Entender o que é, para o que serve e como fazer um fluxograma de processos é essencial para uma empresa que pretende se consolidar no mercado e rodar suas entregas de maneira constante.
No artigo de hoje, vamos explicar o que é um fluxograma de processos e quais são as partes que o compõem, assim, você será capaz de fazer o seu.
Ficou interessado? Então, continue a leitura!
O que é um fluxograma de processos?
Fluxograma de processos é a representação dos processos de uma empresa através de símbolos gráficos, com o objetivo de descrever o passo-a-passo e o fluxo do processo.
Ele é muito utilizado como ferramenta de qualidade, pois trabalha a gestão da empresa, facilitando seu entendimento por meio de informações visuais e de fácil entendimento.
Além disso, ele pode ser colocado em locais estratégicos dentro da organização, como corredores muito movimentados, para que os colaboradores o vejam sempre e o internalizem com mais facilidade.
Um fluxograma de processos estabelece uma relação de início, meio e fim em um processo.
As entradas simbolizam o início e são necessárias para que o processo se inicie. O meio é o processo em si, onde estão especificadas as atividades que devem ser feitas e qual a ordem delas. E o fim é dado quando as saídas ficam prontas, gerando o resultado esperado do processo.
Mas o fluxograma de processos não pode ser feito nos padrões que você escolher. Ele tem seus próprios padrões gráficos para que possa ser entendido de qualquer lugar do mundo.
Por conta disso, agora vamos explicar quais são esses padrões. Se atente!
Quais são as partes que compõem um fluxograma de processos?
As partes de um fluxograma são representadas através de símbolos e cada um desses formatos significa alguma coisa acontecendo dentro do processo.
Entenda o que cada representação significa:
1- Início ou fim
É o símbolo utilizado apenas no início e no fim do processo e representa exatamente seus extremos: em qual ponto o processo começa e em qual termina.
Todo fluxograma deve conter o símbolo início e o símbolo fim, para que fiquem claras suas delimitações.
2- Processo
Esse é um símbolo muito utilizado em fluxogramas, pois representa as etapas do processo, ou seja, aquilo que deve ser feito.
Alguns exemplos que devem ser enquadrados nessa categoria são: “atender cliente”, “embalar produto”, “chamar candidato para entrevista”, “fazer pedido ao fornecedor” etc.
3- Decisão
São os pontos em que o processo pode seguir por um caminho ou outro. Eles dependem de alguma tomada de decisão.
Por exemplo, quando é enviada uma proposta a um cliente, é preciso saber se o ele vai aceitar ou não a proposta para saber por onde o processo vai seguir.
Se ele aceitar, a produção será iniciada. Se ele recusar, será enviada uma contraproposta. E assim por diante.
Leia mais: Como ter uma linha de produção de qualidade e excelência?
4- Fluxo
É a seta que representa o fluxo do processo, ou seja, qual é a ordem que as etapas devem ser seguidas para a realização correta do processo.
Esse é um símbolo bem intuitivo, já que o natural quando vemos setas é ler as informações seguindo-as. Por isso, esse símbolo é utilizado para conectar as demais representações gráficas.
Nenhum símbolo pode estar no seu fluxograma sem estar ligado por uma seta de fluxo, ok?
5- Processo pré-definido
Representa uma etapa que já foi utilizada em outro fluxograma. Nesse caso, para não parecer que são duas coisas distintas na visão macro da organização, o mais indicado é utilizar este símbolo.
6- Operação Manual
Mostra uma tarefa manual que precisa ser feita manualmente. Por exemplo, no caso de uma máquina que trabalhará incessantemente até que algum funcionário clique no botão de parar.
7- Documento
Toda vez que for gerado algum documento durante o processo, é este símbolo que deverá ser utilizado. É o caso de elaboração de propostas, contratos, relatórios, entre outros.
Esses símbolos também podem ser sobrepostos para definir um conjunto de documentos gerados em uma única etapa do processo.
8- Espera
Existem pontos em que é necessário esperar um tempo para que o processo continue seu andamento. Nesse caso, utilizamos o símbolo de espera.
Ele pode ser utilizado para esperar os dias pré-definidos que o cliente tem para aceitar a proposta, ou um tempo específico que algum material precisa para ficar pronto.
9- Conector
Tem o objetivo de ligar um ponto a outro do fluxo. Mas você deve estar se perguntando o porquê de utilizar um conector se a seta de fluxo já faz esse trabalho.
Bom, essa representação só costuma ser utilizada em fluxogramas bastante complexos, pois ele conecta etapas que estão muito distantes umas das outras, tornando-se confusa a utilização das setas.
Dessa forma, coloca-se uma letra nos conectores que fazem ligação, assim, quem lê o fluxograma sabe para onde deve olhar em seguida.
Veja a seguir um exemplo de fluxograma:
Como montar um fluxograma de processos?
Para montar o seu fluxograma de processos é preciso identificar, primeiramente, onde o processo começa e onde termina, ou seja, suas entradas e saídas.
A partir daí, anote tudo o que deve ser feito, todas as decisões, caminhos, tudo o que é gerado e qual é a ordem das tarefas.
Procure desenhar o processo com a sua equipe, pois assim haverá mais chances de todos os passos serem lembrados e, de bônus, seus funcionários interiorizarão melhor o processo.
Quando todo o processo estiver desenhado em um fluxograma, faça a análise crítica dele. Ou seja, pense criticamente se cada parte dele está otimizada.
É interessante reunir colaboradores que entendam de gestão para que seja possível fazer a otimização dos processos de maneira eficaz, sendo possível até mesmo diminuir custos.
Por exemplo, no caso de uma espera: ela é realmente necessária ou é um atraso para o processo como um todo? Todos os documentos gerados são necessários? Há alguma etapa que gere problemas com frequência?
A partir daí, modifique o que precisa ser modificado no processo e documente o fluxograma oficial.
Vale lembrar que o mapeamento de processos vai muito além do fluxograma de processos. Para saber mais sobre mapeamento de processos, clique aqui.
