Se você possui ou pensa em criar uma indústria, já percebeu que isso envolve a criação e manutenção de muitos processos. Os processos são várias etapas necessárias para que ocorra a transformação de um produto. Essas etapas são tarefas que envolvem colaboradores, insumos, maquinários e muito mais. No entanto, apenas criar e rodar processos, não garante que eles estão sendo executados da melhor forma possível.
Isso ocorre porque ao implementar um modo de fazer algo, você considerou algumas circunstâncias como contexto da sua empresa ou até mesmo exemplos externos. Entretanto, esses fatores mudam sendo influenciados!
Por isso, a atualização dos processos industriais é fundamental para a produtividade da sua empresa. Mas, antes de pensar em atualização, existe um passo que determinará a quantidade e a qualidade das mudanças necessárias ao seu processo: o mapeamento. Mapear é observar e estudar a ocorrência de processos, assim como as devidas consequências da execução de tais, os problemas e vantagens que eles apresentam.
Sendo assim, se você quer saber como fazer um mapeamento de processos eficiente na sua empresa, continue a leitura desse artigo!
Qual a importância de mapear os processos da sua indústria?
Antes de compreender como fazer um mapeamento, é preciso entender quais seus benefícios, e quais os impactos de não possuir processos mapeados na sua indústria. O primeiro benefício é a economia: sabendo o que é necessário em uma produção, é possível entender onde desperdícios ocorrem.
O segundo benefício é facilitar integração e treinamento de funcionários, visto que possuindo em mão todos os processos que ocorrem na produção, você consegue repassar mais facilmente as informações e estabelecê-las com mais clareza.
Além desses, podemos citar o crescimento da produção graças a possibilidade de melhoria contínua, diminuição do tempo de produção e maiores índices de satisfação do cliente final. Sendo assim, você pode perceber que mapear processos traz como principal benefício a eliminação de falhas. Essas falhas, ou gaps, prejudicam a sua produtividade industrial e seus resultados.
Então, o impacto de não mapear processos é justamente conviver com falhas e adquirir novas com o tempo, o que irá diminuir progressivamente seu lucro, confiabilidade de mercado e qualidade de produto.
Mas afinal, compreendeu a necessidade de mapear processos e quer saber como fazer? Agora você irá ler alguns passos para mapear seus processos e encontrar as falhas que estão te impedindo de crescer no mercado de indústrias!
Passos essenciais para mapear os processos e encontrar falhas
Compreenda quais processos são necessários para a produção da sua empresa
Para fazer um mapeamento adequado, você precisa saber onde começa a produção e onde termina. Se você trabalha com vários produtos, é possível que o mapeamento exija um alto nível de detalhamento. Se for o caso, priorize os produtos que representam a parte mais substancial do faturamento da empresa.
Ao buscar informações sobre os processos, se atente a departamentos que podem influenciar diretamente a produção, por exemplo: se sua empresa precisa que o financeiro libere a produção mediante pagamento do cliente, o departamento financeiro influencia na produtividade e precisa entrar no mapeamento.
Utilize a ajuda de colaboradores para compreender as falhas
Além de compreender departamentos envolvidos, lembre-se de utilizar a ajuda de seus colaboradores para o mapeamento. Isso é muito importante pois eles lidam diretamente com os processos, e podem já reconhecer falhas que estão atrapalhando a produção
Por isso, lembre-se de coletar opiniões e levá-las em consideração para determinar falhas. E, não se prenda apenas a coletar informações! Incentive seus colaboradores a informar dificuldades no processo sempre que encontrarem problemas relevantes. Dessa forma, você poderá manter sua análise atualizada sem precisar de entrevistas constantes.
Estabeleça seus objetivos para o mapeamento
Quando estiver fazendo o mapeamento, você deverá saber o objetivo. Pode ser que você já tenha pensado nessa informação desde o início, mas se não for o caso, esse é um momento interessante para definir.
Isso porque ao ouvir depoimentos e analisar os processos, você certamente irá notar falhas que não havia percebido anteriormente. Então, é hora de se perguntar: qual o objetivo de fazer esse mapeamento? Qual a principal mudança que desejo fazer na indústria? Qual falha é a mais preocupante? Essas são algumas das perguntas que você pode se fazer para descobrir seu objetivo.
Busque compreender todo o contexto envolvido
Ao definir seu objetivo, você deverá não só analisar processos internos, mas olhar para o contexto que influencia os processos. Para facilitar a compreensão, observe esse exemplo:
Uma empresa que trabalha produzindo giz para quadro negro percebe um alto índice de retrabalho pois o produto esfarela com muita frequência em fases finais do processo. Percebendo isso, o gestor realiza um mapeamento interno de processos mas percebe que todos os processos estão sendo realizados de acordo com o manual. Com um olhar mais aprofundado, ele percebe que houve uma mudança de fornecedor de uma matéria prima essencial à produção em razão da busca por um insumo mais barato. Então, é hora de avaliar: o insumo mais barato compensa o retrabalho e desperdício causado pelo esfarelamento? Como isso impacta na experiência do cliente final? Existe alguma mudança no processo capaz de evitar o esfarelamento usando o insumo mais barato?
Nesse exemplo, você pode perceber que os processos internos nem sempre são o problema, mas podem se tornar solução quando você encontra a raiz do problema!
Procure referências externas
Além de utilizar seus colaboradores e estudar seus departamentos, você deve procurar referências externas para buscar soluções e inspiração no mapeamento dos seus processos. Outro ponto é que referências externas vão te dar uma visão nova sobre o seu setor e as inovações que surgem nele.
Para isso, você pode fazer uma análise de concorrência, realizar pesquisas ou, caso busque um mapeamento mais profissional, contratar uma consultoria em mapeamento e otimização de processos. Para conhecer um exemplo de consultoria na área, conheça o case do Armazém do Porto clicando aqui.
Crie documentos necessários para entender os processos completos
Após compreender como os processos da sua empresa são executados, você precisa colocar no papel! Isso irá garantir uma boa gestão do conhecimento e te permitirá ver o processo por completo.
Valide o mapeamento feito
Além de criar o documento, você precisa ter certeza de que ele é verossímil com a realidade. Por isso, novamente utilize seus colaboradores e valide se o que você mapeou é, de fato, o que ocorre na empresa. Caso necessário, faça mudanças que tornem o mapeamento mais parecido com o processo real.
Crie planos para realizar mudanças e faça testes
Para finalizar, apenas mapear seus processos não garante mudanças na execução deles. Então, utilizando as informações coletadas e focando no objetivo estabelecido, você deve criar planos e metas que irão mudar detalhes na produção, e em consequência, melhorar os indicadores.
Mas, não sabe como criar planos eficientes para melhorar a produtividade da sua empresa? No próximo tópico você receberá uma dica bônus para estabelecer planos funcionais e corrigir falhas na sua empresa!
Dica bônus: como criar planos de ação para melhorar o desempenho da sua empresa?
Criar planos de ação eficientes é parte fundamental para realizar mudanças na sua empresa. Eles são compostos por responsáveis e objetivos claros, e precisam ser analisados com o passar do tempo.
Para elaborar bons planos de ação, você precisa ter em foco o objetivo, e usar boas ferramentas. Um exemplo delas é o 5W2H, uma matriz que indica várias informações sobre cada plano. Além disso, você pode mesclar essa ferramenta com OKRs: um método para determinar metas que indicam a aproximação com os objetivos determinados. Abaixo você poderá baixar uma planilha com essas ferramentas, contendo um exemplo já descrito.
Clique aqui para acessar a planilha.
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Quer saber mais sobre mapeamento industrial e entender qual a melhor solução para sua empresa? Fale com um de nossos especialistas e continue conferindo nossos artigos!
Autora: Luísa Menezes, estudante de engenharia de produção, coordenadora de comunicação do EMEJ 22 e estagiária na área de gestão empresarial.
