Com o dinamismo da sociedade atual e uma crescente competitividade no mundo corporativo, cada vez mais se faz necessário que as empresas busquem meios para alcançar uma constante otimização de seus resultados. O objetivo deve ser a entrega de um serviço/produto de excelência para seus clientes, encontrando meios para reduzir custos e ampliar lucros.
Uma das possibilidades mais eficientes de detectar problemas e encontrar soluções de otimização dentro de uma organização é através da elaboração do ciclo PDCA. Você conhece essa metodologia? Então continue a leitura e entenda como ela pode ser benéfica para os resultados da sua empresa.
PDCA: entenda o que é
A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Action (Planejar, Executar, Verificar, Ação/Agir. Essa metodologia tem objetivo de garantir a organização dos processos de uma empresa, independente de qual natureza seja.
É uma ferramenta para melhoria contínua, baseada na repetição. Onde os processos devem ser replicados de forma que se crie uma cultura de constante otimização em todas as etapas de produção, assim como administrativa.
Plan – Planejar
Esse é o momento de estabelecer todos os objetivos da empresa em todos as etapas do processo – que vai até o momento do contato com o cliente. Deve ser levado em conta, portanto, os seguintes passos:
- Identificação do Problema
- Estabelecimento de Metas
- Análise do Fenômeno
- Análise do Processo
- Plano de Ação
Para que seja possível realizar um planejamento assertivo é importante que a empresa seja capaz de identificar quais são os problemas que diminuem a produtividade e que necessitam ser reformulados. Para ter esse embasamento, a análise dos resultados é imprescindível, sendo estes geralmente guiados pelas metas.
Uma empresa estruturada deve ter muito claro quais são as suas metas. Afinal elas servem como termômetros para a análise da situação gerencial e produtiva das organizações. Assim como ferramenta de motivação para a equipe.
Exemplos de problemas comuns a serem otimizados: Geralmente os principais problemas detectados pelas empresas está presente na conversão de leads ou na perda de tempo com processos muito engessados. Certifique-se de realizar um acompanhamento próximo desses resultados. Para tal é muito importante que o gestor tenha uma visão geral de todas as etapas do processo de produção, para então detectar onde estão os gargalos a serem otimização.
Do – Executar
Essa é a etapa onde tudo aquilo que foi planejado deve começar a ser executado e ser colocado em prática para em seguida serem testados. Nessa etapa é muito importante atentar-se ao treinamento da equipe para que tudo aquilo que foi planejado seja executado da melhor maneira. Uma equipe alinhada e comprometida com as ações propostas é fundamental para que os resultados possam ser alcançados.
Check – Verificar
Na etapa de verificação deve-se comparar aquilo que foi planejado com o executado. É o momento da análise de resultados. Ou seja, os resultados que foram programadas com aqueles alcançados de fato. É aqui que o gestor deve colher importantes insumos antes de partir para o próximo passo. Esse monitoramento deve acontecer constantemente.
Action – Agir/Ação
Deve-se tomar as possíveis ações corretivas encontradas quando feita a verificação dos resultados planejados com os executados. Quando necessário deve-se criar novos planos de ação para corrigir as falhas encontradas. Encontre quais são as causas para os problemas, em seguida determine onde devem ser feitas as respectivas alterações e otimização dos procedimentos.
Aplicação do PDCA para melhoria contínua
É importante que a aplicação do PDCA seja algo rotineiro na rotina da organização. Esse é um processo que deve ser replicado constantemente. Somente assim será possível identificar a tempo possíveis problemas e trabalhar constantemente em novas estratégias capazes de repará-los ou utilizá-los. Sempre é possível melhor em algo. Para se manter competitiva no mercado a empresa deve ter a melhoria contínua como metodologia primordial, de modo a alcançar um nível de gestão melhor a cada dia.
Vantagens da utilização do ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma das práticas mais eficientes de gestão de qualidade. E o melhor, ele pode ser aplicada em qualquer organização, qualquer procedimento, independente da sua finalidade. Ele irá facilitar na tomada de decisão assertiva, na criação de melhorias nas etapas de produção, deixando o processo menos engessado. E claro, na definição e alcance das metas.
