Introdução
Se você possui um negócio, provavelmente já percebeu que o planejamento é uma atividade muito presente no dia a dia da empresa. Afinal, planejar permite antecipar e orientar demais funções, definir objetivos e resultados a serem alcançados, recursos a serem utilizados, além de facilitar a execução e organização de tarefas.
Portanto, planejar deve ser um ato periódico, que quando realizado com excelência e nos prazos certos, permite uma tomada de decisão muito mais assertiva por parte dos interessados. Imagine iniciar uma produção sem saber o que fazer? Sem saber se o estoque disponível é suficiente? Sem prever e prevenir gargalos e falhas? Tudo isso pode ser evitado com um bom planejamento!
Nesse artigo, o objetivo será, além de estabelecer as vantagens de um planejamento no geral, estabelecer o que é um planejamento operacional, quais suas vantagens para seu negócio, e como realizar um.
O que é um planejamento operacional?
O planejamento possui “níveis” dentro de uma organização, sendo que o operacional é um deles. Isso ocorre porque planejamento é necessário em várias situações da administração empresarial, e, portanto, é segmentado para atender ao máximo as necessidades organizacionais de um negócio.
Sendo assim, planejamento operacional é apenas um nível do planejamento administrativo de uma empresa. Ele pode ocorrer dependendo da demanda que sua empresa possui, mas o ponto comum é seu objetivo: ele é voltado para compreender, planejar e organizar atividades de níveis operacionais.
Portanto, para realizar um planejamento operacional, existem algumas questões que são envolvidas e precisarão ser respondidas acerca das tarefas da organização. Assim, além de ser departamental, as fases são segmentadas segundo o objetivo. Dessa forma, ao fazer esse planejamento é possível se perguntar “Quais são as atividades envolvidas no departamento?”, ou “Como e quem realiza essas atividades?”, além de várias outras.
De maneira geral, realizar um planejamento operacional é se atentar à atividade (o que fazer) e método (como fazer). Assim, realizar um planejamento operacional é reunir planos operacionais de diversas áreas através da ótica do realizar uma atividade por meio de um método definido.
Quais as vantagens de um planejamento operacional para sua empresa?
Agora que você já compreendeu o que é um planejamento operacional, pode estar se perguntando: como isso ajuda minha empresa?
Realizar um planejamento operacional é fundamental para que outras partes da sua empresa funcione, visto que ele organiza as tarefas de vários departamentos. Portanto, ele organiza a execução de atividades na sua empresa. Sendo assim, quando bem executado ele serve para manter informações em ordem.
Dessa forma, você consegue mapear erros, desperdícios, resultados não atingidos e possivelmente os gargalos envolvidos. Ou seja, um bom planejamento operacional pode te ajudar a economizar tempo e recursos da sua empresa.
Outra vantagem de um plano completo e eficiente é a melhor comunicação entre departamentos, setores e colaboradores. Com um índice de clareza satisfatório sobre a atribuição de tarefas, é mais fácil encontrar responsáveis e até mesmo comunicar falhas.
Por fim, o planejamento permite um índice melhor de execução das tarefas executadas, pois já deixa tudo previamente organizado. Assim, evita por exemplo longas reuniões de planejamento tardio ao fornecer um plano prévio para a empresa.
Ao chegar até aqui, você percebeu como esse planejamento pode ser benéfico para sua empresa. Portanto, agora irá aprender a elaborar um planejamento operacional para seu negócio.
Como elaborar um planejamento operacional?
Como você pôde perceber, criar um planejamento operacional relaciona tarefas e objetivos de várias áreas da sua empresa. Sendo assim, para realizá-lo você precisará correlacionar recursos, tarefas, objetivos, indicadores e níveis de vários departamentos empresariais.
Portanto, antes de discutir as etapas relacionadas a esse planejamento, saiba que você precisará identificar tais atividades, objetivos e recursos envolvidos na noção de sucesso do seu planejamento.
Sendo assim, outro ponto importante é definir a sua noção de sucesso em relação à realização do planejamento. Então, analise as razões pelas quais você decidiu que é hora de realizar um planejamento operacional e defina indicadores através dos quais você verá se está evoluindo em relação aos objetivos.
Assim, antes de começar a realizar o planejamento, se atente a 2 pontos importantes:
- Defina seus objetivos: se pergunte o que você precisa alcançar com a execução desse plano, e assim crie indicadores. Por exemplo, se o seu objetivo é reduzir custos de funcionamento da empresa, pode transformar isso em um objetivo numérico. Os objetivos podem ser evitar uma % de retrabalhos, diminuir em x% os desperdícios em estoque, entre outros. Isso irá variar de acordo com o que você pretende e seu modelo de negócio.
- Envolva seus colaboradores: você precisará de muitas informações e de relatos para saber se os planos estão funcionando. Portanto, envolva seus colaboradores nas coletas e mudanças que poderão ser necessárias para o sucesso do planejamento.
Realize um planejamento operacional completo e eficiente em 7 etapas
Agora que você já compreendeu o que é um planejamento operacional, qual sua importância e pontos para se atentar na realização de um, é hora de compreender as etapas de um planejamento operacional. Para isso, serão descritas 7 etapas fundamentais para seu planejamento ser eficiente.
1- Definir o escopo do planejamento
Nessa fase é necessário identificar os objetivos do planejamento. Portanto, eles precisam estar correlacionados com os objetivos gerais da empresa, mas também podem ser mais específicos no que diz respeito a resolver um problema latente do nível operacional da empresa. Sendo assim, alguns pontos podem estar envolvidos do escopo, como:
- objetivos da produção e do planejamento
- produtos ou resultados entregues pela operação da empresa
- requisitos normativos ou contratuais
- considerações dos clientes finais
2- Identificar atividades envolvidas
Nessa segunda fase, é preciso considerar os pontos citados acima. Afinal, as atividades que deverão ser consideradas no planejamento se relacionam com os objetivos e produtos determinados. Portanto, é preciso mapear as tarefas que interferem na produção, resultados e objetivos determinados.
3- Definir métodos de realização e fluxos de ordem
Com as tarefas identificadas, é hora de correlacionar o funcionamento e hierarquia delas. Nessa fase, você precisa definir recursos e métodos envolvidos na produção e realização das atividades, assim como a forma com a qual elas se relacionam. Para essa fase, você pode utilizar fluxogramas e a matriz 5W2H. Essas ferramentas te ajudarão a concluir os objetivos da quarta fase.
4- Projetar prazos, recursos e orçamento
Ao construir os fluxos de tarefas, você conseguirá estimar quanto tempo cada tarefa leva para ser realizada. A partir disso, é possível projetar o prazo médio da conclusão de um ciclo de tarefas. Assim como projetar prazo, você pode projetar os recursos envolvidos e quanto isso custará. Dessa forma, será mais fácil determinar uma meta para analisar os desvios na realização de tarefas, como atrasos e retrabalhos.
5- Definir responsáveis por tarefas
Na quinta fase você fará outra definição importante: quem é o responsável por entregar o que. A partir dessa definição, será mais fácil controlar as entregas por responsável, que ficarão com a responsabilidade de garantir a realização de pequenas tarefas que irão culminar em um resultado desejado.
6- Realizar uma gestão de riscos
Após as outras 5 etapas, você já terá clareza das atividades envolvidas na produção da sua empresa, dos gargalos que elas apresentam, do que precisa ser mudado e quem será responsável por cada parte. Portanto, em um projeto de mudança, haverá riscos a serem considerados.
Sendo assim, na sexta fase caberá a você determinar e antecipar quais os riscos do planejamento que está sendo construído. Assim, analise quais são os possíveis riscos que serão criados com as mudanças e trace planos de contenção para essas possibilidades.
7- Fazer um acompanhamento e otimizar planos
Por fim, é hora de acompanhar as mudanças e otimizar os planos implementados! Nessa fase você já sabe das mudanças necessárias para atingir os objetivos do planejamento, assim como outras informações fundamentais. Porém, apenas elaborar um plano não é suficiente. Você deve determinar uma periodicidade de análise, e assim compreender o avanço dos indicadores determinados.
Com essas 7 etapas você será capaz de elaborar um planejamento eficiente para os níveis operacionais da sua empresa.
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