Otimizar processos e torná-los mais visuais é uma constante demanda de organizações que estão em processo de crescimento. Se a sua empresa está passando por esse desafio você precisa conhecer o que é SIPOC.
Você já ouviu falar nessa ferramenta? Sabe o que é SIPOC e como ela pode auxiliar o entendimento dos seus processos?
Se a sua resposta foi “não”, esse artigo foi escrito para você!
Se você já sabe o que é SIPOC mas gostaria de aprofundar seus conhecimentos na ferramenta, pode ficar a vontade. No artigo de hoje – além de explicar o que é SIPOC – também vamos dar um exemplo completo dessa ferramenta aplicada.
Boa leitura!
O que é SIPOC?
SIPOC é uma sigla formada pelas cinco partes dessa ferramenta: supplier (fornecedores), input (entradas), process (processo), output (saídas) e customer (clientes).
A ferramenta busca melhorar o entendimento dos processos, definindo suas partes principais. Quando não se entende a fundo o processo, torna-se impossível gerenciá-los.
Por isso, a SIPOC se mostra uma ferramenta adequada para aqueles que buscam o entendimento dos processos e sua posterior otimização.
Como já dissemos, cada letra da palavra SIPOC se refere a uma parte dessa ferramenta. Por isso, explicaremos a seguir o que significa cada uma delas:
- Supplier: são os fornecedores do processo, ou seja, aqueles que são responsáveis por disponibilizarem as entradas do processo.
- Input: são as entradas do processo, ou seja, tudo que entra no processo de uma forma e sofre uma modificação para ser transformado em saída.
- Process: é qual processo que está sendo analisado no SIPOC. Vale lembrar que o nome de um processo deve ser um verbo no infinitivo + complemento (ex.: realizar limpeza da agência).
- Output: são as saídas do processo, ou seja, tudo o que sai do processo após sofrer uma modificação.
- Customer: é o cliente do processo, ou seja, o beneficiado com a realização daquele processo.
Agora que você entende cada parte da SIPOC, vamos mostrar como utilizar essa ferramenta na sua empresa.
Como utilizar a ferramenta SIPOC?
Utilizar a ferramenta SIPOC nos seus processos não é algo muito difícil de se fazer, a ferramenta é bem simples e fácil de se usar.
Para facilitar ainda mais o entendimento, vamos dividir por etapas o nosso tutorial de como utilizar SIPOC.
1º passo: escolha o programa que você utilizará
Para preencher os dados do processo que será analisado é preciso utilizar um programa “editável”. Nós recomendamos o Excel, que é um programa completo e que muitas pessoas tem acesso.
Dessa forma, você pode fazer um único padrão no programa para utilizar em vários processos distintos. Vale lembrar que se não quiser utilizar um programa eletrônico para isso, essa ferramenta também pode ser feita à mão.
Seu padrão de SIPOC deve seguir o seguinte formato:
2º passo: entenda o objetivo do processo e defina o nome dele
O próximo passo é definir qual processo está sendo analisado. Qual é o objetivo dele? Com que finalidade ele existe?
Como já falamos anteriormente, o nome do processo deve seguir o padrão: verbo no infinitivo + complemento, assim a nomenclatura fica clara e objetiva.
Aqui também é a hora de definir o início e o fim do processo, que será imprescindível para a etapa seguinte.
3º passo: defina as macro-etapas do processo
Aqui devem ser definidas as principais atividades do processo e a ordem em que devem ser feitas. É como se fosse um mapeamento de processo só que mais simples e resumido.
Devem ser especificados de quatro a cinco etapas principais para aquele processo, de forma que os envolvidos consigam ter noção do todo e não apenas das pequenas tarefas.
4º passo: defina as entradas e saídas do processo
Para entender bem o processo, é preciso saber exatamente quais são as entradas e saídas dele, e isso deve especificado no seu formulário de SIPOC.
As entradas referem-se a tudo aquilo que entra no processo a fim de sofrer uma modificação; e as saídas referem-se ao que sai do processo após modificação.
5º passo: especificar o cliente do processo
O cliente é aquele que é beneficiado com o processo. Não confunda o cliente do processo com o cliente da empresa, nem sempre esses são a mesma pessoa.
Existem casos em que o cliente do processo também é o cliente da marca, no entanto, em outros casos, o cliente do processo pode ser um departamento, um diretor até o próprio fornecedor.
É preciso analisar processo por processo para saber quem é o cliente de cada um.
Exemplo de SIPOC aplicado
Para auxiliar sua visualização de como essa ferramenta pode ser usada na prática, vamos dar um exemplo desenvolvendo cada um dos passos.
Nosso exemplo será o seguinte: todo dia você é responsável por fazer o arroz para o almoço da sua casa. Se a gente for mapear esse processo utilizando SIPOC, teremos:
- Definição do programa: excel;
- Definição do processo: fazer arroz para o almoço;
- Fornecedor: supermercado, companhia de energia, companhia de água;
- Macro-etapas: comprar o arroz, o óleo e o tempero -> medir a quantidade de arroz -> refogar o arroz com o óleo e o tempero -> colocar água no arroz para cozinhar -> desligar o fogo quando ficar pronto; 35
- Entradas: arroz cru, água, tempero, óleo;
- Saídas: arroz cozido;
- Cliente: aqueles que vão comer o arroz;
A importância de se entender bem os processos da empresa
Processos são indispensáveis para empresas que querem se consolidar no mercado e crescer. Isso porque sem processos bem definidos a tendência é que o fluxo de trabalho se perca, gerando problemas.
Dessa forma, mapear processos e gerenciá-los se torna parte primordial da gestão da organização e, acredite, isso não deve ser preocupação só dos gestores.
Um líder que tenta fazer um mapeamento de processos e pensar em otimizações sozinho certamente não terá os insights necessários para entregar essa demanda com primor.
Isso porque uma empresa é feita de pessoas e por pessoas. E, por isso, todos os envolvidos devem entender o que é processo, o que é SIPOC e porque essa ferramenta está sendo utilizada no mapeamento das suas tarefas, para que assim possam pensar juntos em forma de tornar o processo mais efetivo.
Para saber mais sobre mapeamento de processos, clique aqui.
Agora que você já sabe o que é SIPOC, que tal aumentar suas possibilidades de ferramentas que auxiliam os processos? Conheça o diagrama de tartaruga e como ele também pode ser aplicado nos processos da sua empresa.
