Aprenda a reduzir custos por meio da organização financeira

A organização financeira de uma empresa inclui analisar, organizar e traçar planos baseados nos dados que o negócio possui. Sendo assim, é muito importante para  entender o que se passa nos aspectos financeiro da empresa que a organização financeira seja bem feita, pois dessa forma é possível visualizar desperdícios e gastos extras que comprometem a saúde financeira da empresa.

Diante disso, existem passos essenciais para que você não perca dinheiro em razão de falhas da organização financeira da sua empresa. Agora, vamos ao passo a passo que vai te fazer parar de perder dinheiro!

Passo a passo para uma boa organização financeira da sua empresa

  1. Organize seus dados

Para que você consiga entender o que se passa na sua empresa, é muito importante que você tenha uma rotina e ferramentas para armazenar e organizar seus dados. É muito importante que você escolha uma ferramenta com a qual possa interagir com agilidade e de maneira fácil, afinal ela fará parte da sua rotina.

Além disso, certifique-se de coletar e armazenar as seguintes informações:

  • Custo dos produtos indispensáveis;
  • Despesas fixas e variáveis;
  • Valor de venda de produtos e serviços;
  • Histórico de vendas mensal ou semanal;

Certifique-se de atualizar esses dados com uma frequência determinada, que pode ser mensal, semanal ou até diariamente. Assim, quando houver uma variação alta em algum desses pontos, você será capaz de identificar se os produtos ainda trazem lucro para empresa ou se será necessário um reajuste nos preços.

2. Faça uma estrutura de análise

Além de armazenar e manter seus dados organizados, você precisará fazer uma boa análise para entender o que se passa dentro do financeiro da empresa. Para isso, considere quais informações são importantes para que você consiga analisar o desempenho do seu negócio.

Uma das análises pertinentes no que diz respeito a organização financeira é a precificação dos seus produtos, pois ela indicará quanto custa cada um dos produtos que sua empresa comercializa, dando uma noção assertiva do que traz ou não lucro ao seu negócio. Para colocar essa análise em prática, você precisará:

  • Calcule a representatividade dos seus produtos, ou seja, (valor advindo da venda daquele produto durante o mês/valor de entrada no caixa durante o mesmo período)
  • Multiplique a representatividade do produto pelo valor das despesas do negócio e some ao valor dos insumos gastos para a produção deste produto, e assim você chegará ao valor de custo real e saberá como precificá-lo para obter lucro.

Além dessas análises, existem outras muito interessantes para colocar em prática, como DRE, análises gráficas de margem de lucro para cada produto e taxa de vendas, além da matriz BCG do seu negócio.

Para fazer as análises de maneira simples, uma ferramenta muito indicada é o Excel, pois permite conciliar cálculos e gráficos pertinentes em um só lugar, automatizando e facilitando o controle das análises.

3. Faça uma análise crítica

Quando estamos em uma rotina corrida e dinâmica, é comum ligarmos o piloto automático e simplesmente pagar as contas. No entanto, essa postura pode trazer inúmeros problemas para seu empreendimento, como investimentos sem retorno e pouca lucratividade no negócio.

Para evitar dores de cabeça em seu financeiro, é importante que você crie uma rotina de analisar criticamente onde seu dinheiro tem sido depositado e o retorno que você tem tido a partir dele.

Para começar, estabeleça a periodicidade na qual será feita essa análise. Como um pontapé inicial, recomendamos que você comece fazendo de forma mensal.

Para isso, escolha um dia do mês — e, se possível, até mesmo um horário específico —, reúna todas as partes interessadas na empresa e reserve umas boas horas para o momento.

Lembre-se:  É muito importante que seus dados e sua estrutura de análise estejam devidamente atualizados e organizados com antecedência. Caso contrário, vocês só irão gastar tempo e finalizar a reunião sem saídas claras.

Como um passo a passo é sempre mais explicativo, lá vamos nós fazer isso para facilitar a vida do empresário.

Organização financeira na prática: 4 passos para avaliar criticamente seus custos 

1) Comece pelos custos fixos

Analise gasto a gasto, destacando aqueles que “sugam” a maior parte do dinheiro. Para facilitar, você pode calcular quantos por cento cada gasto representa do valor total. Assim, fica mais fácil do que ir no “olhômetro”.

2) Analise os custos mais elevados

Após escolher os gastos que mais se destacam em relação aos demais, procure entender o porquê daquele custo ter sido mais alto. Algumas perguntas que podem te ajudar a avaliá-lo são:

  1. Qual é a importância desse custo para o meu empreendimento? Se eu cortá-lo, qual o impacto disso no produto final ofertado e no funcionamento da organização?
  2. Caso eu não possa cortá-lo, posso reduzir esse custo? Terá algum impacto negativo no produto final ofertado — ou no funcionamento da empresa —  caso eu reduza?
  3. Por que esse custo está alto? É por conta de algum problema no funcionamento da empresa ou por que meu fornecedor pode estar cobrando mais caro?

3) Documente

Anote todas as conclusões que você for tirando ao longo desses questionamentos, sempre se perguntando a raíz desse custo mais elevado e se seu corte ou redução poderia prejudicar seu produto final de alguma forma.

4) Decida o que irá se manter ou que irá ser cortado

Por fim, revisite suas anotações e, ao lado de cada custo, anote se vai manter, reduzir ou cortar. Além disso, caso a opção seja a redução, lembre-se de estabelecer o quanto deseja reduzir daquele custo.

O mesmo processo pode ser reproduzido para os custos variáveis.

Perceba que todas as decisões de redução ou corte partirão de observações atentas acerca do impacto dessas mudanças no seu modelo de negócio.

Dica: Através da ferramenta Business Model Canvas, você pode entender seu modelo de negócio de uma forma mais prática, podendo utilizá-lo de suporte ao fazer essa análise crítica.

5) Faça uma análise de mercado

Uma vez que você levantou os custos que podem ser reduzidos ou cortados, é muito importante que você os separe em duas categorias:

  • O custo está mais elevado por conta do meu fornecedor?
  • O custo está mais elevado por fatores internos?

Exemplo: Caso sua conta de energia elétrica esteja elevada, cabe analisar se é porque estão gastando mais do que deveriam — deixando a luz acesa sem uso, por exemplo — ou se o próprio fornecedor tem sido desvantajoso para vocês.

Observe que: É possível analisar as duas categorias também no caso de alguns custos!

Na análise de mercado, vamos levar em conta os custos que queremos reduzir que se encaixam na primeira categoria. Assim, uma vez listados, vamos começar a pesquisar fornecedores alternativos aos que você tem usado. Faça um checklist com todas as empresas possíveis.

Com o checklist em mãos, pense nos critérios mais importantes para sua empresa na qualidade do produto ou serviço ofertado pelo seu fornecedor. Isso será muito importante para saber se vale a pena sacrificar um fator por um preço mais baixo.

Exemplo: Se meu modelo de negócio demanda um atendimento rápido ao cliente e contrato uma empresa de internet com uma banda larga mais baixa para reduzir o custo, pode ser que isso cause um impacto negativo no meu negócio. Assim, o fator velocidade da internet é de suma importância quando eu for considerar trocar esse serviço.

Nessa parte, você pode listar os critérios mais importantes em relação a cada serviço e atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um deles em relação aos fornecedores que você irá analisar. No final de tudo, você consegue cruzar preço em relação ao benefício e tomar sua decisão com mais cautela e inteligência.

Por fim, é importante saber negociar com seu fornecedor. Use a concorrência dele a seu favor, alegando que, se não houver um desconto, você tenderá a fechar negócio com outra empresa. Além disso, veja se há alguma forma de pagamento no qual o valor é mais baixo, pois, assim, você consegue economizar ainda mais.

6) Trace planos de ação

Agora, vamos trabalhar na segunda categoria de custos: a que envolve uma análise interna da sua empresa. Nessa etapa, é de extrema importância que você conheça bem os processos que acontecem no empreendimento. Caso tenha dificuldade em entendê-los, busque mapeá-los para facilitar sua rotina de gestor.

→ Saiba como você pode mapear seus processos, clicando aqui.

Como um pontapé inicial, identifique em qual parte da empresa está aquele custo: é no atendimento? É no processo de produção? É no marketing? Faça isso com todos os custos!

Após esse passo, você pode separar esses custos de acordo com cada setor e, assim, focar em cada um deles por vez. Logo em seguida, focando em cada parte da empresa, busque identificar a qual(is) atividade(s) cada custo está associado e se questionar: “O que posso fazer para essa atividade ser mais enxuta e usar menos recursos?”.

Exemplo: Vamos supor que você gasta R$ 500,00 com produtos de limpeza mensalmente. Esse custo está associado à área de limpeza da sua empresa. Uma das atividades ligadas à limpeza é passar pano no chão. Fazendo o questionamento acima, você pode chegar à conclusão de que você pode diluir o produto de limpeza do chão em água a fim de que ele dure mais tempo e você consiga economizar com esse produto em específico.

Observe o quanto é importante ter em sua mão todos os processos e os gastos envolvidos nas atividades diárias da sua empresa para que seja possível identificar esses problemas e suas possíveis soluções e, dessa forma, reduzir seus custos.

Lembre-se de tomar nota de tudo o que pode ser feito em cada atividade para que ela use menos recursos. Depois disso, vamos transformar cada ideia em ações claras, com prazos, responsáveis e modo de execução bem definidos. Para isso, vamos fazer uso de uma ferramenta bem conhecida chamada 5W2H. Com ela, é possível ter um “mapa” do que precisa ser feito e evitar que as ações levantadas se percam com o tempo.

Quer aprender como usar o 5W2H para criar planos de ação? Então, acesse: Atinja melhores resultados com esse método 


Lembre-se de definir com que periodicidade você irá acompanhar o andamento da execução e dos resultados desses planos de ação. Para isso, é muito importante definir aquelas metas de redução de cada custo. Sem indicadores, torna-se muito difícil mensurar o quão eficiente as mudanças implementadas têm sido.

Quando gastamos menos com algo, temos a possibilidade de investir em outros pontos que podem alavancar nossos resultados. Por isso, seja um gestor atento e estratégico ao alocar os recursos de sua empresa e não deixe de aplicar cada passo a fim de aproveitar as oportunidades de corte e redução de custos.

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