5W2H é uma ferramenta de gestão que auxilia o planejamento operacional na tarefa de monitoramento dos planos de ação de uma empresa. Por mais que a sigla parece difícil, a sua aplicação é bem fácil e resulta em grandes resultados. Então, saiba como aplicar para diminuir seus custos e lucrar mais!
5W2H: O que significa
5W2H é uma sigla que corresponde às iniciais em inglês de sete vertentes capazes de eliminar dúvidas e impasses dos processos.
Além de proporcionar a transparência em todas as atividades da organização. As perguntas são:
5W
What: “O que?”
O que é a ação que deve ser realizada? Aqui devem ser detalhados os objetivos e tudo o que deve ser feito para que os objetivos sejam alcançados.
Why: Por que?
Dá o sentido daquilo existir. Por que vamos realizar essa ação? Por que ela é importante? Sem saber exatamente qual é a função de cada procedimentos, as pessoas ficarão desmotivadas. Quando o propósito é passado e posteriormente entendido pelos colaboradores, fica natural o engajamento na causa, o que inclusive aumenta a produtividade dos envolvidos.
Where: Onde?
O campo “onde?” não especifica apenas o local específico em que as ações acontecerão, mas também quais ferramentas serão necessárias para a realização (máquinas, equipamentos etc).
When: Quando?
Quando a ação deve ser realizada? Quanto tempo ela dura? Aqui serão estipulados prazos, períodos e datas para cada entrega.
2H
How: Como?
Aqui devem ser detalhadas as tarefas envolvidas no processo. Se necessário, podem ser criadas Instruções de Trabalho (ITs) e checklists para ajudar no processo.
How much: Quanto custa?
Aqui estará estipulado todo o gasto e investimento utilizado no plano de ação em questão. Isso inclui custos com recursos, materiais, equipamentos, pessoas e terceirizados. É o planejamento financeiro do seu plano de ação e deve levar em consideração os fornecedores e orçamentos já pré-feitos.
O método baseia-se nas respostas dadas a estas sete perguntas. Ou seja, para cada plano de ação ou para cada ação realizada pela sua equipe, você deverá responder a cada uma delas. Dessa forma, é possível ter o controle de todas as informações necessárias sobre certo projeto. Com isso, a execução do mesmo é feita de forma mais clara e efetiva.
Por mais que não pareça, a implementação dessa ferramenta em uma empresa é capaz de otimizar o tempo e, até mesmo, de economizar recursos.
Com o 5W2H todos os envolvidos em um projeto conseguem acompanhar com mais clareza quais são suas obrigações, como realizá-las e demais informações, como local e data da tarefa.
Como aplicar na prática o 5W2H e aumentar os lucros da sua empresa”
Aplicar essa ferramenta de gestão no seu negócio é mais fácil do que você imagina e gera resultados muito melhores do que você espera. Talvez você pense que registrar em um documento informações sobre um projeto a ser realizado pela sua empresa não faz tanta diferença, mas após a prática é que os resultados realmente aparecem. Veja um exemplo:
Digamos que há na sua empresa uma demanda por um novo funcionário. Ele vai ocupar a vaga de Vendedor. Então, antes de realizar o processo seletivo, é necessário que você preencha a ferramenta e responda as perguntas como:
What: Contratação de um novo profissional;
Why: Para ocupar a vaga de Vendedor;
Who: No setor Comercial da empresa.
E assim por diante…
Talvez você encontre dificuldades para responder a todas as perguntas. Mas não deixe de preencher. Tenha certeza que os processos da sua empresa serão otimizados e tudo ficará mais ágil.
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