Também conhecido por “Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming”, o ciclo PDCA é uma ferramenta de gerenciamento utilizada para promover melhorias contínuas nos procedimentos de produção. Utilizando um circuito composto por quatro etapas ou ações:
- Plan — planejar;
- Do — fazer;
- Check — checar;
- Act — agir.
Neste artigo você verá:
- Origem do Ciclo PDCA
- Por que utilizar o Ciclo PDCA?
- Como executar o PDCA?
- Quais são as maiores dificuldades na utilização do PDCA?
- Como implementar o PDCA na sua empresa hoje?
As ações desse ciclo podem ser desdobradas em infinitas outras ações menores dentro de cada fase, desde que seja respeitada a ordem do ciclo PDCA no processo todo.
Mas antes de sabermos como aplicar, de fato, no seu negócio, vamos entender melhor como surgiu essa metodologia?
Origem do Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA foi criado pelo físico e estatístico Walter A. Shewhart, que dedicou sua carreira ao controle de qualidade na indústria. Walter defendia que um processo industrial sob controle deveria seguir três passos específicos: especificação, produção e inspeção.
Sua ideia foi baseada no método científico clássico de Francis Bacon, que inclui as etapas de hipótese, experimentação e avaliação. Quem diria, não é mesmo?
Em 1938, o físico W. Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade moderno, descobriu os estudos de Shewhart e passou a trabalhar em conjunto com ele.
Dessa parceria de longa data, nasceu o ciclo PDCA como conhecemos hoje, originalmente chamado de “ciclo de Shewhart”.
Ali foram definidas as etapas Planejar, Executar, Verificar e Agir, que consolidaram uma das ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas. E quais são os benefícios para as organizações ao utilizar o ciclo PDCA?
Por que utilizar o ciclo PDCA?
Entre as inúmeras vantagens de aplicar o PDCA nos procedimentos de produção da empresa, podemos citar os principais como:
- Otimização de diretrizes de controle;
- Envolvimento da equipe (gestores e colaboradores);
- Aceleração e aperfeiçoamento de atividades;
- Identificação de problemas e suas causas-raiz;
- Integração de etapas produtivas;
- Aprimoramento contínuo de processos.
No próximo tópico, mostraremos como executar o ciclo PDCA em seu negócio. Influenciando positivamente o planejamento estratégico e na evolução dos processos!
Como executar o PDCA?
Planeje (Plan)
Não existe uma empresa que funcione bem com um time desalinhado, certo? Sabendo disso, a primeira sugestão proposta no modelo é: planeje!
Convoque sua equipe para discutir o principal, por exemplo: modelos de funcionamento operacional, tipos de erros constantes no dia a dia e as possíveis soluções imaginadas.
O primeiro passo desse planejamento deve ser a identificação do problema. Analise o panorama da sua empresa e defina qual é o principal desafio que precisa ser diagnosticado. Nesse momento, o ideal é que o gestor reúna a equipe e incentive um brainstorming para ter uma visão mais abrangente de diferentes pontos de vista.
Em seguida, é preciso analisar e entender como esse problema é perpetuado dentro da organização. Isso será importante para entender quais são as ferramentas necessárias para resolver o problema identificado.
Por último, é necessário elaborar um plano concreto para corrigir o problema, atrelado a um cronograma, com papéis e responsabilidades de cada membro da equipe bem definidos.
Para facilitar o processo, separe uma lista de questionamentos que considere os tópicos que abranjam desde os processos que apresentam problemas até o tipo de meta que sua empresa quer atingir.
O objetivo final dessa etapa é levantar e analisar informações para construir um plano de ação sólido, eficiente e baseado em dados reais, que tenha objetivos e metas.
Faça (Do)
Não adianta nada ter um bom plano de ação apenas no papel, é preciso colocá-lo em prática! Essa é a parte mais importante de todo processo, pois é aqui que você verá se sua parte de planejamento foi realmente bem executada.
Desenvolva o time para que a execução do plano de ação tenha resultados e defina KPIs (KPI é a sigla para o termo em inglês Key Performance Indicator, que significa indicador-chave de Desempenho) claros na sua execução e para posterior acompanhamento dos resultados.
Programe-se para implementar as mudanças aos poucos, como já diz aquele ditado: a pressa é inimiga da perfeição. O ideal é que você dedique tempo para acompanhar de perto tudo que está sendo feito. Sempre lembrando em manter o foco total no plano e seus objetivos!
Cheque (Check)
Você acertou no plano de ação? Quais foram as melhorias? Tudo aconteceu de acordo com o planejado? As métricas e KPIs definidos para validar as melhorias foram bem construídos?
Essas são algumas das perguntas que você deve responder nessa fase. Aqui, a ideia é analisar a eficácia das soluções e avaliar o que deu certo e o que pode melhorar.
Metodologias como BSC (Balanced Scorecard) e outras metodologias de acompanhamento de metas podem ser usadas e/ou adaptadas para esse acompanhamento dos resultados.
Dependendo de como for, você já pode incorporar ideias para melhorias, conforme os resultados obtidos. Lembre de guardar todos as informações que conseguir nesse primeiro momento, pois elas serão utilizadas no próximo passo!
Aja (Act)
É nesse momento que surge o questionamento mais comum: “o que farei com todos esses dados?” Eles serão inseridos como referência para voltar à fase 1, o “planejar”. Nada mais justo em uma metodologia de melhoria contínua, certo?
“Então quer dizer que eu voltarei para o começo do PDCA?” É isso mesmo.
No entanto, não basta apenas jogar os dados para a fase 1, você também deve certificar-se de que as soluções estão acabando com os problemas. Ou seja, é preciso analisar se eles estão fazendo sentido com a estratégia e quais estão os efeitos colaterais.
Conforme os principais gargalos vão desaparecendo, você será capaz de enxergar novos pontos passíveis de aperfeiçoamento. Quanto mais o ciclo gira, mais indícios você ganha de que o processo de melhoria contínua está acontecendo de forma constante.
Quais são as maiores dificuldades na utilização do PDCA?
Os maiores desafios na implementação do PDCA estão relacionados à especificação dos problemas e no correto desdobramento das metas. Em um um ambiente complexo e cheio de variáveis é muito fácil que a equipe perca o foco e o real problema não seja tratado.
Um PDCA bem feito procurará observar sempre os indicadores da operação para garantir que as ações tomadas sejam de fato efetivas. Se os indicadores que estarem avaliando fatores errados, o real problema não será resolvido e o ciclo nunca se fechará.
Para que o PDCA funcione direito, o problema precisa ser bem especificado e os indicadores bem escolhidos, caso contrário, a gestão manterá os mesmos desafios ano após ano.
Como implementar o PDCA na sua empresa hoje?
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