Descubra como reduzir custos e aumentar a produtividade com a metodologia Kaizen

No ambiente empresarial, o kaizen é uma metodologia que permite o seu negócio reduzir custos e aumentar a produtividade. Ele um método de melhoria contínua rápido (um ciclo completo dura em média 30 dias) e uma ferramenta que incentiva a criatividade para mudar a cultura da empresa para melhor.

Kaizen é uma palavra de origem japonesa, que significa mudança para melhor, usada para definir melhoria contínua na vida em geral.

Quando usado no ambiente de negócios, o kaizen refere-se à melhoria contínua de todas as funções. Melhorias, até mesmo, nas atividades envolvendo todos os funcionários, desde a alta administração, até os trabalhadores do chão de fábrica.

O conceito sobre o que é kaizen propõe mudanças nos processos que ocorrem dentro de uma empresa, visando:

• eliminação de desperdícios;
• melhoria na eficiência dos processos.

No kaizen, alguns princípios são fundamentais, como:

1. a busca por medidas para contenção e correção da causa raiz (não apenas as consequências) do problema;
2. a análise de dados com base em fatos.

Para o kaizen, trabalha-se e vive-se de forma mais equilibrada e satisfatória possível, se pelo menos três quesitos forem atendidos: estabilidade financeira e emocional do empregado, clima organizacional agradável e ambiente simples e funcional.

Uma das diferenças que torna essa filosofia popular no mundo dos negócios é que, no kaizen, melhorias significativas podem ser promovidas sem um alto investimento.

Como aplicar o kaizen?

Você pode aplicar o kaizen  em dois formatos, ambos baseados em trabalho em equipe e alinhamento cultural, utilizando as habilidades e conhecimentos de todos envolvidos:

• Diário: reunião de equipe diária ou semanalmente. Se possível, realizar a reunião no local onde ocorre o processo.
• Evento: é a formação de equipes de melhoria contínua para execução de projetos específicos de melhoria prática, com objetivos, métricas e prazos definidos.

Para aplicação do kaizen, todos os envolvidos devem começar a pensar sobre o seu trabalho de uma nova maneira e se questionar nos tópicos:

• Agora: qual é a condição atual?
• Próximo: qual a situação desejada?
• Novo: como chegar a essa situação?

As 3 etapas do kaizen

O objetivo da ferramenta é gerar mudança, e, para isso, possui três etapas, cuja implementação deve ser em poucos dias. O tempo máximo do kaizen é de 30 dias, com foco nos pontos que são identificados a possibilidade de maior retorno financeiro.

Durante esse período, a equipe do projeto estará empenhada na implementação das mudanças necessárias, saindo de um patamar de qualidade e caminhando para outro superior.

• Preparação: objetivo de preparar os profissionais que irão atuar no projeto, compartilhando informações importantes, ferramentas a serem utilizadas e o papel de cada um na execução.

Nessa etapa, a empresa se organiza para o evento:

• • identificando os profissionais que devem participar desse processo;
  • estabelecendo as etapas de implementação ao longo dos dias;
  • coletando os dados necessários para a próxima etapa.

• Evento: nessa etapa, a equipe implementa a mudança proposta. Os envolvidos devem se dedicar 100% ao evento. O objetivo dessa exclusividade é dar ao profissional o foco necessário para que ele execute as implementações necessárias de forma otimizada.

• Follow-up: essa etapa garante a manutenção das mudanças que foram planejadas e implementadas. Dessa forma, o follow-up se torna extremamente importante para que sua empresa não volte ao estado de qualidade anterior.

As 7 fases do ciclo de melhoria contínua

Algumas dessas fases são realizadas antes da etapa de preparação (como identificação de oportunidade de melhoria), outras após o evento e o follow-up.

1. Identificação de oportunidade: oportunidade de melhoria pode ser tudo o que precisa de “conserto” dentro da empresa, como:

• falha de uma ferramenta;
• processo que gera erros;
• desperdícios constantes etc.

2. Mapeamento do processo atual: no caso de um processo, um fluxograma com todas as etapas deve ser feito, entendendo cada fase.
3. Desenvolvimento de uma solução: é hora de propor melhorias para otimização do processo. A determinação das causas do problema o ajudará a propor soluções que realmente resolvam quaisquer obstáculos na raiz.
4. Implementação da solução: com o novo processo desenhado é hora de aplicação das mudanças. Para isso: prepare o evento; realize o evento; faça follow-up do evento. Uma equipe para implementação deve ser formada.
5. Estudo dos resultados: o novo processo precisa de medição, análise e avaliação para garantir que a melhoria foi alcançada. Portanto, apenas, na prática, você poderá analisar se a solução realmente funciona, portanto, os resultados devem continuar sendo analisados.
6. Padronização da solução: fase de criação de um padrão. É a etapa de oficialização dos procedimentos a serem seguidos e compartilhamento com a empresa.
7. Planejamento dos próximos passos: a melhoria deve ser contínua, portanto, uma vez implementada uma melhoria, siga para a próxima. A gerência deve formar um departamento central para realização da avaliação e implementação do kaizen.

Kaizen e o ciclo PDCA

O PDCA, praticado de forma cíclica e ininterrupta, promove a melhoria contínua e sistemática na empresa, consolidando a padronização de práticas, por meio do ciclo:

• Planeje: desenvolvimento de uma hipótese;
• Faça: execução do experimento;
• Verifique: avaliação os resultados;
• Aja: aperfeiçoamento da sua experiência e início de um novo ciclo.

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Áreas de aplicação

As atividades do kaizen abrangem melhorias em várias áreas, incluindo:

• Qualidade: melhorias em produtos, serviços, ambiente de trabalho, práticas e processos.
• Custo: redução de despesas, mão de obra, utilização de material, energia e recursos.
• Entrega: redução do tempo de entrega.
• Gestão: melhorias nos procedimentos, fluxos dos processos, administração, sistemas de informação e elaboração de documentação e relatórios.
• Segurança: melhoria nas condições de trabalho e redução dos danos ao meio ambiente.

Também podemos aplicar o kaizen em outros setores, embora ele tenha nascido na manufatura.

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Dicas para auxiliar na implantação do kaizen

• Substitua ideias fixas convencionais por novas.
• Sempre questione as práticas e os padrões atuais, tenha em mente que tudo pode melhorar.
• Foque em como colocar a ideia ou melhoria em prática, e não nos motivos pelos quais algo não pode ser feito.
• Não dê desculpas.
• Jamais persiga a perfeição.
• Não deixe para consertar amanhã o que você notou hoje.

Ademais, ressaltamos também, que o kaizen é também uma filosofia. Isto é, uma maneira de pensar, não podendo ser tratado como um projeto a ser concluído, mas sim como práticas a serem implementadas no dia-a-dia.

Quais são os benefícios do Kaizen, além de reduzir custos e aumentar a produtividade?

O Kaizen pode te proporcionar inúmeros benefícios, por isso, listamos os principais benefícios ao implementar o Kaizen na sua empresa:

• melhorias implementas com rapidez;
• melhor comunicação e cooperação;
• maior moral e satisfação dos funcionários;
• maior investimento pessoal na empresa entre funcionários e gerência;
• melhoria na qualidade;
• aumento na satisfação do cliente;
• mais segurança;
• redução de desperdício na empresa;

Quer utilizar a filosofia kaizen para reduzir custos e aumentar a produtividade da sua empresa, mas não sabe por onde começar? Entre em contato conosco!