar com uma Gestão Empresarial efetiva é, sem dúvidas, um dos aspectos mais importantes para o sucesso de um negócio, independente do porte ou ramo do mesmo.
Dessa forma, além de contar com a atuação de profissionais especializados, também é fundamental investir em estratégias e ferramentas capazes de facilitar e até mesmo automatizar os processos administrativos.
O sistema de gestão, por sua vez, é uma ferramenta tecnológica que tem como objetivo principal a facilitação de tarefas administrativas, a partir da automatização de processos e gestão digital.
Assim, o gerenciamento é feito de forma muito mais prática e efetiva, facilitando o dia a dia da gestão empresarial e permitindo que o tempo seja utilizado para outras demandas, aumentando assim a efetividade de todo o setor administrativo.
Vale salientar ainda que o sistema de gestão possibilita a reunião de informações importantes em um único lugar, incluindo a integração de diferentes setores e viabilizando a análise da situação geral da empresa.
Tais ações são possíveis a partir de softwares específicos para este propósito, os quais podem ser adquiridos ou até mesmo desenvolvidos especialmente para o seu negócio, atendendo a todas as necessidades e particularidades da sua empresa.
Em suma, o sistema de gestão une o útil ao agradável e associa tecnologia aos processos administrativos, fazendo o uso de softwares de maneira estratégica e favorável ao desenvolvimento empresarial e à efetividade administrativa.
Tipos de sistema de gestão
Como os sistemas de gestão já disponíveis precisam ter características e funções mais gerais para abranger todas as empresas, existem dois tipos principais que costumam ser suficientes para as demandas corporativas.
Por exemplo, o ERP e o CRM possuem diferentes funções e características, as quais devem ser estudadas e analisadas antes da escolha do tipo a ser implementado e utilizado pela empresa.
Para facilitar o seu entendimento, detalharemos a seguir as especificidades de cada um deles:
1. ERP (Enterprise Resource Planning)
Em tradução livre, a sigla ERP (Enterprise Resource Planning) significa: Planejamento de Recursos da Empresa. Assim, trata-se de um sistema de gestão integrado que possibilita a gestão de diversos setores em um sistema unificado, incluindo o gerenciamento de banco de dados e demais ferramentas tecnológicas.
O ERP tem foco nos recursos empresariais, incluindo os financeiros, sendo essa característica muito importante para a escolha desse sistema. Além disso, é o tipo ideal para indústrias, tendo em vista os processos mais complexos existentes e a capacidade que o sistema tem de melhorá-los.
Válido salientar também que o avanço tecnológico possibilitou uma redução nos preços desse tipo de sistema. Isso também explica sua ampla utilização pois associa efetividade a economia, sendo um ótimo custo benefício.
Normalmente, as empresas que utilizam sistemas ERP possuem um fluxo de trabalho muito mais ágil, tendo em vista a centralização da gestão e as facilidades geradas a partir das seguintes atividades:
- Gestão logística;
- Gestão de estoque;
- Emissão de notas fiscais;
- Recolhimento de impostos e tributos sobre colaboradores e clientes
Por fim, importante citar que dentro deste tipo há uma série de modelos disponíveis. Esses modelos oferecem ainda mais funções e apresentam características ainda mais integrativas e capazes de facilitar o dia a dia das empresas.
Por exemplo, podemos citar o Nomus Industrial como modelo comercial desse tipo de sistema.
2. CRM (Customer Relationship Management)
O CRM (Customer Relationship Management, em tradução livre Gestão do Relacionamento com o Cliente), por sua vez, tem foco na reunião de uma série de dados e informações relacionados às vendas e a gestão comercial da empresa.
Assim, esse tipo de sistema proporciona uma melhoria significativa em toda a experiência de vendas, tanto para a empresa quanto para os clientes. E isso por causa das facilidades geradas a partir das seguintes atividades:
- Previsão assertiva de vendas
- Garantia da satisfação de clientes
- Melhoria do relacionamento com o público
- Melhoria do marketing e da publicidade a partir da elaboração de campanhas baseadas em dados coletados pelo sistema
- Redução da incidência de cancelamentos
Sendo assim, é o tipo de sistema de gestão ideal para empresas comerciais, focado no aumento de vendas e na melhoria da experiência do consumidor.
Assim como o tipo anterior, o CRM também disponibiliza modelos com baixo custo de aquisição e fácil utilização, sendo um grande facilitador para as empresas. Além disso, pode estar disponível no próprio computador ou na nuvem, sendo o segundo tipo mais prático e flexível, enquanto o primeiro costuma ser mais complexo e seguro, a depender do modelo utilizado.
Em suma, esse tipo de sistema possibilita a gestão efetiva e simplificada dos processos comerciais, unificando dados, aumentando as vendas e melhorando a relação entre empresa e público.
Por exemplo, podemos citar o PipeDrive como modelo comercial desse tipo de sistema.
Benefícios do sistema de gestão
1. Melhor direcionamento e aproveitamento de recursos
A utilização de recursos é um dos fatores mais importantes para a gestão financeira, o faturamento geral e os lucros de uma empresa.
Por isso, é importante direcionar bem o uso dos mesmos, aproveitando ao máximo os seus potenciais e evitando possíveis desperdícios da má utilização destes recursos, sejam eles financeiros, temporais ou produtivos.
2. Obtenção de relatórios e dados completos
Entender o andamento empresarial e a sucessão de processos e negócios é fundamental para o desenvolvimento progressivo da empresa.
Por isso, contar com a disposição de dados e relatórios completos sobre a situação geral dos setores empresariais auxilia significativamente na gestão geral, tendo em vista a possibilidade de análise e realização de mudanças de acordo com as necessidades encontradas.
O software de sistema de gestão, por sua vez, reúne dados fundamentais e ainda produz relatórios sobre as informações contidas e armazenadas no sistema.
3. Redução da incidência de erros e falhas processuais
Como bem sabemos, nenhum processo empresarial é perfeito. Entretanto, é possível diminuir significativamente a incidência de erros e falhas processuais a partir da automatização de atividades. Isso fará com que, além de melhorar o uso e a disposição do tempo, também evitará as falhas decorrentes dos trabalhos manuais.
4. Padronização de atividades
A implementação de um sistema de gestão possibilita ainda a padronização de atividades, processo este fundamental para garantir a ordem na rotina empresarial.
Isso porque sem padrão estabelecido, há descontinuidade de processos, desorganização e seguimento inadequado de trabalhos que deveriam ser feitos de maneira única e em uma ordem pré estabelecida.
Por isso, a padronização é fundamental para a gestão empresarial e tão benéfica para o processo produtivo.
5. Associação efetiva entre estratégia e gestão
Por último, mas não menos importante, a utilização do sistema de gestão possibilita uma associação efetiva entre gestão e estratégia. Isso possibilita uma melhoria das atividades administrativas e a evolução empresarial de forma geral e efetiva.
Conclusão
Após a leitura completa do nosso conteúdo, fica evidente a importância do sistema de gestão para a organização empresarial. Ele é uma verdadeira chave de ouro para os negócios que desejam crescer progressivamente.
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