A otimização de processos em empresas é uma prática que nunca cai em desuso e deve ser sempre uma das prioridades de qualquer gestão: afinal, a eficiência dos mesmos é o ponto de partida para o cumprimento das metas e objetivos, tão cuidadosamente planejados e que cruciais para o sustento e crescimento do negócio.
Quando é uma prática contínua e valorizada, viabiliza evoluções consistentes, além de facilitar a identificação de necessidades rotineiras e como supri-las.
Otimização de processos: o que significa na prática?
Otimizar processos é implementar soluções que gerem melhorias de desempenho, que possam, também, remediar pontos de atraso ou ineficiências.
E, claro, para colocar isso em prática é preciso ter planejamento. Você sabe como colocar a mão na massa para fazer a otimização de processos?
Continue a leitura para entender mais.
3 passos para a otimização de processos em empresas
Não existe receita pronta ou passos rígidos a serem seguidos quando o assunto é otimização de processos em empresas. A descoberta do caminho certo carece de avaliações individuais, uma vez que cada negócio possui suas particularidades, vantagens e pontos críticos diferentes.
Entretanto, é possível compreender o panorama geral envolvido por meio do entendimento de três passos importantes:
1 – Gestão personalizada
A gestão personalizada, no contexto da otimização de processos, considera a cultura da empresa, suas necessidades mais primordiais e, a partir daí, desenvolve soluções específicas para sanar ou agilizar metodologias.
É totalmente contrário das soluções genéricas, que não cabem aqui. Vai levar em conta fatores como setor de atuação, tamanho, objetivos estratégicos, tempo de cumprimento de metas e serviços, entre outros.
2- Redução de custos centralizada
Durante a otimização de processos, uma regra é clara: nem toda redução de gastos significa economia e mais rendimentos.
Isso porque alguns cortes podem gerar ineficiências, falhas e lacunas nos processos.
Logo, é preciso saber como conduzir uma redução de custos centralizada que, por sua vez, considera os seguintes pontos:
- Reorganização de processos
Eliminação de etapas desnecessárias. Muitas vezes, há percursos vigentes que consomem muito tempo e geram mais demandas que resultados. Inclui a identificação de processos improdutivos.
- Automatização
Automatizar tarefas repetitivas, manuais, entre outras, pode reduzir a dependência dos colaboradores e gerar mais tempo livre, assim como contribuir significativamente na redução de ocorrência de erros.
- Aperfeiçoamento da gestão de estoques
Aqui, o objetivo é minimizar desperdícios, como o de materiais, por exemplo. Abrange outros pontos que são variáveis de acordo com o nicho, tal como sistemas de gerenciamento de estoques;
Acompanhamento de resultados com foco no que pode ser melhorado
Nessa etapa, os processos já estão mais ágeis e enxutos, uma vez que o planejamento foi cumprido de acordo com o que foi proposto. É o momento para se atentar ao que pode ser negociado e analisar minuciosamente o que foi feito. Dois pontos importantes podem ser destacados nesse estágio:
Negociação de contratos
O que pode ser melhorado nos contratos com fornecedores e parceiros para melhorar as condições acordadas?
Supervisão contínua
É a monitoração e avaliação contínua dos processos para identificar e viabilizar pontos de avanço, em concomitância com soluções de redução de custo.
E, por fim, vale ter em mente que a participação da equipe é essencial nessa jornada: logo, não deixe de lado as percepções e necessidades dos seus colaboradores.
Ter pessoas engajadas e envolvidas é bom para todos, então se atente também ao fator humano!
