Um assunto muito comentado no mercado empresarial são os processos gerenciais. Este é um tema que levanta muitas dúvidas nas cabeça de muitos empreendedores.
Neste conteúdo, iremos tirar algumas dúvidas deste assunto e mostrar as melhores oportunidades que ele pode proporcionar para as empresas!
Quer saber um pouco mais sobre o assunto?
Continue lendo este conteúdo.
Afinal, o que são processos gerenciais?
Podemos definir processos gerenciais como as ações necessárias para alcançar um objetivo específico. Eles vão desde o planejamento até a execução do projeto, gerenciando as etapas para atingir os objetivos.
Por exemplo, digamos que você trabalhe em uma indústria que fabrica peças. Para que a fabricação seja feita corretamente (objetivo), uma série de etapas como o projeto da peça e o recebimento da matéria-prima (operação) devem ser executados corretamente.
O processo de gestão entra nessa linha de produção como o processo responsável por garantir que cada etapa seja realizada corretamente. Mas de que maneira? Através da organização e gestão detalhada de cada atividade.
Os tipos de processos gerenciais em uma empresa
Antes de detalharmos sobre a definição de processos gerenciais, é preciso que falemos sobre todos os processos que fazem parte da estrutura de uma empresa:
- processos primários;
- processos de suporte;
- processos gerenciais.
Processos primários
Também chamados de “processos finalísticos”, são os procedimentos básicos das operações empresariais e têm relação direta com os clientes. Um exemplo simples e bem conhecido são as vendas.
Processos de suporte
Os processos de suporte auxiliam diretamente para a realização dos primários, mencionados acima, mas não têm relação com os consumidores.
Normalmente, são procedimentos internos que dão suporte à execução correta de procedimentos primários, mas não agregam valor direto ao produto ou serviço.
Um exemplo é a gestão de RH, que contrata talentos e ajuda a manter os funcionários produtivos e engajados.
Processos gerenciais
Processos gerenciais são utilizados para organizar as atividades da empresa. Portanto, eles são responsáveis por coordenar os processos primários e os processos de suporte, garantindo que eles sejam executados corretamente.
Eles também agregam valor aos clientes de forma indireta, pois auxiliam no dia a dia da empresa. Não são atos tangíveis, mas materializados em algo tangível. Alguns exemplos são o mapeamento e padronização de processos.
Benefícios que os processos gerenciais podem proporcionar
Confira, a seguir, as principais vantagens proporcionadas pelos processos gerenciais:
- otimização dos processos e da produtividade;
- redução de custos;
- priorização de tarefas;
- integração de setores;
- melhor acompanhamento dos indicadores.
Otimização dos processos e da produtividade
Os processos de gestão facilitam a otimização das atividades, tornando-as ágeis e objetivas. O aumento da produtividade é consequência, pois as tarefas serão executadas de forma mais rápida e decisiva.
A melhoria se deve principalmente à padronização do trabalho repetitivo e à gestão refinada e rigorosa.
Essas vantagens são exatamente o que muitas empresas estão procurando. Afinal, o aumento da produtividade significa aumento da capacidade de produção e, portanto, aumento dos lucros.
Redução de custos
A redução de custos é, na verdade, inerente a uma boa gestão. Isso porque a organização e gestão dos processos, incluindo, por exemplo, o controle orçamentário, faz com que os recursos financeiros sejam utilizados de forma decisiva.
Priorização de tarefas
A aplicação correta dos processos de gerenciamento pode fornecer uma perspectiva única sobre como o seu negócio funciona. Assim, é possível determinar quais atividades mais contribuíram para o resultado.
O Princípio de Pareto é um conceito que afirma que 20% das ações levam a 80% dos resultados. Os processos de gerenciamento ajudam a identificar as atividades que se enquadram nesses 20%.
Integração de departamentos
Uma visão ampla também ajuda a melhorar a integração e a comunicação entre os diferentes departamentos.
Isso é muito positivo porque esses departamentos podem contribuir para a estratégia e os resultados uns dos outros. Então essa é mais uma vantagem que ajuda a otimizar o processo.
Melhor acompanhamento dos indicadores
Com um processo mais organizado e objetivo, fica mais simples medir o desempenho de todos. Isso é muito importante porque monitorar as métricas ajuda a saber se a empresa está seguindo o caminho certo para atingir seus objetivos.
Além disso, é outro recurso que ajuda a determinar o processo de otimização que ajuda as atividades a obter o melhor desempenho.
Como aplicar os processos gerenciais na prática
Aprenda a como aplicar os processos gerenciais com seis passos simples e práticos:
- defina as funções;
- acompanhe as entradas e saídas;
- otimize os processos;
- padronize e documente;
- monitore os indicadores de desempenho;
- se necessário, faça revisões.
1. Defina as funções
O primeiro passo para aplicar o processo de gestão em sua empresa é definir os papéis das pessoas envolvidas no projeto. As responsabilidades devem ser bem delineadas e organizadas para que a equipe tenha um bom desempenho.
2. Acompanhe as entradas e saídas
Para atingir uma meta, é preciso realizar uma série de ações, que são chamadas de “entradas”. Basicamente, é uma obrigação. “Saída” é o resultado fornecido pela atividade-obrigação.
É importante rastrear, controlar e registrar essas informações para que o progresso possa ser monitorado adequadamente.
3. Otimize os processos
Uma parte fundamental do gerenciamento de um processo é encontrar maneiras de otimizá-los. Isso pode ser feito principalmente por meio de ferramentas e sistemas automatizados.
O ideal, porém, é que todos os processos sejam profundamente analisados para entender como melhorias podem ser implementadas. Desta forma, podem ser obtidos ganhos em termos de produtividade, que trazem inúmeros benefícios para a empresa.
4. Padronize e documente
Após realizar as etapas anteriores, já surge um processo mais organizado e produtivo. Portanto, eles devem ser padronizados e documentados para que possam ser compartilhados em toda a organização.
Essa é uma etapa essencial, pois além de orientar os colaboradores, também auxilia no treinamento e orientação de novos colaboradores. Além disso, facilita a identificação de melhorias futuras.
Outro ponto é que também ajuda a implementar as mudanças corretamente. Sem padronização e documentação, será muito mais difícil tornar esses processos uma parte real do trabalho diário da empresa.
5. Monitore os indicadores de desempenho
Como já dissemos neste artigo, monitorar as métricas de desempenho é crucial para entender o desempenho e o andamento de um projeto. Sem eles, é impossível saber se uma ação está no caminho certo.
Portanto, monitore regularmente as métricas que devem se beneficiar das otimizações feitas. Isso ajudará você a ver se a padronização está realmente sendo seguida e se há espaço para melhorias.
Essas métricas serão seu principal aliado para manter a consistência entre seu negócio e as mudanças que foram feitas.
6. Se necessário, faça revisões
Se você identificar falhas existentes, modificações de projeto e processo podem ser necessárias.
Nesse caso, atue o quanto antes para evitar prejuízos aos resultados e multiplicação de falhas.
Conclusão
Vimos neste conteúdo que os processos gerenciais são extremamente importantes para o sucesso de uma empresa, pois além de facilitar o processo em si, também proporciona experiências únicas como um todo.
Nós, da Mais Consultoria, estamos sempre de olho nos processos gerenciais como um meio facilitador para o alcance deste sucesso tão esperado.
Caso tenha ficado alguma dúvida, fale com um de nossos consultores.
Até o próximo conteúdo.
