Padronizar processos produtivos e de gestão é uma necessidade para as empresas atualmente. A falta de conformidade de processos gera graves consequências nas atividades das empresas, como a entrega de produtos de qualidade aquém da exigida em um mercado competitivo.
Mas o que é conformidade e por que essa palavra é tão importante para o contexto empresarial?
Conformidade é o conceito que define as ações que são fundamentais para que uma empresa esteja de acordo com as normas, as legislações e boas práticas de seu segmento.
Por meio da conformidade de processos, uma empresa não entra na contramão da sua área de atuação e jamais perderá tempo e dinheiro por não seguir uma determinada norma.
A gestão da conformidade ocorre pelo monitoramento constante dos processos, a fim de garantir a adequação e o sucesso da empresa no contexto em que ela está inserida.
A falta de conformidade de processos é um problema latente em muitas organizações.
Entre as principais consequências, está o baixo destaque no mercado de atuação e a inexistência de indicadores de desempenho dos processos, que são essenciais para os gestores traçarem melhorias e pautarem suas tomadas de decisão.
Prezar pela conformidade de processos é vital para sua empresa. Por isso, continue a leitura e entenda a importância desse tema e quais são os sintomas que indicam sua necessidade.
Não conformidade é diferente de defeito
É muito comum que haja a confusão entre conformidade e defeito, pois embora sejam conceitos próximos, não são sinônimos.
Todo defeito é uma não conformidade, mas essa, por sua vez, nem sempre representa um defeito. Uma não conformidade não afeta seu uso do produto, mas o defeito sim.
Um produto não conforme é aquele concretizado a partir de um processo que gerou determinado item fora do planejado, isso é, que não atendeu completamente a um requisito.
O defeito é um problema mais específico que a não conformidade e pode ser compreendido como o não atendimento de um requisito relacionado ao uso pretendido ou especificado do produto.
Em suma, o defeito torna o produto inviável de utilização, enquanto a não conformidade atesta apenas que o produto está fora do padrão estimado.
Por que tratar a falta de conformidade de processos?
É essencial que as empresas busquem consolidar a conformidade de processos. Por isso, a postura ideal é estabelecer metas em um plano estratégico que garanta a correção das não conformidades.
A adoção de ferramentas de qualidade atuarão na correção de causas fundamentais, eliminando, revendo e verificando as não conformidades e encaminhando-as para análise.
Esse é o caso da norma ISO 9001, que permite a padronização dos métodos e práticas de uma organização, evitando que produtos fora dos requisitos cheguem às mãos dos clientes.
Os sistemas de qualidade são equipados com várias ferramentas que auxiliam na gestão das não conformidades e na melhoria de processos. Assim, há a prevenção quanto a reincidência de problemas, aumentando a vantagem competitiva da empresa e oferecendo caminhos para a melhoria contínua.
Buscar a melhoria contínua é ir além do padrão e da qualidade, mas buscar as melhores estratégias para satisfazer os clientes internos e externos.
Se uma empresa atua diretamente nas causas das não conformidades, essas falhas deixam de ocorrer e a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo e recurso em correções.
Para verificar a conformidade de processos, o método mais usado pelas empresas é a auditoria interna, realizadas de acordo com uma periodicidade pré-estabelecida.
As auditorias, em geral, são feitas por meio de um checklist de conformidades. Esse checklist é elaborado levando em conta todos os pontos que caracterizam a efetividade de um processo.
Para as empresas que adotam a ISO 9001, por exemplo, o checklist também é a ferramenta que verifica o atendimento aos requisitos da norma.
O checklist de conformidade de processos pode ser criado com os itens mais críticos dos processos com todos os itens, que podem ser verificados com periodicidade diária, semanal ou mensal, variável de acordo com a necessidade e realidade de cada organização.
Assim, todos os requisitos podem ser checados e, caso sejam encontradas não conformidades, é possível traçar ações corretivas.
Os 5 sintomas da falta de conformidade de processos
Agora que você já entende a importância de manter a conformidade de processos na sua empresa, é essencial conhecer os principais sinais de que é hora de implementar. Confira!
Variação em um mesmo produto
Um sintoma alarmante de que uma empresa precisa padronizar seus processos é a variação na qualidade dos produtos, o que é prejudicial tanto para o consumidor quanto o empresário.
Se um cliente experimenta um produto de uma maneira e, na próxima compra, é surpreendido por características diferentes no mesmo produto, isso certamente comprometerá a imagem do seu negócio e a fidelização do cliente.
Em um mercado tão competitivo e no cenário de crise econômica, é essencial determinar conformidades para garantir a qualidade do produto.
Atividades sem uniformidade
A falta de uniformidade na produção executada pelos colaboradores da empresa é um problema muito comum, que acaba por demandar tempo e esforço dos gestores para fiscalizar a produção e adaptar a entrega.
Portanto, é essencial que todos os funcionários produzem da mesma forma, a fim de entregar o mesmo nível de qualidade para os clientes.
A conformidade de processos garante a qualidade das entregas, pois assim é possível elaborar um manual de produção e treinar os trabalhadores para que produzam com mesma aptidão.
Alta rotatividade de colaboradores
A alta rotatividade de colaboradores é uma dor comum para muitas empresas, sejam elas seniores ou juniores.
Uma pesquisa realizada pelo Índice Brasileiro de Geografia e Estatística, divulgada em 2014, indica que o tempo médio de permanência do brasileiro no seu emprego atingiu um patamar de 161,2 semanas, cerca de três anos.
A rotatividade de colaboradores significa que, em um curto espaço de tempo, membros já capacitados e acostumados com os processos da empresa, deixam seus postos para dar lugar a novos colaboradores, que, em fase de aprendizado, não operam com excelência suas funções.
Logo, a conformidade de processos permite que o conhecimento adquirido pelos colaboradores mais experientes fique na empresa e que os novos funcionários se adaptem mais rápido às suas rotinas.
Dificuldade de identificar falhas
Empresas são formadas por pessoas. Pessoas são suscetíveis a falhas. Logo, é essencial que as empresas tenham uma política de produção que vise eliminar as divergências produtivas e trazer segurança para a produção por parte dos colaboradores.
É difícil entender a qualidade de seus produtos e serviços caso não tenha métricas de produção.
É através dos indicadores e métricas que as falhas se evidenciam. E como mensurar ou metrificar algo que não é padronizado?
Por isso, a ausência de conformidade de processos dificulta a identificação de falhas e a melhoria da rotina dos colaboradores.
Erros recorrentes de produção
Em um cenário onde o mercado está cada vez mais competitivo, qualquer falha cometida por uma marca pode ser exposta nas redes sociais e comprometer a imagem da empresa.
Por isso, todo cuidado é pouco quando o assunto é a qualidade da produção do seu negócio.
Com processos bem definidos e documentados, a probabilidade de erro por parte da equipe produtiva é muito baixa.
A conformidade de processos auxilia no aumento da produtividade e transforma a eficiências das operações cotidianas.
Agora que você já sabe quando sua empresa precisa de conformidade de processos e porque isso é importante, é hora de botar a mão na massa. Identifique o sistema de gestão mais adequado à realidade do seu negócio e potencialize seus resultados!
