Cada vez mais as empresas desejam que seu estoque próximo de zero, pois ele gera custos diversos que devem ser absorvidos. No entanto, existem setores que necessitam de um estoque de segurança para não perderem vendas ou interromperem a produção. Alguns fatores que levam as empresas a manterem um estoque de segurança são:
Tempo de set-up: Usualmente, para produzir qualquer produto, a organização deve regular a máquina para a produção, o chamado tempo de set-up. Assim, eventualmente, é razoável analisar a possibilidade de se produzir além da demanda para gerar estoque, avaliando se o custo desse estoque gerado é inferior aos ganhos de produção por causa da redução das paradas das máquinas para set-up.
Diminuir processos de compra: Todo processo de compra dispara diversas atividades dentro das organizações que geram custos para serem executadas. Assim, em vez de gerar diversos processos pequenos de compra, a organização opta por processos maiores que geram menos custos para sua consecução.
Sazonalidade: Existem produtos que possuem demanda sazonal e, portanto, a organização pode optar por formar estoques em períodos que antecedam o pico da demanda a fim de atendê-lo quando ele acontecer. Dessa forma, mantém-se o nível de produção estável, não gerando demissões nos quadros de pessoal, nem precisando superdimensionar a capacidade da fábrica para o período de pico ou sobrecarregar funcionários.
Tempo de entrega: Para contornar eventuais atrasos de entrega por parte do fornecedor, é necessário manter um estoque mínimo que supra o tempo levado pelo fornecedor para honrar com suas obrigações e para que outro processo de compra de material seja iniciado.
Mesmo considerando estes fatores, é importante ter em mente que, independente do processo definido e do sistema usado, falhas são inerentes. Por isso, um ponto importante é a determinação de como será feito o inventário.
Talvez o modelo mais conhecido seja o inventário geral, durante o qual todos os itens são contados, a portas fechadas (para que não haja alterações no estoque durante a contagem), com uma frequência estabelecida. O outro modelo básico é o inventário rotativo, que é um processo de recontagem contínua de parte do estoque. A forma de determinar quais itens serão conferidos varia: contagem automática pelo sistema, seguindo critérios pré-estabelecidos ou aleatoriamente.
Finalmente, para garantir o controle gerencial do desempenho, um indicador simples que pode ser usado é o nível de acuracidade de saldo, que nada mais é do que a quantidade física disponível no estoque comparada à informação do saldo conforme consta no sistema de informações, em um determinado momento. Assim é possível saber se o processo de inventário está satisfatório ou precisa ser aprimorado e com esses insumos poder realizar o correto planejamento do estoque para sua atividade.
