Em uma sociedade moderna como a nossa, o tempo é um recurso precioso. Não é à toa que “correr contra o tempo” é uma das frases mais utilizadas por nós. Assim, administrar e utilizar o tempo existente em prol do melhor desempenho de uma equipe cooperativa é uma estratégia muito benéfica para aqueles que almejam sucesso.
Sendo assim, explicaremos a seguir o que é a gestão de tempo, sua importância, e listaremos 8 táticas para aprimorá-la e melhorar o desempenho do seu time a partir dos seguintes tópicos:
- O que é Gestão de Tempo e qual a sua importância?
- 8 táticas para aprimorar a gestão de tempo e melhorar o desempenho do seu time
- Conclusão
O que é Gestão de Tempo e qual a sua importância?
O tempo é, sem dúvidas, um dos recursos mais importantes para as empresas. Isso porque ele está diretamente ligado aos conceitos de eficiência, produtividade e efetividade, afetando diretamente todo o processo de trabalho e gestão de um dado negócio, independente do porte do mesmo.
Assim como com outros recursos (como os financeiros, por exemplo), é fundamental que haja uma gestão efetiva do tempo para a sucessão e organização empresarial.
Dessa forma, a gestão do tempo surge como uma estratégia empresarial formada por um conjunto de técnicas e ferramentas capazes de melhorar o uso, a divisão e o direcionamento do tempo nos processos empresariais.
Assim, a gestão de tempo é importante para possibilitar que as empresas cumpram seus respectivos prazos e objetivos. Ela também aumenta significativamente a efetividade dos processos produtivos e evita que possíveis atrasos aconteçam.
Mas, apesar de ter maior aplicabilidade no campo dos negócios, a gestão de tempo também é necessária na vida pessoal, tendo em vista a necessidade de usar o tempo ao seu favor em sua rotina total.
A seguir, iremos mostrar táticas para aprimorar a gestão de tempo e melhorar o desempenho do seu time de colaboradores. Entretanto, nada impede que as dicas aqui dadas também sejam incorporadas a sua rotina individual.
8 táticas para aprimorar a Gestão de Tempo e melhorar o desempenho do seu time
Como visto anteriormente, a gestão de tempo é fundamental para propiciar a melhor utilização possível de um recurso tão desejado e escasso nos tempos atuais.
Para as empresas tal recurso é ainda mais importante, tendo em vista a necessidade do cumprimento rigoroso de prazos e planejamentos periódicos.
Por isso, separamos a seguir x táticas para aprimorar a gestão de tempo e melhorar o desempenho do seu time.
1. Faça um planejamento efetivo em sua gestão de tempo
O planejamento é essencial para toda e qualquer gestão, inclusive a de tempo.
Para fazer um planejamento de tempo efetivo, é necessário separar todas as pendências e planejar da melhor forma possível o tempo utilizado para realização das mesmas.
Nessa etapa, é importante considerar um acréscimo no tempo a ser destinado para as tarefas, tendo em vista a ocorrência de imprevistos e a possibilidade de cumprimento com maior facilidade.
Isso porque de nada adianta planejar uma série de atividades diárias e na prática a aplicação das mesmas ser inviável.
Por isso, planeje a utilização do tempo de forma inteligente, estratégica e aplicável para a realidade dos colaboradores envolvidos.
Além disso, faça o planejamento de forma simplificada para possibilitar o entendimento de todos os participantes do time, utilizando representações gráficas de compreensão fácil e efetiva.
2. Estabeleça prazos
Os prazos são o terror de muitos gestores, proprietários e colaboradores. Isso porque definir uma data e um horário específico para realização de tarefas pode gerar uma certa ansiedade nos envolvidos.
Mas, desde que haja planejamento e tempo suficiente para o cumprimento efetivo dos prazos, eles não deverão ser um problema.
Por isso, estabeleça prazos de acordo com as necessidades das tarefas, com o tempo existente para o cumprimento das mesmas e com menores chances de intercorrências e atrasos.
Para definir o tempo ideal, você pode fazer testes antecessores aos prazos, ou uma pesquisa geral do tempo necessário para o cumprimento de uma determinada tarefa.
Assim, será possível estabelecer os prazos de acordo com a realidade existente.
3. Estabeleça metas e objetivos
As metas e os objetivos são fundamentais para o desempenho geral do time.
Em relação a gestão do tempo, elas são importantes para manter o foco na realização das tarefas necessárias para o alcance das metas estabelecidas anteriormente.
Por isso, é importante não só estabelecer os objetivos gerais da empresa, mas também evidenciar todos eles ao seu time, relacionando-os com a utilização do tempo.
4. Defina tarefas prioritárias em sua gestão de tempo
Como bem sabemos, as demandas empresariais são o que ocupam todo o tempo do time.
Por isso, é importante definir as tarefas que são prioridade para que o cumprimento das mesmas ocorra antes de todas as outras.
Assim, é possível garantir a execução de todas as tarefas fundamentais até o prazo estabelecido, pois damos a devida importância de acordo com a prioridade definida.
Dessa forma, é criada uma ordem de realização de acordo com a urgência e a necessidade das atividades, garantindo que o seu time desempenhe sempre as mais importantes e evitando que haja perda de tempo com tarefas desnecessárias.
5. Faça agendamentos coletivos
Agendar os prazos, os eventos e as tarefas é fundamental para garantir que todos do time lembrem da necessidade de realização das mesmas.
Para agendamentos individuais, utilize agendas ou planners comuns. Entretanto, para agendamentos coletivos é interessante usar quadros próprios para isso, ou personalizar alguma ferramenta a sua escolha, como uma planilha corporativa compartilhada, por exemplo.
O importante aqui é conseguir tornar sempre visível uma agenda semanal ou mensal dos compromissos e seus respectivos dias, evitando assim que os colaboradores esqueçam de suas obrigações.
6. Analise a real necessidade de tarefas
Como a ideia da gestão de tempo é melhor direcionar a utilização deste recurso, é fundamental usarmos o tempo com práticas realmente úteis.
Por isso, analise a real necessidade das tarefas, excluindo da rotina empresarial as que forem desnecessárias ou possivelmente substituídas por tarefas mais efetivas.
7. Estabeleça pausas
Nem só de trabalho e produtividade vivem as equipes corporativas, e entender isso é fundamental para a saúde psicológica dos seus contribuintes.
Por isso, estabeleça pausas para descanso, as quais serão necessárias para restabelecer a criatividade e as condições fundamentais a realização efetiva de tarefas, que normalmente são prejudicadas com o cansaço decorrente do trabalho.
8. Evite as distrações
Hoje em dia, o uso de tecnologias na palma da mão é o mal de muitos processos corporativos, tendo em vista a facilidade da perda de foco e das distrações causadas pelos aparelhos celulares.
Por isso, é importante conscientizar os seus colaboradores acerca do uso desses aparelhos, implementando regras de utilização e evitando que o tempo designado para o trabalho seja perdido com distrações evitáveis.
Conclusão
Por fim, esperamos que as dicas dadas acima sejam úteis no seu dia a dia, seja ele pessoal, profissional ou ambos. Afinal, é fundamental garantir a utilização do tempo disponível na melhor forma possível, dentro das condições e necessidades existentes.
Isso garante a qualidade do processo de trabalho, fator fundamental para o sucesso de um negócio. Se deseja conhecer ainda mais estratégias capazes de garantir e assegurar a qualidade do seu negócio, clique aqui e você será redirecionado as nossas soluções.
