Empresa Júnior de Engenharia de Produção da Universidade Federal de Juiz de Fora

Notícias

Diagrama de tartaruga: como aplicar e executar em processos

Gerir os processos de uma empresa pode ser um grande desafio para os gestores de uma maneira geral. Isso porque os processos são responsáveis por fazer a empresa rodar sem surpresas indesejadas. Uma forma de facilitar a visão geral do processo e a sua execução é o diagrama de tartaruga.

No artigo de hoje vamos explicar o que é esse tal de diagrama de tartaruga e como aplicá-lo aos processos da sua empresa?

Ficou interessado? Então continue a leitura.

O que é o diagrama de tartaruga aplicado em processos?  

Diagrama de tartaruga é uma ferramenta de qualidade que auxilia na visualização dos processos da empresa.

Ele é interessante porque nem sempre os colaboradores conseguem internalizar todas as entradas, saídas, métricas e outras informações importantes do processo.

Além disso, ao fazer um diagrama de tartaruga é possível enxergar previamente os riscos e já tomar as ações necessárias para evitar problemas futuros.

O diagrama de tartaruga é muito comparado a metodologia 5W2H por ambas especificarem quem será o responsável, quando as coisas serão feitas, como será executado etc.

No entanto, o 5W2H é indicado para o planejamento de planos de ação, enquanto o diagrama de tartaruga trata dos processos recorrentes da empresa.

O diagrama de tartaruga pode ser dividido em 7 partes, sendo 1 deles o processo em si e os demais os recursos que transpassam o processo.

Ficou confuso? Não se preocupe, nós detalharemos cada parte do diagrama de tartaruga a seguir:  

Processo

Aqui é identificado o processo do qual estamos tratando, quem é o responsável geral por ele e quais os resultados que a empresa pretende alcançar com este processo.

Veja alguns exemplos de processos utilizados em empresas:

  • Processo Seletivo;
  • Organização de eventos;
  • Processo Finalístico;
  • Processo Eleitoral.

Entradas

As entradas representam tudo aquilo que é transformado durante o processo. Ou seja, é algo que entra no processo, passa por uma modificação e sai.

Não precisa ser necessariamente coisas palpáveis. Dados também podem ser entradas em processos.

Para exemplificar, pensemos em uma loja de confecção de roupas. O processo de produzir a roupa demanda tecidos e linhas como entradas, que serão transformadas em roupas.  

Saídas

Ou seja, tudo o que é resultado do processo. Assim como as entradas, as saídas podem ser tanto um produto físico/palpável quanto uma informação que será usada em um processo seguinte.

As saídas surgem do processo, ou seja, sem processos não há saídas. Se a sua empresa tem um processo que não resultado em uma saída, este não é um processo.

Esses são os primeiros passos do seu diagrama de tartaruga, são representados pelo corpo (processo), rabo (entrada) e cabeça (saída). A seguir vem as 4 patas da tartaruga.

Cada uma delas deve responder a uma pergunta:

  • Com o que fazer?
  • Com quem fazer?
  • Como fazer?
  • Como monitorar?

Vamos destrinchar cada um deles a seguir:

Com o que fazer?

Representam os recursos e toda a infraestrutura necessária para a realização da tarefa. Pode incluir: máquinas, ferramentas, materiais, software, entre outras coisas.

No nosso exemplo da fábrica de confecção de roupas, alguns recursos necessários para a entrega das roupas nas lojas são o transporte e as embalagens.

Um processo de gerenciamento de projetos necessita de um software para a gestão dos projetos

Com quem fazer?

Não confunda o campo “com quem fazer” com o responsável geral pelo processo. Aqui estarão todos aquele que contribuirão de alguma forma para que o processo seja realizado.

Além disso, também é preciso especificar as competências que eles precisam ter para o cumprimento da tarefa.

Por exemplo, no processo de entrega das roupas nas lojas que as venderão, o motorista é parte primordial da tarefa, precisando ter também a habilitação adequada.

Como fazer?

Neste campo estará tudo o que norteia a execução do processo, como por exemplo  documentos, normas, procedimentos, instruções de trabalho (ITs), checklists enfim, tudo o que ajudará o processo a acontecer.

Mas atenção, esses documentos e regras não são opcionais. Eles precisam ser seguidos durante a execução do processo.

Na hora de colocar as etiquetas nas roupas já prontas da nossa fábrica, pode haver uma instrução de trabalho com o passo-a-passo para esta tarefa, por exemplo.

Também pode haver um checklist geral do processo, para o funcionário conferir se tudo foi feito adequadamente.

Como monitorar?

Esta é a última parte da montagem do seu diagrama de tartaruga. Depois de especificar tudo que permeia seu processo, é preciso saber como monitorar se as saídas (ou seja, o resultado do processo) está de acordo.

Aqui estarão os indicadores de desempenho do seu processo, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicator).

Não existe uma lista de indicadores que podem ser usados em qualquer tipo de processo, é preciso estudar o processo para entender quais são os mais adequados.

Para facilitar daremos alguns exemplos de indicadores de desempenho que, dependendo do tipo do seu processo, podem ser utilizados no seu diagrama de tartaruga:

  • Grau de satisfação dos clientes (NPS);
  • Índice de produtos entregues no prazo;
  • Índice de produtos defeituosos;
  • Tempo de execução do ciclo de produção;
  • Conformidade de tarefas;
  • Entre outros.

Lembre-se que todo indicador deve ter um responsável geral por ele, geralmente é um gestor ou diretor, mas isso depende do organograma da empresa. De toda forma, alguém deve ser responsável pelos resultados daquele indicador.

Após especificado essas 7 partes, está formado o diagrama da tartaruga. Ainda não conseguiu visualizar a tartaruga? Confira nossa exemplificação:

diagrama de tartaruga

Para transformar os processos da sua empresa em algo mais visual faça junto com a sua equipe o diagrama de tartaruga de cada processo da empresa e divulgue-o.

Vale a pena imprimir e colocar esses diagramas em uma área bem visual da empresa, assim, seus funcionários olharão constantemente para eles e será mais fácil a internalização.

Para obter uma visão ainda mais clara dos processos da sua empresa, crie – além do diagrama de tartaruga – fluxogramas, e disponibilize para da sua equipe.

Agora que você aprendeu a fazer seu diagrama de tartaruga, aprenda a fazer uma gestão de processos eficaz para a sua empresa no nosso artigo sobre gerenciamento de processos.  

 

Deixe uma resposta