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Como o sistema de gestão 5S pode te ajudar a obter o selo ISO 9001

Obter o selo de certificação ISO 9001 é o desejo de muitas empresastanto grandes quanto pequenas –, mas esse é um trabalho que leva tempo e dedicação. No entanto, algumas práticas podem te ajudar na obtenção dessa certificação e o sistema de gestão 5S certamente é uma delas.

O sistema de gestão 5S trabalha a melhoria dos ambiente de trabalho através dinâmicas muito simples como o conceito de utilização, organização, manutenção, padronização e disciplina.

O ISO 9001 é uma certificação internacional de qualidade. As empresas que obtém esse selo são mais “bem-vistas” em relação à conformidade dos seus processos e ao bom funcionamento da organização.

No Brasil, o ISO 9001 é regulamentada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), que é responsável pelas normas e padronizações de vários segmentos.

Como conseguir um certificado ISO 9001

Para garantir esse tão requisitado selo é preciso colocar toda a empresa dentro da Norma ISO 9001. Essa norma está adequada à filosofia do ciclo PDCA de melhoria contínua, que garante melhorias significativas para a organização, evitando a estagnação.

Entre as exigência da norma estão o mapeamento de processos, a política de qualidade, o planejamento do sistema de gestão e a realização da auditoria interna.

O sistema de gestão 5S garante que vários desses pontos sejam atendidos, pois ele é uma ferramenta do sistema de gestão da qualidade (SGQ) que busca a qualidade total.

Quando todos os requisitos estiverem contemplados, é preciso contratar um organismo certificador independente, que irá fazer a auditoria na empresa e se tudo estiver conforme, disponibilizará o certificado.

Como o sistema de gestão 5S pode te ajudar a alcançar essa certificação

O sistema de gestão 5S é uma metodologia criada no Japão, que busca mobilizar, motivar e conscientizar toda a organização na busca por um ambiente de trabalho mais harmônico e produtivo.

O nome 5S foi dado pois a metodologia é baseada em 5 palavras que começam com a letra S em japonês: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (disciplina) .

Essa prática é muito utilizada para manter além da organização e produtividade a segurança dos colaboradores. No ambiente industrial, uma ferramenta fora do lugar pode causar acidentes sérios.

Em português, o sistema de gestão 5S é conhecido como 5 sensos: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de padronização e senso de disciplina.

Algumas exigências para conseguir a certificação ISO 9001 podem ser facilmente adquiridas através da implementação do sistema de gestão 5S. Por isso agora vamos ensinar como implementar essa ferramenta na sua empresa.

Como implementar o sistema de gestão 5S

A ordem desses “sensos” não é por acaso. Na hora de implementar o sistema de gestão 5S na sua empresa é preciso seguir essa ordem, pois do contrário terá retrabalho.

 

  • Seiri: senso de utilização

 

Refere-se a ter apenas aquilo que é necessário, sem excessos e improvisações. A palavra-chave aqui é: equilíbrio. Não tenha medo de jogar fora materiais obsoletos que não tenham mais utilidade.

Ferramentas, equipamentos e dados devem ser usados com cautela. Materiais desnecessários devem ser eliminados. Tudo o que está no ambiente 5S deve ser útil para o processo produtivo da empresa.

 

  • Seiton: senso de organização

 

Esse “S” é responsável por manter todo o material útil no seu devido lugar. Ele define locais específicos (que devem estar marcados de alguma forma) para cada coisa.

E esses lugares específicos devem estar de acordo com o processo produtivo da empresa. Para isso você pode dividir os materiais/ferramentas em 3 categorias, de acordo com a frequência de utilização.

Aquilo que é utilizado todos os dias deve estar ao alcance das mãos, isso serve tanto para linhas de produção quanto para organização de mesas. O funcionário deve conseguir alcançar o objeto, utilizar e devolver para o local sem grandes locomoções.   

Ferramentas utilizadas 1 ou 2 vezes por semana não precisam estar constantemente ao alcance das mãos. Elas devem ficar armazenadas perto de onde serão utilizadas.

Então, por exemplo, se uma ferramenta é usada perto de uma determinada máquina, é perto dela que a ferramenta deve estar.

Para guardar essas ferramentas em estantes, por exemplo, é indicado etiquetá-las ou pintá-las para que todos saibam onde deve estar cada objeto e se há algo fora do lugar.

Aquilo que é usado 1 ou 2 vezes por mês deve ser armazenado longe da linha de produção, em armários ou salas de armazenamento.

 

  • Seiso: senso de limpeza

 

Não é difícil deduzir do que essa terceira fase se trata, não é? Ela é sobre manter o ambiente limpo e adequado ao uso.

Quando as coisas não são limpas adequadamente, o desgaste se torna maior, gerando um gasto desnecessário para a empresa.

O senso de limpeza trabalha também além da limpeza e manutenção do ambiente de trabalho a higiene e apresentação dos colaboradores.

Quando o seiso é implementado na organização, o colaborador passa por uma processo de transformação interna natural, que aumenta a sua preocupação com a própria apresentação no local de trabalho.  

 

  • Seiketsu: senso de padronização e saúde

 

O senso de padronização é a quarta parte da implementação do sistema de gestão 5S. Aqui é necessário definir e padronizar cores, formatos, iluminação, como deve estar os ambientes etc.

É importante estar atento também a fatores que afetam a saúde do colaborador. Ambientes com muito ruído podem gerar problemas futuros para os funcionários, nesse caso, é importante que a empresa disponibilize fones de proteção.

Outro exemplo que deve são as cadeiras utilizadas por funcionários que trabalham em escritório. Se elas não forem ergométricas, podem causar problemas posturais.

Tudo isso deve ser analisado na implementação do senso de padronização. Os padrões devem ser definidos pensando sempre na saúde física e emocional dos colaboradores.

  • Shitsuke: senso de disciplina

Essa é a última fase do sistema de gestão 5S. Para implementá-la é preciso definir regras e normas que devem ser seguidas por todos os membros da empresa.

Na hora de definir esses padrões, lembre-se de levar em consideração a norma ISO 9001 para já deixar o terreno preparado para a certificação.

Nessa fase os colaboradores entendem os benefícios das 4 fases anteriores e a importância da disciplina para a melhoria da organização e das suas próprias vidas pessoais.

E também nessa fase que os gestores devem definir datas e horários das auditorias internas, para garantir a cobrança dos combinados anteriores.  

Atenção: O senso de disciplina só é de fato concretizado quando os funcionários conseguem fazem o que deve ser feito mesmo sem fiscalização.

Quando a fase 5 do sistema de gestão 5S estiver concluída, é a hora de iniciar o seu processo de certificação ISO 9001, que incluirá também a necessidade de fazer um mapeamento de processos. Para saber sobre as etapas do mapeamento de processos, clique aqui.

 

 

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