Planejamento Operacional: como planejar usando a ferramenta 5W2H

Você certamente sabe da importância de se ter um planejamento estratégico na sua empresa, mas saiba que ele não é o único que precisa ser considerado na hora de planejar os passos de uma empresa. É o planejamento operacional que moldará o processo de produção da sua empresa.

Dentro do nível operacional, o 5W2H pode ser um excelente aliado. Isso porque ele ajuda o gestor a entender como e porque cada plano de ação será realizado

No artigo de hoje vamos te mostrar o que é o planejamento operacional e como esse tal de 5W2H pode ajudar.

O que é planejamento operacional?

O planejamento operacional é um dos tipos de planejamento necessários para o bom andamento de uma organização como um todo.

Enquanto o planejamento estratégico se preocupa com quais estratégias abordar para que a empresa atinja os seus objetivos a longo prazo, o planejamento operacional é responsável pelas metas departamentais de curto prazo.

É o planejamento operacional que define como a rotina será realizada no ambiente de trabalho, seguindo os padrões estipulados pela empresa.

Imagine que você é gerente de operações em uma fábrica de tecido. Como cada máquina será usada, a frequência em que cada tipo de tecido será produzido e quanto cada processo irá custar deve estar estipulado no planejamento operacional.

É neste nível que são desenvolvidos os planos de ação, fluxogramas, checklists e cronogramas, que auxiliam no dia a dia do trabalho na empresa.

5W2H no planejamento operacional

Pensando no que o planejamento operacional precisa definir, identificamos o 5W2H como uma excelente ferramenta para auxiliá-lo no planejamento e monitoramento dos planos de ação.

5W2H é uma ferramenta administrativa de planejamento e registro de ações a serem realizadas pela empresa. Ele abrange as principais decisões que um gestor precisa tomar na hora de planejar um plano de ação.

Ao fazer a planilha 5W2H das ações do seu planejamento operacional você tem documentado cada parte do processo, quanto irá gastar, quem será o responsável etc.

Ainda não entendeu muito bem? Vamos explicar.

O 5W2H é uma sigla para: What? (O quê?), When? (Quando?), Who? (Quem?), Where? (Onde?), Why? (Por quê?), How? (Como?) e How much? (Quanto custa?)

Ou seja, para cada plano de ação, ou para cada ação realizada pela sua equipe, você deverá responder a essas sete perguntas.

 

• What? (O quê?)

O que é a ação que deve ser realizada? Aqui devem ser detalhados os objetivos e tudo o que deve ser feito para que os objetivos sejam alcançados.

Como a sua planilha 5W2H pode ter mais de um plano de ação, é esse campo que identificará de qual plano de ação estamos falando, por isso, ele deve ser o primeiro.  32

 

• When? (Quando?)

Quando a ação deve ser realizada? Quanto tempo ela dura? Aqui serão estipulados prazos, períodos e datas para cada entrega.

Um planejamento operacional não será efetivo se cada meta não estiver posicionada em um período, dando início e fim para cada tarefa.

 

• Who? (Quem?)

Toda meta precisa de um responsável e com os planos de ação do seu planejamento operacional não seria diferente. No campo “who?” você deve identificar os responsáveis por cada ação.

Não precisa ser necessariamente só um responsável, mas é preciso que cada etapa tenha pelo menos um responsável por ela. Também é interessante explicitar o porquê de cada responsável.

 

• Where? (Onde?)

O campo “onde?” não especifica apenas o local específico em que as ações acontecerão, mas também quais ferramentas serão necessárias para a realização (máquinas, equipamentos etc).

É importante ter esses dados definidos para que sejam feitos os cronogramas e orçamentos em cima desses fatos.

 

• Why? (Por quê?)

Dá o sentido daquilo existir. Por que vamos realizar essa ação? Por que ela é importante? Sem saber exatamente qual é a função de cada procedimentos, as pessoas ficarão desmotivadas.

Quando o propósito é passado e posteriormente entendido pelos colaboradores, fica natural o engajamento na causa, o que inclusive aumenta a produtividade dos envolvidos.

Se uma empresa propôr o “dia do rosa”, em que todos os funcionários devem ir de rosa trabalhar, talvez não haja tanto engajamento. Entretanto, se isso fizer parte das campanhas do Outubro Rosa, em combate ao câncer de mama, é provável que muito mais pessoas topem a ideia.

 

• How? (Como?)

Aqui devem ser detalhadas as tarefas envolvidas no processo. Se necessário, podem ser criadas Instruções de Trabalho (ITs) e checklists para ajudar no processo.

Checklist são listas com tudo o que deve ser feito para o bom andamento de um processo. E ITs são documentos escritos de maneira fluida explicando passo a passo o que deve ser feito e qual é o prazo.

 

• How much? (Quanto custa?)

Aqui estará estipulado todo o gasto e investimento utilizado no plano de ação em questão. Isso inclui custos com recursos, materiais, equipamentos, pessoas e terceirizados.

É o planejamento financeiro do seu plano de ação e deve levar em consideração os fornecedores e orçamentos já pré-feitos.

Atenção: é muito importante ter pelo menos três orçamentos antes de comprar matérias-primas de algum fornecedor.

Outras atribuições do planejamento operacional

Além dos planos de ação, o planejamento operacional é responsável por outras questões dentro da empresa também, como fluxogramas de processos produtivos, cronogramas de atividades e gerenciamento de riscos.

Para saber como fazer fluxogramas, clique aqui. Para saber como montar um cronograma de atividades para a sua equipe, clique aqui. Para saber como fazer um gerenciamento de riscos, continue a leitura.

Um documento de gerenciamento de riscos é muito necessário, principalmente em empresas que utilizem máquinas que podem ser danosas para o funcionário.

Imagine novamente a indústria de tecido do nosso exemplo anterior. Ela possuirá grandes máquinas que podem causar danos irreparáveis para o corpo físico do funcionário.

Vai falar que nunca ouvir uma história sobre alguém que perdeu um dedo ou um braço em uma máquina indústrial? Pois é exatamente isso.

Esses são riscos que a existência de indústrias traz, mas que podem ser evitados com um bom gerenciamento de riscos.

Nele, o gestor deve analisar cada processo da organização e prever todos os possíveis acidentes que possam ocorrer, identificando formas de evitar que isso aconteça antes mesmo do fato se tornar real. 32

E não estamos falando apenas de riscos físicos à integridade do corpo do funcionário, mas também de riscos à empresa.

Uma campanha publicitária, por exemplo, se interpretada de maneira errônea, pode gerar grande rebuliço em redes sociais e afundar a imagem de uma empresa.

Esse também é um risco que pode ser gerenciado, evitando a veiculação de peças publicitárias que possam dar margem a dupla interpretação.

Agora que você já sabe a importância do planejamento operacional e como o 5W2H pode ajudá-lo, aprenda a fazer um gerenciamento de custos agora mesmo no nosso artigo sobre o assunto.