Administrar os custos gerados na produção e comercialização de produtos e serviços pode ser um desafio para as empresas, especialmente entre as que estão em processo de crescimento. Saber fazer um bom gerenciamento de custos pode ser a chave entre o aumento no faturamento e o prejuízo iminente.
Entender com clareza os custos gerados pela organização ajuda o gestor na hora de fazer seu planejamento financeiro, previsão de demanda e até na tomada de decisões.
Quando a organização não tem um gerenciamento de custos eficiente, o planejado acaba não entrando em acordo com a realidade, o que acarreta – além de prejuízos – problemas internos.
No artigo de hoje vamos explicar como garantir um bom gerenciamento de custos e permanecer num cenário propício para o progresso.
Mas primeiramente precisamos que você entenda no que consiste o gerenciamento de custos em empresas. Vamos lá?
O que é gerenciamento de custos?
Custo é tudo aquilo que a empresa investir para realizar qualquer atividade, seja oferecer um produto/serviço ou trabalhar o ambiente interno da organização.
Os custos podem ser de duas naturezas: os fixos e os variáveis.
Os custos fixos são aqueles que estão na rotina da organização. É o pagamento de fornecedores, funcionários, contas e aluguéis. Resumidamente, são todos os gastos necessários para a empresa funcione, ainda que sem nenhuma venda.
Já os custos variáveis são aqueles que estão relacionados às vendas. Entre eles estão a comissão dos vendedores e todos os gastos que variam com a época do ano.
Se você pretende aumentar a produção da sua empresa, é normal que os custos também aumentem. Ter custos baixos nem sempre é sinônimo de sucesso. As vezes é preciso aumentar o valor investido para aumentar também o lucro.
Tendo isso em mente, o gerenciamento de custos é uma ferramenta para administrar os gastos da empresa.
Ele é importante porque só através de um bom gerenciamento de custos é possível olhar criticamente pros gastos da organização.
“Quais gastos são realmente necessários?” e “onde é possível cortar verba?” são perguntas que só serão respondidas com exatidão mediante um gerenciamento de custos efetivo.
Benefícios do gerenciamento de custos
Já falamos anteriormente sobre algumas vantagens de se ter um bom gerenciamento de custos na sua empresa, agora vamos resumir para você os principais benefícios:
- Maior controle;
- Menos riscos;
- Informações armazenadas com segurança;
- Precificação mais condizente com a realidade;
- Melhoria na análise crítica;
- Ajuda no crescimento planejado da empresa;
- Entre outros.
3 dicas para gerenciar melhor os custos na sua empresa
Agora vamos explicar como é possível gerenciar os custos da sua empresa.
Faça um planejamento financeiro
Planejamento financeiro é um documento que especifica todos as despesas que serão gastas durante um período de tempo pré-determinado.
Por exemplo, se o período estipulado pela sua empresa para o planejamento financeiro for de 6 meses, duas vezes ao ano o departamento responsável pelas finanças da empresa deverá entrar em contato com cada gestor para especificar o que será gasto neste período.
A equipe responsável pelo financeiro da empresa deve acompanhar se esse planejamento está sendo seguido pelos responsáveis e fazer as alterações, se estas forem necessárias.
Também neste planejamento deve ser especificado quais gastos são primordiais e quais são mais supérfluos, para ajudar caso a empresa precise cortar gastos em algum momento.
Tenha uma plataforma para controlar o seu fluxo de caixa
O antigo caderno de entradas e saídas já não é mais a melhor opção para controlar o dinheiro que entra e sai na sua empresa. Isso ficou no passado.
Hoje em dia existem formas muito mais seguras e práticas para controlar o fluxo de caixa da sua empresa. As mais utilizadas são as planilhas ou sistema de gestão online.
Se a sua empresa tiver condições financeiras para isso, vale a pena investir na tecnologia para controlar seu fluxo de caixa.
Isso porque um sistema completo de gerenciamento de custos armazenará seus dados de forma segura e te auxiliará com tabelas e gráficos sobre os dados que você disponibilizou.
Assim o processo se torna mais confiável e a sua empresa gasta menos tempo cuidando dele.
Após escolher a melhor opção para a sua organização, é hora de entender como o fluxo de caixa funciona.
Ele é muito simples. Basta colocar no sistema todo o dinheiro que entra (entradas) e sai (saídas) da organização, por menor que seja.
Dessa forma, o gestor pode acompanhar toda a movimentação financeira da empresa e analisar onde estão os maiores gaps e como será possível supri-los.
Além disso, é só através do controle do fluxo de caixa que é possível saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo.
Saiba fazer o gerenciamento de custos dos seus projetos
Algumas empresas vendem produtos, outras vendem projetos. No caso das companhia que oferecem projetos, alguns cuidados especiais devem ser tomados.
Padronize a sua plataforma de gerenciamento de projetos
Cuidar de um projeto pode ser simples, mas imagine que a sua empresa tem 10 projetos rodando, gerenciar todos eles pode ser um desafio.
Por isso é necessário ter um plataforma de gerenciamento de projetos, que una todos os projetos em andamento e finalizados e permita um controle do andamento de cada um deles.
Dessa forma, todos os envolvidos podem acessar a plataforma para ficarem cientes de como está o desenvolvimento de cada um dos projetos.
Além disso, quando tudo está centralizado em um único lugar, menos informações são perdidas ou interpretadas erroneamente (como acontece quando a informação é passada de boca em boca).
Elabore um cronograma para o projeto
O cronograma do projeto é essencial para que os responsáveis mantenham o controle do projeto do início ao fim.
Nele devem estar especificadas cada etapa do projeto, os responsáveis, os deadlines e os custos. O gerente de projeto fica responsável por fazer o acompanhamento desse cronograma e modificar os prazos e as tarefas, caso necessário. ++
Para fazer um bom cronograma de projetos utilize uma planilha ou software adequado para tal tarefa.
Faça o 5W2H do projeto
A ferramenta 5W2H ajuda no controle do que será feito. Para cada etapa do projeto deve ser feito um 5W2H específico.
A ferramenta consiste em:
- What (o que) – o que será feito;
- When (quando) – quando será feito;
- Where (onde) – onde o projeto será realizado;
- Why (por que) – por que essa etapa é importante para o projeto como um todo;
- Who (quem) – quem serão os responsáveis;
- How (como) – como essa etapa será realizada;
- How much (quanto) – quando ela vai custar.
O 5W2H deve ser feito assim que o projeto entra na empresa, antes mesmo dele ser iniciado, junto à etapa de planejamento. Assim, o gerenciamento de custos do projeto pode ser controlado desde o primeiro momento.
Agora que você já sabe como fazer um bom gerenciamento de custos, que aprender como reduzir seus custos administrativos? Acesse: 8 dicas para a redução de custos administrativos da sua empresa
