As ferramentas de mapeamento de processos são muito úteis em empresas de todos os setores. Com elas, você pode identificar falhas nos processos e, consequentemente, corrigi-las. As ferramentas de mapeamento de processos são utilizadas pelos gestores para entender o fluxo de tarefas necessários para a realização das atividades empresariais.
Essa ferramentas normalmente são softwares ou técnicas gerenciais que podem ser usadas para desenhar os fluxos de atividades envolvidas na cadeia produtiva da empresa.
Leia também: Mapeamento de Processos: otimize o desempenho dos processos da sua empresa
Os fluxogramas desenhados nelas proporcionam uma boa visualização dos processos, bem como documentam os procedimentos empresariais, constituindo um passo inicial na compreensão das atividades envolvidas.
Continue a leitura para conhecer as ferramentas de mapeamento de processos mais utilizadas pelas organizações!
Principais ferramentas de Mapeamento de Processos
bpm.io
O bpmn.io é um editor que permite desenhar mapas, modelos e diagramas de processos online. Além de ser gratuito, também pode ser executado diretamente no seu navegador, sem a instalação de nenhum software. Se você está começando a modelar e quer entender como funciona o seu processo, esta ferramenta é ideal.
Se você deseja usar outro software ou iniciar um processo automatizado no futuro, pode optar por fazer o download do fluxograma no formato BPMN. Você também pode escolher exportar em formato de imagem. Nesse caso, o formato PNG é usado.
Cawemo
Cawemo é uma ferramenta que ajuda as equipes a projetar e discutir fluxos de trabalho, planos e ideias compartilhados envolvendo projetos da empresa. A plataforma permite que várias pessoas trabalhem no mesmo fluxo ao mesmo tempo, otimizando o trabalho em equipe e melhorando o gerenciamento de projetos.
BPMS
Se você planeja melhorar os resultados do processo além do mapeamento, use-o. BPMS é uma ferramenta que gerencia o processo para você. Em comparação com as ferramentas anteriores, sua especialidade é fornecer soluções para problemas mais complexos. Por exemplo, você não gerenciaria tarefas manualmente colocando cartões com cores e datas de entrega, porque você será notificado quando certas atividades forem atribuídas a você.
Essa ferramenta permite monitorar o tempo total do processo, controlar as atividades, notificar quando as tarefas expiram e publicar relatórios sobre as tarefas em andamento. Além de se comunicar com todos os outros softwares usados na empresa, também pode facilitar o trabalho colaborativo. Existe um recurso muito útil nesta ferramenta: mapa de calor.
Perfeito para quem gosta de melhoria contínua! Ele pode visualizar tarefas que demoram mais para serem realizadas por meio de cores.
SIPOC
Uma das ferramentas de mapeamento de processos mais utilizadas no mundo! Seu significado já ajuda a entender de que forma ela pode ser útil:
- suppliers — fornecedores;
- inputs — entradas;
- process — processo;
- outputs — saídas;
- customers — clientes.
Cada elemento em uma análise SIPOC faz parte de uma etapa do processo a ser mapeado.
Em alguns casos, o SIPOC tem a sua ordem invertida, passando a ser utilizado como COPIS. Ou seja, em vez do mapeamento começar no fornecedor, a análise do processo começa no cliente, que é sempre o foco na prestação de um serviço.
É uma ferramenta de mapeamento de processos relativamente extensa, com uma grande quantidade de símbolos e convenções gráficas em sua montagem.
Fluxograma
De acordo com os padrões internacionais para projeto de processos, todos os símbolos que você deve usar incluem a chamada Unified Modeling Language (UML). Portanto, o Fluxograma é mais uma das ferramentas que você poderá utilizar para mapear processos de diversos tipos. Os principais deles são:
- Processo funcional: processo é dividido entre departamentos ou departamentos;
- Linear: esquema gráfico que mostra a sequência de tarefas e os pontos de decisão no processo juntos;
- Petri Networks: muito utilizado por profissionais de TI, com a regra de que o mesmo símbolo nunca pode ser conectado;
- EPC: a base de sua modelagem é conectar os elementos ativos e passivos no processo;
- BPMN: sempre composto de eventos, atividades e gateways (pontos de decisão).
Bizagi Modeler
O Bizagi é uma das ferramentas para mapeamento de processos mais conhecida pelos gestores devido a sua interface intuitiva que
Essa ferramentutiliza a notação BPMN (Business Process Model and Notation) que é um conjunto de símbolos e regras criado para padronizar a modelagem de processos, facilitando a troca de informações entre gerentes, técnicos, analistas e desenvolvedores.
Apesar do nome em inglês, possui uma tradução das funcionalidades e da maioria dos elementos para português.
Ela permite desenhar fluxogramas e diagramas, possui um simulador de processos e um verificador que ajuda a validar a integridade dos processos que estão sendo desenhados.
Os diagramas e mapas de processos criados podem ser exportados como imagem nos formatos PNG e BMP ou, formato PDF e DOC para serem inseridos em manuais e documentos.
O mapeamento de processos faz parte da gestão de qualidade nas empresas. Escolher o tipo ideal para seus negócios é um desafio, mas garante a melhoria contínua dos seus serviços e produtos.
Para auxiliar neste processo, compreender o conceito de fluxograma, reconhecer e utilizar notações padronizadas e atentar-se para a otimização contínua são a chave para bons resultados.
Além disso, o uso de indicadores de resultado, softwares de gestão e checklists eficientes podem tornar tudo mais confiável, com resultados duradouros.
Confira os nossos cases de sucesso em Mapeamento de Processos
Ativa Hospitalar: redução do Lead Time com Mapeamento de Fluxos de Valor
Case Soma Nutrição Animal: mapeamento de fluxo de valor
