Empresa Júnior de Engenharia de Produção da Universidade Federal de Juiz de Fora

Notícias

Gerenciamento de processos: tudo o que você precisa saber

Empresa crescendo, funcionários novos chegando, lista de clientes aumentando, cargos sendo criados, é um cenário perfeito, não é? Mas como lidar com garantir que a qualidade da entrega não seja perdida com tantas mudanças acontecendo? O gerenciamento de processos pode ser a solução.

Não importa o tamanho da sua empresa, ter processos bem definidos, sendo atualizados frequentemente e internalizados por todos os colaboradores é essencial para o bom andamento da organização.

Neste artigo vamos explicar o que são processos e porque é tão importante gerenciá-los.

Ficou interessado? Então continue a leitura!

O que é um processo?

Para saber qual a importância do gerenciamento de processos é preciso, anteriormente, entender bem o que é um processo.

Para ficar fácil de entender, pense no processo como um caminho.

Vamos imaginar que você queira sair do Rio de Janeiro e chegar a São Paulo. Você pode fazer esse caminho indo até a Bahia e voltando, ou pode fazer o caminho mais rápido. O caminho que você escolher é o seu processo.

Nesse exemplo fica fácil enxergar que passar pela Bahia para ir do Rio de Janeira até São Paulo não é o melhor processo, no entanto, essa percepção nem sempre é tão óbvia.

Normalmente quando uma empresa está começando, as pessoas fazem as coisas no “automático”, pois ainda não há um processo bem desenhado.

Entretanto, à medida que a empresa ganha mais clientes, é necessário definir esse processos para que os funcionários saibam exatamente o que e quando precisam fazer cada coisa.

Da mesma forma, quando novos membros são contratados, ter processos bem desenhados os ajuda a interiorizar o funcionamento da organização. Esta também uma forma de Gestão do Conhecimento.

3 tipos de processos: processo primário, processos de apoio e processos de gestão.

Os processos primários ou macroprocessos são aqueles que impactam diretamente o cliente, estão ligadas ao produto que é entregue. Erros nesse tipo de processo podem afetar a satisfação do cliente.

Os processos de apoio garantem que os processos primário sejam feitos, fornecendo os recursos necessários como produtos, serviços, equipamentos, entre outros.

Jairo Martins, Superintendente Geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), diz que “para que um negócio possa lucrar e tornar-se sustentável é preciso estruturá-lo em processos principais e de apoio”.

Já os processos de gestão coordenam os processos primários e de apoio, estabelecendo as práticas de gestão, controle e monitoramento. Ele é responsável por gerir os próprios processos.

O gerenciamento de processos é um dos processos de gestão da organização.

O que é gerenciamento de processos?

Segundo Gregório Varvakis, “o gerenciamento de processos é a definição, análise e melhoria continua dos processos com objetivo de atender as necessidades e expectativas dos clientes”.

O gerenciamento de processos é uma abordagem que analisa, desenha, executa, monitora e controla os processos dentro de uma organização.

Às vezes a empresa tem vários processos bem definidos e continua gerando poucos resultados. Nesse caso, talvez o problema esteja nos processos. E o gerenciamento de processos pode ajudar a redesenhar o processo que está causando os problemas.

Quando a empresa não tem bem definidos os seus processos, torna-se necessário fazer um mapeamento de processos, que consistem em entender e desejar cada processo da organização.

Mapear um processo é desenhar o fluxo de atividades da organização. É transformá-lo em algo visual, como uma foto, para que seja possível pensar em formas de otimização.

Com processos bem mapeados, cada colaborador sabe exatamente o que tem que fazer e como fazer.

O gerenciamento de processos garante uma atualização constante nos processos da empresa, assegurando o aumento de qualidade e pontualidade nos serviços oferecidos.

Quando esses papéis estão bem definidos é possível olhar criticamente para eles e otimizar ainda mais o fluxo de trabalho dentro da organização.

Os objetivos do gerenciamento de processos são:

  • Otimizar a gestão interna;
  • Identificar e solucionar problemas entre os processos;
  • Encontrar os gaps dos processos;
  • Mapear os processos;
  • Definir planos de ação para melhoria;
  • Redesenhar os processos se necessário;
  • Acompanhar os resultados.

 

Vamos entender agora qual os conceitos mais utilizados em um gerenciamento de processos.

Conceitos utilizados no gerenciamento de processos

Alguns conceitos são muito usados no gerenciamento de processos e você precisa entendê-los bem. Vamos explicar alguns deles:

Modelagem de processos

Representa visualmente um processo de maneira completa. Normalmente é feito utilizando diagramas, modelos e/ou mapas, simplificando a representação das atividades.

Ele ajuda os colaboradores a entenderem, de maneira simplificada, quais as etapas e como cada processo deve rodar na organização.

Análise de processos

A análise de processos traz um entendimento das atividades necessárias para atingir os objetivos e também a ordem dessas atividades. É através dessa análise que são padronizadas as regras de trabalho e o fluxo dele.

Analisar processos é importante pois ajuda na tomada de decisões gerenciais, que visam o crescimento da organização como um todo.

Desenho de processos

É a organização das atividades e regras necessárias para o cumprimento do trabalho e a realização do resultado pretendido.

Ele se diferencia da modelagem pois se mostra mais detalhado, trazendo todas as atividades que devem ser feitas e o suporte necessário para o cumprimento de cada tarefa.

Gerenciamento de desempenho de processos

É o monitoramento dos processos. Utiliza-se aqui todas as métricas, medidas e indicadores de desempenho de processos para saber se o processo está ou não sendo eficaz.

Em um cenário de constantes mudanças é importante manter os processos da sua empresa bem atualizados para garantir que o melhor produto/serviço chegue ao seu cliente.

Transformação de processos

Quando um processo não está sendo efetivo, acontece a transformação de processos, em que é estudada a melhor forma de otimizar aquele processo específico.

A partir daí um novo processo é desenhado e divulgado para a organização, visando a otimização do tempo e dos recursos disponíveis.

Convencido de que ter o gerenciamento de processos acontecendo constantemente na sua organização te ajudará a obter bons resultados? Entenda agora como fazer um bom mapeamento de processos e elimine todos os gaps dos processos da sua empresa.  

 

Deixe uma resposta