Otimização de estoque: o que você precisa saber para melhorar o da sua empresa?

Introdução

O Controle de Estoque é definido pela “coordenação e supervisão do fornecimento, armazenamento, distribuição e registro de materiais para manter as quantidades adequadas às necessidades atuais do cliente, sem excesso de oferta ou perda.
Silva, Rodinilson — 5 técnicas para Otimização e Controle de Estoque — 19/06/2019

Sendo assim, esse conceito leva em consideração todo e qualquer item que você utiliza na linha de produção da sua empresa. Dessa forma, formamos o estoque por todo recurso que compramos, armazenamos, usamos e produzimos pela nossa empresa.

Seguindo essa linha, a otimização do estoque é o conjunto de ações que tem por objetivo tornar um estoque mais enxuto, econômico e benéfico para a empresa. Ou seja, significa que vamos analisá-lo e melhorá-lo até adquirir as melhores condições de funcionamento. Isso pode deixá-lo mais organizado, menor, e, inclusive,  melhor administrado.

Essa otimização proporciona um melhor controle dos recursos empresariais. Esse controle garante uma maior assertividade nas quantidades compradas, localização de recursos e bom uso dos mesmos.

Nesse conteúdo, você conseguirá compreender melhor quais são os conceitos que estão ligados a otimização de estoque. Além de saber quais os benefícios de otimizar e controlar seu estoque. E, melhor: como colocar na prática.

Os conceitos da otimização de estoque

Antes de entender como aplicar a otimização e porque isso será positivo para sua empresa, existem alguns termos e conceitos para o entendimento do assunto. Sendo assim, para entender como e porquê fazer, você irá, inicialmente, compreender o que esse tema abrange. Para isso, serão abordadas:

  • 3 formas de categorizar o estoque. Sendo elas: os tipos de estoque, o valor do estoque e ordem de uso; 
  • 5 conceitos que te ajudarão na otimização do estoque, sendo eles outros métodos de controle do estoque.

Categorização do estoque

Por tipos de estoque

Estoque é tudo o que você compra, armazena e utiliza para que sua empresa possa atender demandas de produção do mercado. Assim, é possível listar 4 tipos de estoque, e para exemplificar, suponha que você possui um fábrica de roupas:

  1. Consumíveis: material de papelaria, combustível para transporte de peça;
  2. Matérias-primas e componentes: prontos para produzirem algo, como os tecidos e linhas;
  3. Produtos acabados: prontos para serem vendidos, como uma peça de roupa;
  4. Semi acabados (WIP): bens que foram produzidos mas não finalizados; como as partes de uma camisa que ainda serão unidas para formar a camisa.

Por valor do estoque

Além da finalidade dos recursos, você pode categorizar o estoque da sua empresa pelo valor de cada item, sendo possível declarar até mesmo as formas de armazenagem de acordo com custo e disponibilidade no mercado que cada recurso apresenta.

Ao analisar esses custos, você pode, por exemplo, optar por uma organização que ofereça mais atenção e cuidado para itens de maior valor agregado. Assim, além de preservá-los, você pode manter sua equipe atenta para possíveis quedas de valor e promoções que podem ser aproveitadas.

Ainda, é possível ser estratégico em relação a itens de menor valor agregado também. A partir de um cálculo de demanda eficiente, você pode comprar em quantidades mais benéficas para empresa, e até rever a forma que eles estão sendo armazenados, a fim de economizar espaço e deixá-los em locais estratégicos do estoque.

Por ordem de utilização

Também podemos organizar o estoque segundo a ordem que os produtos entram ou saem do estoque, seguindo os conceitos PEPS e PVPS.

  • PEPS/FIFO – Primeiro que Entra, Primeiro que Sai: muito utilizada para plásticos injetados, papel e produtos de aço inoxidável, esta metodologia, a base são os produtos com prazo de validade indeterminado.
  • PVPS/FEFO – Primeiro que Vence, Primeiro que Sai: essa é utilizada para produtos que possuem data de validade, sendo que os com prazos mais próximos ao vencimento precisamos utilizar primeiro.

Conceitos da otimização de estoque

Métodos de Controle de Estoque

Para definir e decidir alterações a serem feitas no estoque, existem alguns métodos que podem te auxiliar. Sendo assim, facilitarão suas decisões relacionadas a quando comprar, em qual quantidade, e como armazenar.

Não é necessário se prender a apenas um método, você pode analisá-los e compreender quais você pode usar em conjunto para maximizar os benefícios dessa ação.

Estoque mínimo e revisão de estoque

Após definir o estoque mínimo a ser mantido pela empresa, você analisa e quando atinge esse estoque, o reorganiza para melhor aproveitamento. Assim, a revisão consiste justamente em definir periodicidade de análise, seja para reposição ou reorganização do estoque.

Just in Time

Recomendamos para manutenção de um estoque mínimo, para empresas que desejam trabalhar sob demanda e com o menor estoque possível. Mas, cuidado, essa estratégia, embora economize espaço e reduza desperdícios, pode deixar sua empresa sem matéria prima. Portanto, recomenda-se que o cálculo de demanda seja bem feito e que utilizemos periodicamente.

Se possível, utilize um software para te auxiliar a calcular e gerir a demanda e o estoque da empresa.

Curva ABC

Nesse método consideramos o giro, faturamento empresarial e lucratividade gerada para elencar os produtos. Dessa forma, um dos principais benefícios da Curva ABC é o aumento do conhecimento sobre o que ocorre no estoque, como o giro se comporta e como isso se relaciona com a lucratividade gerada em fases diferentes. A Curva gera 3 categorias de produto, sendo elas:

  1. Primeiro tipo (A): 20% dos produtos e 80% do valor do estoque;
  2. Segundo tipo (B): 30% dos produtos e 15% do valor do estoque;
  3. Terceiro tipo (C): 50% dos produtos e 5% do valor do estoque.

Curva ABC 

Fonte da imagem: Farmacon Jr

Giro de estoque

Calculamos por meio da identificação do fluxo de mercadorias. Portanto, consegue auxiliar a análise da evolução da produção e parâmetros para lucratividade. Assim, para calcular o giro, siga os seguintes passos:

  1. Defina o número de vendas anuais
  2. Encontre o número armazenado simultaneamente
  3. Divida número de vendas por número armazenado (é o número de giro anuais)
  4. Divida 365 (dias) pelo número de giros encontrados (é o prazo do giro)

Por exemplo: sua empresa vende 15 mil camisas por ano, e armazena 1,5 mil simultaneamente. O resultado é 10 giros anuais a cada 37 dias, em média.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é conhecido pela aplicação que permite planejar e melhorar processos constantemente. Sendo assim, utilizando outros métodos em conjunto, é possível elaborar o planejamento de estoque (P), executar as ações e otimizações planejadas (D), coletar e analisar resultados gerados (C) e atualizar o planejamento criado (A).

Fonte da imagem: DOX Planejamento

Como mencionado anteriormente, você não precisa se prender a apenas um método ou conceito. Assim, o melhor é analisar e traçar uma estratégia individualizada para sua empresa. Você pode contar com todas as ferramentas necessárias para uma boa gestão do estoque.

Mas afinal, por que você implementaria uma otimização no estoque da sua empresa? Já pensou em economizar recursos, minimizar perdas e obter mais lucros? Saiba que esses são alguns dos benefícios de implementar uma gestão de estoque eficiente e estratégica na sua empresa.

Por que otimizar o estoque de uma empresa?

Após saber os conceitos e entender mais sobre estoque, otimização e gestão, você pode estar se perguntando quais benefícios você pode obter ao implementar essas metodologias e teorias. Sendo assim, saiba alguns benefícios que otimizar o estoque podem trazer para sua empresa:

Evitar atrasos e vendas perdidas

Sem uma gestão adequada do estoque, sua empresa pode passar por momentos de alta demanda e baixo estoque. Dessa forma, acaba tornando necessário a aquisição de recursos a um preço menos competitivo, ou até mesmo a recusa da venda. 

Minimizar desperdícios

Ao montar um estoque sem estratégia, é comum que a empresa compre muito sem necessidade, e, com isso, alguns recursos passam da validade ou até são danificados no estoque. Sendo assim, isso gera um desperdício financeiro e diminui a lucratividade da empresa. 

Leia mais sobre os desperdícios em linha de produção no conteúdo 8 desperdícios comuns que podem estar afetando o rendimento da sua empresa.

Maior controle dos recursos

Já efetuou uma compra por não saber que tinha aquele produto em um estoque? Já precisou realocar um funcionário para que ele organizasse o estoque em um momento de urgência? Saiba que ter uma boa estratégia de gestão de estoque pode evitar essas situações e deixar seus recursos mais visuais e organizados.

Redução de custos

Controlar seu estoque exige menos custo para ser gerido, menos mão de obra para organização e limpeza, e, como já citamos, evita desperdícios de recursos.

Reposições mais estratégicas

Se você conhece suas demandas e tem controle do estoque, você consegue gerar análises para realizar compras em momentos estratégicos. Sendo assim, você consegue encontrar ofertas melhores, substituir marcas se necessário, armazenar os produtos certos e planejar reposições.

Esses são alguns dos benefícios que você pode conquistar ao traçar estratégias para otimizar a gestão de estoque da sua empresa. E agora que você já sabe dos benefícios e principais conceitos, é hora de entender como colocar essa otimização em prática.

Como implementar na sua empresa

Para otimizar ou controlar melhor seu estoque, existem alguns passos e dicas que podem te ajudar. Lembre-se que não basta apenas ler sobre o assunto, é preciso se planejar e priorizar o objetivo para alcançá-lo.

Analise seu estoque

Como apresentamos, existem formas que te ajudam a categorizar seu estoque de acordo com diversas características. Sendo assim, um dos principais passos é encontrar a melhor forma de categorizar seu estoque: por tipo, por valor, por ordem de uso.

Independente da escolha de categoria, é importante que você mantenha uma categorização estratégica para sua empresa. A partir disso, você conseguirá gerar análise e encontrar pontos de melhoria na forma atual como você gere seu estoque.

Analise a demanda do mercado

Apenas conhecer as informações internas da sua empresa não garante um controle de estoque eficiente. Isso ocorre porque o bom desempenho da produção também depende de condições externas. Por isso, é fundamental analisar fatores como demanda sazonal, tendências de mercado, variações econômicas, alterações no perfil do público-alvo e alterações na logística de fornecedores.

Tentar acertar a quantidade de estoque necessário baseado em achismos pode trazer danos para sua produção. Assim, certifique-se que o cálculo de previsão de demanda da sua empresa se baseia em um histórico de vendas o mais completo possível.

Planeje reposições e análises futuras

Além de analisar as demandas de mercado e disposição do estoque atual, é necessário que você planeje reposições e momentos em que você analisará os resultados da sua gestão. Esse aspecto é importante porque apenas definir planos para otimizar seus estoques não será totalmente efetivo.

Dessa forma, você precisa definir uma periodicidade na qual você irá analisar valores, resultados, alterações e pontos críticos do estoque. Dessa forma, você manterá a gestão constantemente eficiente e atendendo às necessidades da linha de produção.

Aposte em ferramentas de controle

Existem diversas ferramentas que automatizam o controle de estoque. Elas podem ser softwares para empresas em geral, por exemplo, ou mesmo ferramentas construídas especificamente para controlar o seu estoque. Em ambos casos, ter uma ferramenta vai te ajudar a economizar tempo. Além disso, torna sua empresa mais tecnológica e menos aberta a erros.

Portanto, reserve um tempo para analisar as opções que o mercado fornece e escolher uma que se adeque às suas necessidades.

Dica bônus

Você já compreendeu do que se trata a otimização de estoque, quais conceitos ela envolve e como colocar isso em prática. Para finalizar o conteúdo, esse resumo de conceitos pode te ajudar a compreender melhor como todos os conceitos estão correlacionados.

Fonte da imagem: Tecnologística

Se você deseja uma produção mais eficiente, com menos custos e mais organização, aposte em otimizar o estoque da sua empresa. Essa passo é super importante para quem deseja se destacar no mercado, tornar a empresa mais competitiva e possuir um controle mais eficiente sobre tudo o que ocorre na linha de produção.

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