Já falamos sobre algumas outras ferramentas que facilitam a gestão da sua empresa, como a 5W2H. PDCA, SWOT, mas hoje nós vamos falar sobre a Matriz GUT.
É muito comum ver as empresas terem tantas demandas e processos, que acabam possuindo uma má gestão do todo, se não tiverem a devida atenção da equipe.
Para melhorar a qualidade desses processos, podemos contar com algumas ferramentas que ajudam a definir prioridades e solucionar problemas que podem surgir durante a sua trajetória.
Muitas tarefas a se fazer, pendências a serem resolvidas e, nesses momentos, a dúvida sobre o que fazer primeiro costuma surgir com bastante frequência.
Neste artigo vamos te apresentar o que é e como colocar em prática a Matriz GUT, uma ferramenta que vai te ajudar consideravelmente a organizar seu planejamento estratégico. Boa leitura!
O que é a Matriz GUT?
Para iniciarmos a nossa conversa, “GUT” é uma abreviação de três palavras: Gravidade, Urgência e Tendência. Essas são as três principais variáveis usadas para determinar se sua gestão de projetos precisa priorizar algo em específico.
Gravidade: indica o impacto do problema no pessoal relacionado, ou seja, analisando a gravidade do problema. Ela varia de 1 a 5:
- Sem gravidade;
- Pouco grave;
- Grave;
- Muito grave;
- Extremamente grave.
Urgência: indica o momento em que o problema pode ser resolvido. Quanto maior a urgência, menos tempo leva para resolver o problema. A urgência também varia de 1 a 5:
- Pode esperar;
- Pouco urgente;
- Urgente e merece atenção a curto prazo;
- Muito urgente;
- Tão urgente que exige uma tomada de atitude imediata.
Tendência: consiste no potencial de desenvolvimento do problema, ou seja, a possibilidade de deterioração ao longo do tempo (caso não sejam tomadas medidas). A tendência dos problemas de diminuir ou desaparecer com o tempo também é considerada. Variando de 1 a 5:
- Não mudará;
- Vai piorar em longo prazo;
- Vai piorar em médio prazo;
- Vai piorar em curto prazo;
- Vai piorar rapidamente.
Dessa forma, esses valores são multiplicados resultando na pontuação de cada problema. Em seguida, coloca-se a lista em ordem decrescente de pontuação.
Quais vantagens em utilizar a Matriz GUT?
A principal vantagem do método GUT é que, independentemente do porte da sua empresa, é uma ferramenta muito simples e eficaz no processo de tomada de decisão.
Mesmo pessoas sem experiência em gestão de negócios podem alcançar bons resultados sem gastar muito tempo e energia.
Além disso, essa matriz também fornece muito suporte para outros métodos de gerenciamento, como o ciclo PDCA, a estrutura KANBAN e a análise SWOT.
Se você já estiver familiarizado com qualquer uma dessas ferramentas, pode adicionar GUT para tornar a gestão do seu negócio ainda mais eficaz!
Como montar sua matriz GUT?
Agora que você entende o que é essa matriz, é hora de aprender como colocá-la em prática. Vamos para o passo a passo?!
1) Liste quais são os problemas
Antes de começar, você precisa entender os problemas que precisam ser resolvidos na empresa. Liste todos os problemas, tarefas e itens que devem ser considerados na análise.
2) Defina a gravidade, urgência e tendência
Lembrando que…
Gravidade: é o impacto que aquele problema pode ter se não for resolvido;
Urgência: indica, de forma geral, quanto tempo você tem para lidar com a situação antes que ela saia do controle;
Tendência: reflete as chances de a situação piorar enquanto aguarda uma solução. Útil para fazer seu gerenciamento de riscos.
Com essa visão clara de quais são os problemas a serem resolvidos, liste esses fatores na matriz, junto ao problema correspondente.
3) Calcule o valor GUT
Para calcular o valor total na matriz GUT, basta multiplicar os valores de cada fator. Vamos supor um problema com Gravidade 2, Urgência 3 e Tendência 3 tem uma pontuação total de 18 (2 x 3 x 3).
Depois de pegar esses números, basta colocar cada problema em um ranking, do maior para o menor.
4) Monte os planos de ação
Nesse momento, você já terá uma boa ideia de quais devem ser suas prioridades. Com isso em mente, prepare os planos de ação que otimizem a solução de todas essas questões.
