Tornar uma organização mais competitiva no mercado e elevar o nível da qualidade dos produtos e serviços é mais que possível. Há ferramentas que, quando utilizadas, impulsionam estes resultados. Uma delas é a metodologia kaizen.
A incrementação de técnicas para desenvolver a melhoria contínua nas grandes companhias é uma prática comum na sua grande maioria em alguns setores específicos do mercado.
Dedicamos este post para falar sobre como a metodologia kaizen pode ser utilizada como estratégia empresarial na sua organização, além de cases de sucessos de marcas brasileiras que adotaram o método.
Boa leitura!
O que é a metodologia kaizen?
A palavra kaizen é originada do japão e significa “mudar para melhor”. Aqui você já pode perceber porque o método é empregado em diversas companhias ao redor do mundo.
Para que a metodologia kaizen surta o efeito necessário, ela deve ser compreendida e incorporada como uma filosofia nas empresas. Isso acontece no dia a dia, através da aplicação das premissas nas quais a organização é embasada.
É bastante comum que a metodologia kaizen seja equivocadamente confundida com a produção enxuta, também conhecida como metodologia lean. Porém, há diferenças entre as duas ferramentas: enquanto a primeira trabalha visando a melhoria contínua, a segunda foca na produção sem desperdícios.
A metodologia kaizen tem como base as seguintes premissas:
- Engajamento da equipe – é necessário a participação de todos os envolvidos no projeto em todas as etapas, desde a implantação até a fase da melhoria contínua;
- Trabalho em conjunto – um dos princípios mais importantes para a efetivação da melhoria contínua é o trabalho em equipe. Tem ligação direta com o engajamento, já que a comunicação é um dos preceitos relevantes para uma gestão da qualidade eficiente;
- Processos em foco – é essencial priorizar aquilo que move a organização. Na metodologia kaizen, cada processo é examinado visando encontrar habituais falhas e como elas afetam a qualidade do trabalho;
- Métodos empregados e ferramentas de qualidade – recursos indispensáveis para realizar as melhorias sugeridas como solução para os problemas identificados;
- Prioridade na resolução de problemas – crucial para eliminar tudo o que impede a execução das tarefas no seu mais alto nível de excelência;
- Atender e/ou superar as expectativas dos clientes – esse é um dos principais fatores pelo qual a melhoria contínua é adotada em processos organizacionais.
Quais são os princípios fundamentais para a aplicação da metodologia kaizen?
A metodologia kaizen se baseia na oferta de bem-estar e qualidade de vida de todos os envolvidos. No cenário organizacional, estes pilares são adaptados para a sua realidade, como, por exemplo:
- Equilíbrio nas finanças e na saúde emocional dos funcionários;
- Ambiente adequado para realização do trabalho de forma segura e saudável;
- Clima organizacional propício para o comprometimento da equipe.
Porém, para que a metodologia kaizen entregue os resultados que a organização almeja, é necessário seguir alguns princípios inegociáveis, como você verá na sequência.
- Aprendizado e prática devem caminhar sempre juntos;
- Ao identificar os desperdícios, trabalhe até eliminar cada um deles;
- o trabalho individual de cada colaborador é essencial para atingir a melhoria contínua de toda a organização;
- A empresa pode se tornar um negócio mais produtivo sem a necessidade de realizar um investimento financeiro de valor expressivo;
- Não há restrições quanto à implementação da metodologia Kaizen. Ela pode e deve ser aplicada em qualquer local ou organização, independente do seu porte;
- Todas as melhorias devem ser compartilhadas com todos os membros da companhia, de forma simples e transparente;
- Os esforços deverão ser concentrados nas áreas que apresentam maiores dificuldades;
- Ter em mente que o foco do método é a otimização dos processos, sejam organizacionais ou não;
- Trazer melhoria para a vida das pessoas é um motivo a ser tratado com prioridade.
Quais os benefícios em adotar a metodologia kaizen?
A metodologia kaizen oferece vantagens diversas para as organizações e cada uma delas vai depender daquilo que é o foco da empresa.
Como falamos no início deste post, o objetivo principal do método é a melhoria contínua. Porém, ela pode ser direcionada para alcançar outros objetivos, como, por exemplo:
- Solucionar problemas de forma eficiente – a partir de uma análise minuciosa, é possível localizar a raiz dos problemas e tratá-los imediatamente;
- Tornar a empresa cada vez mais competitiva – isso se deve ao fato da utilização de métodos eficazes e recursos com o intuito de criar um ambiente competitivo para os sistemas internos organizacionais. Com isso, é possível alcançar a melhoria contínua;
- Envolvimento dos funcionários – é importante a participação de cada membro da equipe, já que o comprometimento dos colaboradores é um dos princípios para iniciar uma nova fase com a adoção da metodologia kaizen;
- Redução de custos – quanto maior a dedicação em atingir a melhoria contínua, mais viabilidade em detectar desperdícios de dinheiro e demais recursos importante e assim reduzir os custos;
- Clientes satisfeitos – esse é um dos frutos da melhoria contínua. Aqui, podemos ir muito mais além e tratar este ponto abrangendo tanto o cliente interno (funcionários) quanto o cliente externo (consumidor).
Quais são as etapas de implantação da metodologia kaizen?
Agora que você já conhece os pontos importantes da metodologia kaizen, vamos compartilhar as etapas de implementação da ferramenta na sua organização. Acompanhe conosco:
Descrição do problema
Tudo começa com a identificação de todas as falhas dos processos da companhia, além de oportunidades de melhorias para ajustá-las. É o momento ideal para examinar o espaço e todos os seus sistemas com o intuito de melhor compreensão das tarefas e afins.
Dessa forma, fica mais fácil encontrar as dificuldades que impedem um desempenho de alta performance, bem como a forma que os problemas afetam a qualidade dos serviços prestados.
Mensuração
Nesta etapa você vai mapear todos os gaps, buscando entender os problemas existentes na sua totalidade, de onde eles surgiram e como impactam cada processo da companhia.
Essa é a maneira mais adequada para conhecer o funcionamento da empresa em todos os detalhes. Com isso, é mais simples o reconhecimento das áreas afetadas a partir daquelas com desempenho abaixo do esperado.
Estudo dos sistemas vigentes
Não há outro modo mais eficiente de promover melhoria contínua do que pesquisar e analisar os processos vigentes da empresa.
Com todas as informações relevantes em mãos, você dispõe de todos os recursos essenciais para ajudar na tomada de decisões estratégicas para o negócio, além de sugerir todas as melhorias necessárias.
Aperfeiçoamento
Aqui é o momento em que todas as melhorias recomendadas são aplicadas. Por isso, mais do que nunca, é importante engajar os membros da sua equipe, pois será indispensável a participação de todos os envolvidos no projeto.
Mais do que delegar responsabilidade para os seus colaboradores, faça com que eles se sintam parte integrante e essencial deste momento que é um divisor de águas na sua empresa. Sem o esforço individual de cada um, é inviável a execução do planejamento.
Gerenciamento
Para garantir a eficácia da sua aplicação, a metodologia kaizen necessita de uma boa gestão para monitorar os seus resultados.
Por essa razão, é crucial a avaliação constante tanto da execução das tarefas diárias, como os números resultantes.
Cases de sucesso da metodologia kaizen
Estamos nos aproximando do final deste artigo, mas não podemos ir embora sem antes compartilhar alguns cases de sucesso da metodologia kaizen. Vamos te apresentar duas empresas vencedoras do Kaizen Awards, pelo próprio instituto da metodologia.
O Kaizen Awards Brasil é realizado anualmente desde 2015. A premiação abrange as seguintes categorias:
- Excelência na Produtividade;
- Excelência na Qualidade;
- Excelência no Sistema de Melhoria Contínua;
- Excelência na Estratégia de Crescimento.
Para participar, a empresa deve submeter os seus projetos que tenham sido concluídos em menos de dois anos anteriores ao prêmio. Aqui, nós falaremos sobre as organizações ganhadoras nos últimos anos. Confira.
ZEN S.A.
No ano de 2018 e 2019, a ZEN S.A., empresa do ramo automotivo, recebeu o prêmio a nível nacional em primeiro lugar pelo reconhecimento desta categoria através do projeto Sistema de Manufatura ZEN (SMZ).
A organização também teve seu trabalho reconhecido na edição internacional do prêmio, o Global Kaizen Award.
Os números impressionam: no período de 5 anos, o CNQ (Custo de Não Qualidade) reduziu em mais de 80%, a produtividade aumentou 30% e o tempo antes necessário para uma peça chegar até o cliente diminuiu em 75%.
Quer mais? No mesmo período, a ZEN S.A. reduziu em 95% o número de acidentes de trabalho. O que temos é uma empresa cada vez mais sustentável e mais segura.
WEG S.A.
A WEG é uma companhia multinacional que comercializa máquinas elétricas e soluções variadas.
No ano de 2016 a organização recebeu o prêmio na categoria Excelência na Produtividade. Sua dedicação em atingir a eficiência máxima também lhe rendeu o título de Melhor Fornecedor Global da Electrolux.
Respeitando os princípios da metodologia kaizen, a WEG também merece destaque por investir no desenvolvimento dos seus funcionários. Eles participam coletivamente de cursos e treinamentos, ultrapassando a carga horária de 2 milhões de horas por ano.
Conclusão
A metodologia kaizen é a ferramenta ideal para quem almeja o aperfeiçoamento contínuo dos seus processos. O segredo para trabalhá-la com todo o seu potencial é tratá-la como filosofia, não apenas como metodologia.
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