Kaizen refere-se à filosofia de melhoria contínua, de uma forma geral. Seja no âmbito pessoal, familiar, social ou empresarial. Sabe aquela frase: “ser hoje melhor do que ontem e amanhã melhor do que hoje”? Pois então, é a melhor definição para a metodologia. Para entender melhor o que é Kaizen, como essa metodologia funciona e como colocá-la em prática, continue lendo este artigo.
O que é Kaizen?
Na esfera empresarial, a metodologia proporciona aquilo que toda empresa busca: redução de custos e aumento de produtividade. O Kaizen é uma cultura aplicada em muitas empresas de todo o planeta, como as automobilísticas Toyota e Porsche.
O surgimento do conceito de Kaizen é efeito da Segunda Guerra Mundial. Naquela época, o Japão estava devastado, enfrentando grandes dificuldades na economia, decorrentes das perdas na guerra. Paralelo a isso, os sindicatos lutavam por melhores condições de trabalho, que eram precárias na época.
E, para se reerguer, o governo japonês deu início a uma série de estudos e ações. Foi neste momento que a filosofia de melhoria contínua foi colocada em prática. O objetivo dos japoneses era produzir mais, utilizando menos, portanto eles passaram a trabalhar pensando na qualidade do processo.
Segundo o professor japonês Masaaki Imai, considerado pai do método em questão, “em japonês, Kaizen significa melhoria contínua. Esta palavra sugere uma melhoria que envolve a todos, tanto gerentes, quanto operários, inferindo também o significado de baixas despesas.
A filosofia Kaizen sugere que a nossa maneira de viver, tanto no ambiente profissional quanto no pessoal, deve estar focada em um esforço constante de melhoria.” Além disso, Masaaki ressalta que essa é uma metodologia que não se concentra nas elites, exigindo o envolvimento de todos os colaboradores da empresa.
Diversas indústrias japonesas aplicaram a metodologia Kaizen para se tornarem mais competitivas e passaram a ser referência no mundo todo.
Kaizen: quais os seus objetivos
Um importante objetivo que faz com que o Kaizen seja implantado, é identificar e eliminar os desperdícios existentes. Sejam em processos produtivos, manutenção de máquinas, produtos novos e em processos administrativos de alguma organização.
De acordo com a ideologia, é sempre possível otimizar algum coisa e, por isso, é importante implementar alguma melhoria diariamente na empresa. Além disso, o Kaizen aposta no método de mudança gradual, visto que as mudanças quando são bruscas podem desequilibrar a estrutura da empresa.
Para a metodologia, a satisfação do trabalho é consequência da implantação de três pilares: estabilidade financeira e emocional dos funcionários, clima organizacional agradável e ambiente simples e funcional. É por isso que o sistema Kaizen visa:
- Obtenção de lucro para a empresa;
- Cultura participativa dos funcionários;
- Melhorias ditadas pela necessidade;
- Eliminação dos desperdícios;
- Satisfação dos clientes;
- Melhoria na competitividade;
- Resolução dos problemas com mais rapidez;
- Melhores equipes.
Como funciona o método?
O método Kaizen pode ser aplicado em qualquer empresa, independente do tamanho ou da quantidade de funcionários.
Além disso, acredita-se que para melhorar, é preciso do envolvimento e do comprometimento dos funcionários com a organização e vice-versa. E quando o Kaizen defende o fato de que é preciso envolver todos os funcionários, ele reconhece que eles são um dos ativos mais valiosos da determinada organização.
É por isso que o Kaizen ultrapassa o âmbito de ideia ou filosofia, ele é uma verdadeira cultura organizacional.
A metodologia funciona com base em alguns mandamentos, como:
- O aprendizado surge na prática;
- Eliminação de todo desperdício;
- Importância do engajamento de todos os colaboradores no processo de melhoria;
- Aumento da produtividade com base em projetos que não exijam grandes investimentos financeiros;
- Aplicabilidade da metodologia em todos os setores da indústria;
- Divulgação de todas as melhorias como forma de motivação para a equipe e para haver uma comunicação transparente;
- Foco das ações nos setores com maior necessidade;
- Prioridade de melhoria para as pessoas que trabalham na empresa, através de orientação pessoal, trabalho em equipe, etc;
- Melhoria dos processos como objetivo único.
União de Sistemas
Apesar da sua funcionalidade, o Kaizen não deve ser aplicado na empresa de forma isolada. Sendo assim, os resultados não serão tão satisfatórios. Por isso, é recomendado que haja um sistema de produção enxuta bem estruturado.
Existem dois sistemas que podem ser usados como forma de apoio ao Kaizen, caso o objetivo seja melhorar a produtividade da organização de forma geral. São eles:
- Just in Time;
- Manutenção Produtiva Total (TPM)
Os resultados gerados pela junção das funcionalidades do Kaizen, Just in Time e Manutenção Produtiva Total (TPM), além da união com um sistema de qualidade, geram uma melhoria excepcional para a organização.
Aplicabilidade do Kaizen na prática
O método é aplicado em uma organização através do Evento Kaizen. É um programa de melhoramento contínuo, com foco no trabalho em equipe, que é dividido em três etapas:
- Identificar onde aplicar as melhorias
- Montar o time do evento
- Executar o evento Kaizen
Etapa 1: Identificar onde aplicar as melhorias
É recomendado que a aplicação comece nos setores que promoverão um maior retorno financeiro para a empresa. Processos que precisam de soluções urgentes e que podem gerar mais lucro para a organização são bons exemplos.
Etapa 2: Montar o time do evento
Esta etapa é para definir quais pessoas serão responsáveis por colocar o projeto em prática. O ideal é que seja uma equipe multidisciplinar e com autoridade.
Etapa 3: Executar o evento
Depois de concluídas as duas primeiras etapas, é hora de colocar a metodologia em ação. Porém, lembre-se: é importante que haja um planejamento de todos os momentos para que tudo esteja bem alinhado.
O planejamento e a execução do evento, segue um formato padronizado, obedecendo ao ciclo PDCA, que auxilia na resolução de problemas.
Com o evento Kaizen, será possível criar um plano de ação. É essencial que os líderes façam um acompanhamento das tarefas.
Porém, vale lembrar que a implementação do método Kaizen, é recomendada para aquelas empresas que estão preparadas para recebê-lo.
Por exemplo, quando a empresa tem uma direção autoritária ou centralizadora não é muito viável a aplicação, visto que é preciso uma integralização dos funcionários com os diretores.
Por fim, vale lembrar que, para melhorar não basta só querer, é preciso bastante esforço contínuo. Ou seja, grandes resultados são as consequências de pequenas mudanças acumuladas ao longo do tempo. A metodologia Kaizen é uma filosofia, por isso, uma vez que ela é adotada, é necessário que ela seja incorporada na empresa.
