A melhor maneira de estimular a sua equipe a fazer um bom trabalho, com resultados satisfatórios, é elaborando um cronograma de atividades.
Um cronograma de atividades estimula a produtividade dos colaboradores na medida em que organiza tarefas em um determinado tempo, a fim de atingir um objetivo final.
Um cronograma bem feito é um excelente apoio na tomada de decisão da equipe quanto aos projetos e demandas, uma vez que essa ferramenta permite analisar antecipadamente potenciais riscos e problemas e, assim, planejar ações para evitar que eles ocorram.
Em contrapartida, um cronograma mal feito só aumenta as burocracias de seus projetos ou atividades. E o objetivo de um cronograma de atividades é ajudar, né?
Pensando nisso, separamos hoje 5 dicas infalíveis para construir um bom cronograma de atividades. Vamos lá?
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Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades
A principal missão de um cronograma de atividades é auxiliar na estimativa de data para a conclusão de uma tarefa ou projeto, bem como a identificação dos seus marcos intermediários.
Na hora de elencarmos as atividades de um cronograma, é muito comum que esqueçamos algumas relações óbvias entre setores e colaboradores, que podem atrapalhar na entrega de algumas tarefas.
Portanto, ao montar um cronograma de atividades, é importante identificar os fornecedores/clientes ou predecessores/sucessores de cada demanda.
Busque entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser impactadas pelo atraso na entrega daquela que está em questão.
Isso irá ajudar a criar os marcos do seu projeto – início do projeto e término do projeto.
Se uma determinada atividade não depende de nenhuma outra para iniciar, o início do projeto deve deve ser o predecessor. Se nenhuma atividade for impactada pela tarefa em análise, o término do projeto é o sucessor.
Identificar os fornecedores e clientes de uma atividade é essencial para definir prazos mais realistas e mapear riscos relativos à produção.
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Separe os milestones do cronograma de atividades
Ficar de olho no deadline do projeto ou da atividade às vezes não é o suficiente para garantir que tudo está ocorrendo como o planejado.
Portanto, criar milestones, ou marcos intermediários em uma atividade é fundamental. Esses milestones configuram entregas relevantes para uma determinada demanda.
Isso possibilita a identificação de desvios graves na execução e melhora a comunicação com todos os interessados sobre o andamento da tarefa.
Os milestones são muito eficazes por permitirem uma fácil visão do andamento do projeto, assegurado pela eficácia de suas principais etapas.
Uma reunião de balanço de projeto, por exemplo, é um milestone interessante para expor o andamento da produção para as pessoas externas, como o comercial e os gerentes de projetos.
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Estime a duração das atividades usando critérios reais
Fazer uma previsão da duração de uma tarefa do cronograma não é um trabalho fácil. Para isso, é essencial valer-se de critérios claros relativos à produtividade.
Os colaboradores de uma organização têm experiências e competências diferentes, o que pode ocasionar visões e capacitações diferenciadas sobre cada atividade e, portanto, gerar tempos de produção diferentes.
Então, como é possível prever a duração de uma atividade de forma mais assertiva e adequada à capacitação dos membros de uma equipe? Nesse caso, o ideal é valer-se dos indicadores de produtividade.
Os indicadores de produtividade são instrumentos aplicados na gestão de negócios, cujo objetivo é avaliar o rendimento e a eficiência dos processos nas empresas.
São esses indicadores que mensuram a quantidade de recursos que as empresas utilizam para produzir um determinado produto ou serviço.
Os indicadores de produtividade fornecem uma quantificação precisa da relação entre esforços empregados e produtos gerados.
Quer um exemplo prático? Vamos imaginar que um pedreiro leva 0,6 hora para colocar 1 metro quadrado de piso. Logo, para colocar 100 metros quadrados de piso, a estimativa de duração é de 60 horas.
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Otimize o tempo de duração das atividades
Ao definir a data de finalização de uma atividade, tenha em mente que o ideal é que ela não ultrapasse duas reuniões de coordenação/balanço.
Em todo projeto é comum a ocorrência de reuniões periódicas para avaliação do andamento. Portanto, é recomendável que cada atividade/etapa de um projeto dure no máximo em duas reuniões de acompanhamento.
Vamos te explicar na prática! Vamos supor que para uma atividade na sua empresa leve um mês de duração, mas as reuniões de balanço são semanais.
Logo, teoricamente serão necessárias quatro reuniões até que haja um repasse sobre a conclusão da atividade. Desgastante, né?
Nesse caso, seria muito mais eficiente reduzir o número de reuniões para duas no período, por exemplo. Na primeira, o questionamento seria sobre os desafios iniciais e na segunda, o balanço final da etapa.
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Atualize seu cronograma levando em conta aspectos passados e futuros
Um cronograma de atividades não é útil apenas para o planejamento inicial, mas sim um documento que precisa ser atualizado periodicamente, de acordo com o andamento das tarefas e replanejamentos.
Para atualizar o cronograma, uma dica fundamental é criar a aba status do projeto.
Esse item funciona como um corte, separando todas as etapas já cumpridas (passado) e o que está previsto para ocorrer no projeto (futuro).
O status do projeto é a melhor referência para legitimar a atualização e ocorrência de uma atividade. Se você está no mês de julho, por exemplo e a última atualização do status foi em março, há algo de errado, não é mesmo?
Um cronograma de atividades atualizado garante a gestão do conhecimento. Assim, nenhum colaborador corre o risco de analisar informações ultrapassadas.
Essas dicas podem parecer simples, mas são muito assertivas para tornar seu cronograma de atividades uma ferramenta muito eficaz para a análise do andamento e antecipação de soluções para eventuais riscos ou problemas.
Desde a identificação dos clientes e fornecedores, até o status, o uso correto do cronograma de atividades gera benefícios diretos para o alcance dos resultados almejados.
Se você deseja otimizar os projetos da sua empresa, tão importante quanto ter um cronograma de atividades organizado é fazer um mapeamento de processos. Nós te explicamos o passo a passo neste blogpost. Aproveite!
