Obter o controle de processos de uma empresa pode ser uma tarefa bem complicada, principalmente se considerarmos todos os procedimentos e funcionários envolvidos.
No entanto, manter o controle de processos é essencial para garantir que tudo seja feito da maneira planejada, garantindo a boa execução dos trabalhos.
Imagine que a meta da sua empresa seja aumentar o índice de satisfação dos clientes (NPS). Para fazer esse monitoramento, sua equipe deve aplicar uma pesquisa de satisfação 7 dias após a compra do produto.
Esse procedimento está definido no processo de venda da sua empresa, para que os responsáveis não se esqueçam de aplicar a pesquisa.
Agora imagine que você não tem controle de processos suficiente e alguns clientes fiquem sem responder a pesquisa. Concorda que ficará mais difícil bater a meta sem esse controle?
Da mesma forma, se um dos planos de ação para aumentar a satisfação dos clientes for enviar um brinde após a compra de um determinado produto e o NPS está diminuindo, sem controle de processos, se os brindes não estiverem sendo enviados, o gestor nunca irá saber.
Mas mais do que ter o controle de processos da sua empresa e gerenciá-los, a gestão por processo trabalha a visão sistêmica e considera a interação entre os macroprocessos e o ecossistema.
Trabalhar com gestão por processos significa entender como cada processo auxilia no bom funcionamento do todo e o qual é a função de cada procedimento.
Vale lembrar que gestão por processos não é o mesmo que gestão de processos. A gestão de processos consiste no hábito de gerenciar constantemente os processos da organização, procurando mantê-los sempre atualizados e otimizados.
Já quando falamos em gestão por processos estamos direcionando toda a gestão de uma empresa para os seus processos.
Como ter uma gestão por processo ajuda no controle de processos
Ao basear toda a gestão da empresa nos macroprocessos da organização é possível ter um maior controle de processos naturalmente.
Otimização do tempo
Que gestor não quer que sua equipe produza mais em menos tempo? A otimização de tempo é uma das grandes vantagens da gestão por processos.
Quando se entende por completo o processo e a sua importância é possível pensar em formas de otimizá-lo, reduzindo atrasos e gastos desnecessários (tanto de tempo quanto de capital).
Além disso, com processos bem estruturados e com fluxogramas disponíveis para a equipe acessar sempre que necessário, o tempo gasto com dúvidas diminui consideradamente.
Facilidade na hora de tomar decisões
Quando o gestor e os colaboradores conseguem desenvolver uma visão sistêmica da empresa, torna-se muito mais fácil tomar decisões conscientes e assertivas.
Isso porque a mensuração de resultados adquirida através de um bom controle de processos contribui para o crescimento planejado da organização, ou seja, onde a empresa quer chegar e como fará isso.
A facilidade na hora de tomar decisões evita que fatores externos atrapalhem o pensamento estratégico nos momentos de deliberação.
Foco total em processos
Manter a gestão 100% focada em processos torna o trabalho mais dinâmico e ajuda no controle de processos, uma vez que tudo girará em torno das principais tarefas da empresa.
Dessa forma, quando algo estiver dando algum problema, será possível identificar imediatamente qual é o ponto falho do processo e melhorá-lo.
Trabalhando com foco em processos é possível antecipar problemas e fazer o gerenciamento de riscos de maneira mais precisa.
Acompanhamento de KPIs de processo
Os KPI’s (indicadores chave de performance) de processos são aqueles indicadores específicos que medem a eficiência dos processos da organização.
O controle de processo é feito através da escolha de KPI’s estratégicos para a empresa, respeitando seu tipo de organização.
Sendo assim, empresas que trabalham negócios digitais têm indicadores como “taxa de conversão” que não fazem sentido existir em negócios que não trabalham o marketing digital.
Os indicadores precisam estar de acordo com a realidade da empresa, por isso, estude seu tipo de produto/serviço e o seu tipo de empresa para conseguir identificar KPI’s adequados.
Para ajudar nessa tarefa, vamos exemplificar alguns indicadores de performance que costumam ser utilizados para medir processos. Confira a seguir:
- Conformidade de processos: analisa se os procedimento estão seguindo os padrões de qualidade e prazo. Se sim, aquele processo é considerado conforme. Se não, o processo é não-conforme;
- Atraso nas entregas: descobre qual é a porcentagem de vendas que não estão sendo entregues no prazo especificado pela empresa;
- Ociosidade: indica quanto tempo as máquinas poderiam estar trabalhando mas estão paradas;
- Capacidade: indica qual a capacidade máxima das máquinas analisadas, mostrando se há como aumentar a produtividade delas;
- Lucro: mostra o lucro adquirido pela empresa em um determinado período de tempo. O lucro é obtido subtraindo o valor dos gastos pelo preço final do produto.
Esses são apenas alguns indicadores que frequentemente são utilizados por empresa, mas eles não são os únicos e dependendo do tipo de negócio nem todos são úteis.
Por isso, não deixe de conversar com a sua equipe para que vocês definam juntos os melhores indicadores de processos para a sua empresa.
4 dicas para melhorar o controle de processos ainda hoje
Para te ajudar na missão de controlar melhor os processos da sua empresa, separamos 4 dicas para você.
- Automatize a gestão de processos
Utilizar a tecnologia a seu favor é a algo inteligente a ser feito. Quando a gestão dos processos é automatizada, os responsáveis param de precisar monitorar pessoalmente cada processo.
- Monitore através da tecnologia
As plataformas de automatização (que falamos aí em cima) geram relatórios automáticos, o que facilita o monitoramento dos gestores. Além disso, muito deles permitem o acompanhamento em tempo real por dispositivos móveis.
- Meça seus indicadores
Para saber se seus processos estão dentro da conformidade é preciso ter indicadores e monitorá-los com frequência, para garantir que tudo esteja sendo feito como o planejado.
- Mantenha o seu mapeamento de processos atualizado
Manter o mapeamento de processos e o fluxograma dos processos sempre atualizados evita desencontros quanto às informações e procedimentos que devem ser seguidos.
Além disso, gerindo bem os processos, estes se mantém otimizados sempre, o que torna o tempo de trabalho dos seus funcionários mais produtivo.
Agora que você já sabe os benefícios do controle de processos, que tal aprender a fazer o mapeamento de processos da sua empresa? Saiba tudo através do link.
