Você conhece ou já ouviu falar da ferramenta 5W2H? Você sabe como ela pode potencializar os resultados da sua empresa, do seu produto, do seu serviço?
O 5W2H é uma ferramenta utilizada na gestão empresarial que pode melhorar expressivamente a qualidade do seu serviço ou produto. O 5W2H é, basicamente, um checklist de validação do plano de ação de um projeto. Essa ferramenta, por meio de perguntas, como “o que’, “porque”, “onde”, “quem”, “quando”, “como” e “quanto” ajuda no gerenciamento de empresas e projetos.
Empreender ideias, projetos e criar um plano de negócio é um desafio constante na vida do empreendedor ou empreendedora. Seja dentro de uma empresa onde você trabalha ou dentro do seu próprio negócio, a aplicação do 5w2h ajuda o seu negócio a expandir e evoluir.
Essa ferramenta compõe o processo de checklist de determinadas atividades a serem desenvolvidas de forma eficaz por todos os membros da equipe.
O 5w2h são iniciais em inglês referentes às sete indicadores que guiarão um conjunto de informações ao longo do processo de realização de uma atividade.
A sigla fala sobre os itens que precisam estar presentes na elaboração do seu 5W2H para que o checklist esteja completo. As letras correspondem às perguntas que devem ser feitas e que são os princípios da análise que decorre do método.
Cinco dessas perguntas são iniciadas com a letra W (What, Who, When, Where e Why) e outras duas que começam com H (How e How much).
– What? – O que será feito?
– Why? – Por que será feito?
– Where? – Onde será feito?
– When? – Quando?
– Who? – Por quem será feito?
– How? – Como será feito?
– How much? – Quanto vai custar?
Como e quando surgiu o 5W2H?
O método 5W2H nasceu dentro na indústria automobilística, no momento pós-guerra, como forma de alavancar e impulsionar as indústrias dos países que se encontravam praticamente destruídas a partir da década de 40.
Não se sabe ao certo a data nem o autor da técnica, apenas que ela foi desenvolvida no Japão.
A intenção era ter uma forma de garantir o padrão nas entregas de maneira ágil, repartindo o trabalho para melhor atender às demandas dos clientes.
Quais as vantagens da ferramenta?
A execução dos indicadores dessa ferramenta te ajuda no controle das tarefas de sua empresa gerando:
– Economia de tempo;
– Aumento da produtividade;
– Clareza no planejamento das atividades;
– Organização da equipe;
– Orientação das atividades;
– Determinação dos objetivos;
– Análise dos resultados.
O benefício é tão notável que todas as atividades da sua empresa, bem como a sua cultura,visão, missão e valores, acabam tendo uma mudança significativa, muito mais focada e objetiva em conseguir resultados.
Não é a toa que a ferramenta de gestão 5w2h é um dos modelos mais usados pelos gestores e executivos hoje em dia. Sua simplicidade e seu desempenho são focados em gerar grandes resultados para os seus projetos.
Como aplicar o 5W2H no seu negócio?
Muitos gestores utilizam o 5w2h por ser uma ferramenta eficiente e considerada por muitos como completa. O grande destaque é a maneira como pode ser desenvolvida por muitos processos diferentes. Apesar de ser usada na maioria das vezes com finalidade de um planejamento estratégico de empresas e corporações, ela não se limita a apenas isso.
A ferramenta pode ser usada em praticamente qualquer atividade que requer uma estratégia de ações ou de organização, como, por exemplo, lançar um novo produto ou serviço, contratar um novo assessor para o seu negócio, definir a responsabilidades em projetos, entre outros.
Não importa qual seja o desafio que você ou sua empresa esteja passando, o maior objetivo de quem utiliza a ferramenta 5w2h é solucionar este problema. Por isso, é muito importante entender qual é a base da ferramenta de gestão e como aplicá-la. Afinal, o 5w2h serve para que você possa conhecer e compreender o que deve ser feito e qual é a melhor forma de fazer isto, trabalhando para que tudo aconteça em um período planejado, com custos baixos e total eficiência com foco nos resultados.
Vale destacar ainda que o 5w2h não se aplica somente aos planejamentos que estão no seu início, mas, também, podem ser implementados em projetos que já estão em andamento, podendo corrigir algumas situações que não estão bem esclarecidas. Ela também pode ser usada como uma forma de checar se o caminho tomado no primeiro momento é o mais adequado e se a execução do projeto está sendo efetiva. Por isso, não deixe de aplicar o 5w2h na sua gestão, independente se ela já está em curso ou nos seus primeiros passos.
Quando aplicar a ferramenta 5W2H na sua empresa?
A ferramenta 5w2h pode e deve ser aplicada em diferentes situações. Há casos de gestores que conhecem muito a aplicação dessa ferramenta que, antes mesmo de redigir um novo planejamento já visualiza mentalmente o uso do 5w2h para tomar decisões rápidas antes de descrever um novo conjunto de ações na empresa.
Geralmente, a ferramenta pode ser aplicada:
– Na compra de uma nova máquina;
– Na venda de uma máquina;
– No processo de recrutamento e seleção de pessoal;
– Na fidelização de clientes, entre outros usos.
Consegue ver como o método, de fato, pode ser aplicado em praticamente tudo? Todas as ações importantes que você precisa tomar, que tenham um certo grau de complexidade, já podem receber a aplicação da metodologia.
Precisa melhorar a qualidade do seu produto ou serviço? Conte conosco para implementarmos o 5W2H na sua empresa! Trabalhamos nas frentes de Estratégia, Gestão Financeira, Qualidade e Otimização. Já são mais de 300 empresas impactadas pelos nossos serviços que propõem soluções simples e executáveis para a rotina desses negócios com o objetivo de alavancar os resultados da empresa.
