Empresa Júnior de Engenharia de Produção da Universidade Federal de Juiz de Fora

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Como montar um Plano de Negócios inovador, diferenciado e efetivo

Nada acontece por acaso e para as coisas darem certo é preciso que haja um planejamento. No mundo dos negócios, boas ideias são essenciais, mas para elas saírem do papel é preciso montar um plano de negócios.

O plano de negócios é responsável por embasar e dar assistência à ideia e às oportunidades encontradas.

Ele não é o responsável pela rentabilidade da empresa, mas ajuda no gerenciamento de riscos, sendo possível prever problemas futuros e já resolvê-los antes que ele ocorram.

Um bom plano de negócios te transforma em um entendedor íntimo do seu modelo de negócios, trazendo conhecimento e profundidade.

Imagino que você prefira errar no papel ao invés de errar  no mercado, certo? Seu plano de negócios deve ser feito por escrito

Planos de negócios também auxiliam no processo de atrair investidores, pois mostram que houve um trabalho em conhecer a fundo o mercado, o que diz que o empreendedor é preocupado com o sucesso do seu negócio e não apenas alguém querendo lucrar com uma ideia.

Mas como montar um plano de negócios? Ou melhor: como montar um plano de negócios inovador, diferenciado e efetivo?

Para te transformar em um mestre da criação de planos de negócios, você primeiro precisa saber que o plano de negócios é dividido em 5 partes:

  • Sumário executivo;
  • Análise de mercado;
  • Plano de marketing;
  • Plano operacional;
  • Plano financeiro.

E nenhum desses itens pode ficar de fora do seu documento.

Sumário Executivo

O sumário executivo é um resumo de todo o plano de negócios. Não confunda com uma introdução. O sumário executivo contém os pontos principais do plano.

Apesar dele ser a primeira parte do plano, ele só deve ser elaborado depois que todo o resto do documento já tiver sido escrito.

Este sumário deve ser simples, contendo no máximo duas páginas, e precisa conter:

  • Um resumo dos principais pontos do plano de negócios (o que é, quais os principais produtos/serviços, quem serão os clientes, onde será localizada, qual o capital investido, qual o faturamento mensal, qual lucro espera-se obter, em quanto tempo espera-se que o capital investido retorne);
  • Dados dos responsáveis pelo negócio, um curriculum breve de cada um e as atribuições de cada um dentro da empresa;
  • Dados do empreendimento: nome e CNPJ;
  • Missão da empresa: qual é a razão de existência dela;
  • Setores de atividades (Ex.: comércio, agropecuária, indústria, serviço, entre outros)
  • Forma jurídica: como o negócio vai ser tratado pela lei (Ex.: Microempreendedor Individual)
  • Enquadramento tributário: onde a empresa está inserida em relação ao pagamento de tributos (Ex.:Simples Nacional);
  • Capital social: todos os recursos disponibilizados pelos sócios para a criação da empresa;
  • Fonte de recursos: de onde virão os recursos necessários para a implantação do negócio (próprio, de terceiros ou ambos);

Análise de mercado

Essa pode ser considerada a parte mais importante na hora de montar seu plano de negócios, pois de nada adianta todo o planejamento de criação do empreendimento se você não tiver clientes.

Para isso, é preciso fazer a análise dos clientes, dos concorrentes e dos fornecedores.

Perfil dos clientes

Se seus clientes forem pessoas físicas, procure descobrir:

  • Qual é a faixa etária deles?
  • São maioria feminina ou masculina?
  • Onde trabalham?
  • Quanto ganham?
  • Qual o nível de escolaridade deles?
  • Onde moram?

É importante também descobrir o perfil comportamental dos clientes, ou seja, onde eles costumam comprar esse tipo de produto, de quanto em quanto tempo compram, qual preço costumam pagar e qual é o fator decisivo da compra (preço, marca, qualidade, atendimento, prazo de pagamento etc).

Caso seus clientes sejam outras empresas, é preciso entender outros pontos:

  • Qual é o rama de atuação deles?
  • Quais serviços/produtos eles oferecem?
  • Qual é o tamanho da empresa?
  • Há quanto tempo estão no mercado?
  • Eles possuem uma boa imagem no mercado?

Vale lembrar que essas perguntas não são fixas, elas devem ser adaptadas a realidade da sua empresa. O importante é não deixar de fora informações importantes sobre o mercado.

Perfil dos concorrentes

Na hora de montar um plano de negócios também preciso considerar o perfil dos concorrentes.

Primeiro enumere quem sao os seus principais concorrentes, depois descubra:

  • Quanto eles cobram no produto/serviço?
  • Quais são as condições de pagamento?
  • Onde eles estão localizados?
  • Como é o atendimento prestado?
  • Qual o horário de funcionamento?

Depois disso, pense com sinceridade se a sua empresa está apta a competir com essas e porquê os clientes deveriam escolher a sua à da concorrência. Tudo isso deve ser descrito e explicado no seu plano de negócios.

Perfil dos fornecedores

Nessa fase é preciso elencar quem serão seus fornecedores, tanto de matéria-prima, quanto equipamentos, ferramentas, mercadorias e até serviços.

Pesquise bem quais serão os fornecedores certos para você. Saiba o preço, o prazo de entrega, a qualidade dos produtos etc.

É preciso manter um cadastro atualizado dos seus fornecedores para entender como eles atuam.

Plano de Marketing

Na hora de montar um plano de negócios também é preciso pensar no seu plano de marketing, que envolvem 4 p’s: produto, preço, promoção e praça.  

Na parte do produto, você descrever os principais produtos que serão fabricados, os tamanhos, cores, sabores, rótulos, etc. Se necessário, fotografe os produtos e documente esses modelos.

Na hora de falar do preço, pense em quanto o consumidor estará disposto a pagar no seu produto/serviço, para isso vale a pena pesquisar quanto a concorrência está cobrando.

Leve também em consideração o preço de custo e quanto lucro você deseja obter com cada venda.

Não se engane: promoção no marketing não é sinônimo de desconto. Promoção aqui é toda a forma de informar ao público sobre o seu produto. Nele se enquadram propagandas em rádio, TV, panfletos, participação em eventos, catálogos e até amostras grátis.

No item “praça” são especificadas as formas de distribuição do produto. Como eles chegarão até os seus clientes? Haverá vendedores internos? Externos? Representantes? Revendedores? Tudo isso precisa estar especificado no seu plano de marketing.   

Plano Operacional

O plano operacional define como a empresa funcionará, ou seja, como ela vai desenvolver e distribuir seu produtos.

É hora de colocar no papel todos os passos necessários para que empresa execute com sucesso o que se programou para fazer.

Algumas perguntas podem te ajudar a identificar todas essas necessidades. São elas:

  • Quantos funcionários serão necessários para o funcionamento da empresa?
  • Onde trabalhará cada pessoa da sua empresa?
  • Quais são os equipamentos necessários para cada etapa?
  • Quais serão os processos principais da organização?
  • Quais ferramentas auxiliarão esses processos?

Não tenha medo de colocar coisas demais no seu plano operacional, esse é o momento de detalhar cada passo, tudo o que auxiliará para que o seu produto final seja entregue com qualidade para o cliente.

Plano Financeiro

É claro que não poderia ficar de fora do nosso guia para montar um plano de negócios a parte financeira do empreendimento.

Para elaborar o plano financeiro é necessário definir qual será o investimento fixo, o capital de giro e os investimentos pré-operacionais (aqueles necessário para que a empresa comece a funcionar).

Após estimar esses valores, defina como será feito esse investimento, ou seja, se será através de recursos próprios, de terceiros ou ambos.

O plano financeiro também deve conter a estimativa de faturamento mensal da organização. Esse ponto é importante pois é um indicador de sucesso da empresa, além de ajudar na hora de conseguir investidores.  

Uma forma simples de descobrir a estimativa de faturamento mensal é multiplicando o valor dos produtos pela quantidade de produtos que pretende-se vender.

Outro dado importante é a estimativa de valor gasto com matérias-primas, terceirização e comercialização.

Após prever todos os gastos e recebimentos da empresa, é possível estimar os resultados do negócio. Algumas fórmulas vão ajudar nessa projeção:

  • Lucratividade = Lucro Líquido x 100 / Receita Total
  • Rentabilidade = Lucro Líquido x 100 / Investimento Total
  • Prazo de Retorno do Investimento = Investimento Total / Lucro Líquido

Conclusão

Montar um plano de negócios não é tarefa fácil, mas é indispensável na hora de montar seu próprio negócio. É ele que vai mostrar numericamente as reais chances dela dar certo.

Por isso, não tenha medo de pedir ajuda na hora de montar seu plano de negócios. Contratar uma empresa de consultoria pode fazer uma grande diferença nessa hora.

 

Como utilizar o Design Thinking em projetos para obter sucesso

O que passa pela sua cabeça quando você pensa em design? Objetos elegantes? Móveis diferenciados? Coisas bonitas? Pois saiba que o design não está só relacionamento ao embelezamento dos objetos, ele vai além disso. O conceito de Design Thinking em projetos é um exemplo disso.

Mas o que é Design Thinking e o que ele tem a ver com a gestão de projetos? É disso que vamos tratar no artigo de hoje. Continue a sua leitura.

O que é Design Thinking?

Design Thinking é uma forma de resolver problemas ou desenvolver projetos, que envolve muito brainstorm e elementos visuais.

Explicando de maneira mais clara, é um conjunto de técnicas que permite os gestores pensarem “fora da caixa”, para inovar em seus produtos ou até resolver os problemas da organização.

O Design Thinking em projetos é muito usado para que sejam pensadas formas inovadoras de trabalhar naquele projeto e assim gerar mais resultados para o cliente.

O Design Thinking ficou conhecido por usar muito do pensamento criativo dos envolvidos, fugindo das soluções convencionais e trazendo inovação.

Por causa disso, o Design Thinking é muito usado no processo de criação de novos produtos ou serviços, desenvolvimento de ferramentas e solução de problemas.

Vale lembrar que o Design Thinking não substitui o trabalho do designer normal. Esta é apenas uma técnica para que seja possível inovar com mais criatividade, ok? O designer ainda é necessário para a criação de embalagens, rótulos, logos, peças publicitárias etc.

Como surgiu o Design Thinking

O termo surgiu com Tim Brown, CEO da Ideo, quando ele lançou um livro mostrando como a Ideo conseguiu se tornar uma das 10 empresas mais inovadoras do mundo.

Segundo o próprio autor, “Design Thinking é uma abordagem antropocêntrica para inovação, que usa ferramentas dos designers para integrar as necessidades das pessoas, as possibilidades da tecnologia e os requisitos para o sucesso dos negócios”.  

Brown mostrou a diferença de ser designer e pensar como designer, migrando o designer do nível tático e operacional para o nível estratégico.

Assim, ele ressalta a importância de CEOs, diretores, executivos, gerentes e até estagiários trainees pensarem como designers para ter ideias mais inovadoras.  

No texto de hoje vamos focar em como aplicar essa técnicas de Design Thinking em projetos.

Vamos lá?

Como aplicar o Design Thinking em projetos?

Para aplicarmos o Design Thinking em projetos é preciso entender suas quatro fases. São elas: identificação, ideação, prototipagem e implementação.

Fase 1: Identificação

O primeiro passo para aplicar Design Thinking em projetos cada vez melhores é identificar oportunidades de inovação naquele projeto.

Aqui é onde são identificados os pontos fracos do processo. Para esse processo de identificação, podem ser feitos benchmarkings, pesquisas de mercado, reuniões com o cliente etc.

É recomendado também utilizar o Design Thinking em projetos problemáticos, ou seja, aqueles que não estão dando certo.

Nesse caso, o momento de identificação é utilizado para entender o porquê do relativo fracasso do projeto. O que aconteceu? Onde está o problema? Essas perguntas precisam ser respondidas.

Fase 2: Ideação/Colaboração

Agora é a hora de pensar em como inovar no seu projeto. Para isso, junte pessoas de diferentes áreas do seu negócio para que as ideias surjam de vários lados. 30

Pessoas da equipe de vendas, do marketing, de qualidade e até o CEO da empresa podem participar desta etapa.

O ideal é que todos realmente colaborem com ideias para inovar naquele projeto. Lembre-se que aqui o importante não é a qualidade das ideias e sim a quantidade.

Posteriormente será feita uma seleção das melhores ideias para a próxima etapa.

No nosso caso de projeto problemático, as ideias desta fase devem vir para solucionar o problema identificado na fase 1. Lembrando que toda ideia é bem-vinda.

Fase 3: Prototipagem/Experimentação

Para a etapa de prototipagem é preciso escolher a melhor ideia sugerida na fase anterior para colocá-la em prática. É a fase de validação das ideias.

O objetivo aqui é testar as ideias para encontrar uma que realmente funcione.

Criar esses modelos te faz entender como as ideias funcionarão na prática, se elas são realmente viáveis de serem implementadas, se são a melhor forma de inovar etc.

Além disso, com essa melhor visualização proporcionada pela prototipagem –, novos insights podem surgir para aperfeiçoar ainda mais a ideia original.

Fase 4: Implementação

Após ser considerada como sucesso a ideia testada na fase anterior, passa-se para última fase: a implementação.

Como o próprio nome já diz, essa fase implementa a ideia testada nos projetos.

No caso da utilização de Design Thinking em projetos problemáticos, é aqui que a solução do problema é implementada como uma prática oficial.

Por exemplo, se o problema identificado foi atraso nas entregas e a solução pensada e testada foi criar um cronograma que ficaria disponível no celular de cada um dos envolvidos no projeto, agora é a hora de implementar essa ferramenta nos projetos da sua empresa, como um procedimento ++  

É também nesta fase que são definidos os responsáveis e os indicadores de avaliação.

Nesta última etapa, valorize o feedback, pois só através dele você saberá se a sua ideia de inovação foi bem aceita pelo público.

Resumindo

Utilizar a metodologia do Design Thinking em projetos tem tudo para dar certo.

Mas lembre-se: o lema aqui é criatividade! Se você transformar o Design Thinking em algo fechado e engessado ele não vai conseguir concluir seu objetivo.

Essa técnica vem para trazer inovação, pensar nas melhores soluções para os clientes e conseguir sair da caixa.

Muitas empresas conseguiram criar produtos revolucionários e inovadores quando começaram a utilizar o Design Thinking em seus projetos.  

Por isso, tenha coragem de explorar novos caminhos e fazer diferente da concorrência para conseguir se destacar e consolidar o lugar da sua marca no mercado.

 

Agora que você aprendeu como utilizar o Design Thinking em projetos, que tal se aprofundar mais sobre Metologia Scrum de Gerenciamento de Projetos?

 

 

Gerenciamento de Custos: como gastar apenas o necessário

Administrar os custos gerados na produção e comercialização de produtos e serviços pode ser um desafio para as empresas, especialmente entre as que estão em processo de crescimento. Saber fazer um bom gerenciamento de custos pode ser a chave entre o aumento no faturamento e o prejuízo iminente.

Entender com clareza os custos gerados pela organização ajuda o gestor na hora de fazer seu planejamento financeiro, previsão de demanda e até na tomada de decisões.

Quando a organização não tem um gerenciamento de custos eficiente, o planejado acaba não entrando em acordo com a realidade, o que acarreta – além de prejuízos – problemas internos.

No artigo de hoje vamos explicar como garantir um bom gerenciamento de custos e permanecer num cenário propício para o progresso.

Mas primeiramente precisamos que você entenda no que consiste o gerenciamento de custos em empresas. Vamos lá?

O que é gerenciamento de custos?

Custo é tudo aquilo que a empresa investir para realizar qualquer atividade, seja oferecer um produto/serviço ou trabalhar o ambiente interno da organização.

Os custos podem ser de duas naturezas: os fixos e os variáveis.

Os custos fixos são aqueles que estão na rotina da organização. É o pagamento de fornecedores, funcionários, contas e aluguéis. Resumidamente, são todos os gastos necessários para a empresa funcione, ainda que sem nenhuma venda.

Já os custos variáveis são aqueles que estão relacionados às vendas. Entre eles estão a comissão dos vendedores e todos os gastos que variam com a época do ano.

Se você pretende aumentar a produção da sua empresa, é normal que os custos também aumentem. Ter custos baixos nem sempre é sinônimo de sucesso. As vezes é preciso aumentar o valor investido para aumentar também o lucro.

Tendo isso em mente, o gerenciamento de custos é uma ferramenta para administrar os gastos da empresa.

Ele é importante porque só através de um bom gerenciamento de custos é possível olhar criticamente pros gastos da organização.

“Quais gastos são realmente necessários?” e “onde é possível cortar verba?” são perguntas que só serão respondidas com exatidão mediante um gerenciamento de custos efetivo.

Benefícios do gerenciamento de custos

Já falamos anteriormente sobre algumas vantagens de se ter um bom gerenciamento de custos na sua empresa, agora vamos resumir para você os principais benefícios:

  • Maior controle;
  • Menos riscos;
  • Informações armazenadas com segurança;
  • Precificação mais condizente com a realidade;
  • Melhoria na análise crítica;
  • Ajuda no crescimento planejado da empresa;
  • Entre outros.

3 dicas para gerenciar melhor os custos na sua empresa

Agora vamos explicar como é possível gerenciar os custos da sua empresa.

Faça um planejamento financeiro

Planejamento financeiro é um documento que especifica todos as despesas que serão gastas durante um período de tempo pré-determinado.

Por exemplo, se o período estipulado pela sua empresa para o planejamento financeiro for de 6 meses, duas vezes ao ano o departamento responsável pelas finanças da empresa deverá entrar em contato com cada gestor para especificar o que será gasto neste período.

A equipe responsável pelo financeiro da empresa deve acompanhar se esse planejamento está sendo seguido pelos responsáveis e fazer as alterações, se estas forem necessárias.

Também neste planejamento deve ser especificado quais gastos são primordiais e quais são mais supérfluos, para ajudar caso a empresa precise cortar gastos em algum momento.

Tenha uma plataforma para controlar o seu fluxo de caixa

O antigo caderno de entradas e saídas já não é mais a melhor opção para controlar o dinheiro que entra e sai na sua empresa. Isso ficou no passado.

Hoje em dia existem formas muito mais seguras e práticas para controlar o fluxo de caixa da sua empresa. As mais utilizadas são as planilhas ou sistema de gestão online.

Se a sua empresa tiver condições financeiras para isso, vale a pena investir na tecnologia para controlar seu fluxo de caixa.

Isso porque um sistema completo de gerenciamento de custos armazenará seus dados de forma segura e te auxiliará com tabelas e gráficos sobre os dados que você disponibilizou.  

Assim o processo se torna mais confiável e a sua empresa gasta menos tempo cuidando dele.

Após escolher a melhor opção para a sua organização, é hora de entender como o fluxo de caixa funciona.

Ele é muito simples. Basta colocar no sistema todo o dinheiro que entra (entradas) e sai (saídas) da organização, por menor que seja.

Dessa forma, o gestor pode acompanhar toda a movimentação financeira da empresa e analisar onde estão os maiores gaps e como será possível supri-los.

Além disso, é só através do controle do fluxo de caixa que é possível saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo.

Saiba fazer o gerenciamento de custos dos seus projetos

Algumas empresas vendem produtos, outras vendem projetos. No caso das companhia que oferecem projetos, alguns cuidados especiais devem ser tomados.

Padronize a sua plataforma de gerenciamento de projetos

Cuidar de um projeto pode ser simples, mas imagine que a sua empresa tem 10 projetos rodando, gerenciar todos eles pode ser um desafio.

Por isso é necessário ter um plataforma de gerenciamento de projetos, que una todos os projetos em andamento e finalizados e permita um controle do andamento de cada um deles.

Dessa forma, todos os envolvidos podem acessar a plataforma para ficarem cientes de como está o desenvolvimento de cada um dos projetos.

Além disso, quando tudo está centralizado em um único lugar, menos informações são perdidas ou interpretadas erroneamente (como acontece quando a informação é passada de boca em boca).

Elabore um cronograma para o projeto

O cronograma do projeto é essencial para que os responsáveis mantenham o controle do projeto do início ao fim.

Nele devem estar especificadas cada etapa do projeto, os responsáveis, os deadlines e os custos. O gerente de projeto fica responsável por fazer o acompanhamento desse cronograma e modificar os prazos e as tarefas, caso necessário. ++  

Para fazer um bom cronograma de projetos utilize uma planilha ou software adequado para tal tarefa.

Faça o 5W2H do projeto

A ferramenta 5W2H ajuda no controle do que será feito. Para cada etapa do projeto deve ser feito um 5W2H específico.

A ferramenta consiste em:

  • What (o que) – o que será feito;
  • When (quando) – quando será feito;
  • Where (onde) – onde o projeto será realizado;
  • Why (por que) – por que essa etapa é importante para o projeto como um todo;
  • Who (quem) – quem serão os responsáveis;
  • How (como) – como essa etapa será realizada;
  • How much (quanto) – quando ela vai custar.  

O 5W2H deve ser feito assim que o projeto entra na empresa, antes mesmo dele ser iniciado, junto à etapa de planejamento. Assim, o gerenciamento de custos do projeto pode ser controlado desde o primeiro momento.

Agora que você já sabe como fazer um bom gerenciamento de custos, que aprender como reduzir seus custos administrativos? Acesse: 8 dicas para a redução de custos administrativos da sua empresa  

 

 

 

Gerenciamento de processos: tudo o que você precisa saber

Empresa crescendo, funcionários novos chegando, lista de clientes aumentando, cargos sendo criados, é um cenário perfeito, não é? Mas como lidar com garantir que a qualidade da entrega não seja perdida com tantas mudanças acontecendo? O gerenciamento de processos pode ser a solução.

Não importa o tamanho da sua empresa, ter processos bem definidos, sendo atualizados frequentemente e internalizados por todos os colaboradores é essencial para o bom andamento da organização.

Neste artigo vamos explicar o que são processos e porque é tão importante gerenciá-los.

Ficou interessado? Então continue a leitura!

O que é um processo?

Para saber qual a importância do gerenciamento de processos é preciso, anteriormente, entender bem o que é um processo.

Para ficar fácil de entender, pense no processo como um caminho.

Vamos imaginar que você queira sair do Rio de Janeiro e chegar a São Paulo. Você pode fazer esse caminho indo até a Bahia e voltando, ou pode fazer o caminho mais rápido. O caminho que você escolher é o seu processo.

Nesse exemplo fica fácil enxergar que passar pela Bahia para ir do Rio de Janeira até São Paulo não é o melhor processo, no entanto, essa percepção nem sempre é tão óbvia.

Normalmente quando uma empresa está começando, as pessoas fazem as coisas no “automático”, pois ainda não há um processo bem desenhado.

Entretanto, à medida que a empresa ganha mais clientes, é necessário definir esse processos para que os funcionários saibam exatamente o que e quando precisam fazer cada coisa.

Da mesma forma, quando novos membros são contratados, ter processos bem desenhados os ajuda a interiorizar o funcionamento da organização. Esta também uma forma de Gestão do Conhecimento.

3 tipos de processos: processo primário, processos de apoio e processos de gestão.

Os processos primários ou macroprocessos são aqueles que impactam diretamente o cliente, estão ligadas ao produto que é entregue. Erros nesse tipo de processo podem afetar a satisfação do cliente.

Os processos de apoio garantem que os processos primário sejam feitos, fornecendo os recursos necessários como produtos, serviços, equipamentos, entre outros.

Jairo Martins, Superintendente Geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), diz que “para que um negócio possa lucrar e tornar-se sustentável é preciso estruturá-lo em processos principais e de apoio”.

Já os processos de gestão coordenam os processos primários e de apoio, estabelecendo as práticas de gestão, controle e monitoramento. Ele é responsável por gerir os próprios processos.

O gerenciamento de processos é um dos processos de gestão da organização.

O que é gerenciamento de processos?

Segundo Gregório Varvakis, “o gerenciamento de processos é a definição, análise e melhoria continua dos processos com objetivo de atender as necessidades e expectativas dos clientes”.

O gerenciamento de processos é uma abordagem que analisa, desenha, executa, monitora e controla os processos dentro de uma organização.

Às vezes a empresa tem vários processos bem definidos e continua gerando poucos resultados. Nesse caso, talvez o problema esteja nos processos. E o gerenciamento de processos pode ajudar a redesenhar o processo que está causando os problemas.

Quando a empresa não tem bem definidos os seus processos, torna-se necessário fazer um mapeamento de processos, que consistem em entender e desejar cada processo da organização.

Mapear um processo é desenhar o fluxo de atividades da organização. É transformá-lo em algo visual, como uma foto, para que seja possível pensar em formas de otimização.

Com processos bem mapeados, cada colaborador sabe exatamente o que tem que fazer e como fazer.

O gerenciamento de processos garante uma atualização constante nos processos da empresa, assegurando o aumento de qualidade e pontualidade nos serviços oferecidos.

Quando esses papéis estão bem definidos é possível olhar criticamente para eles e otimizar ainda mais o fluxo de trabalho dentro da organização.

Os objetivos do gerenciamento de processos são:

  • Otimizar a gestão interna;
  • Identificar e solucionar problemas entre os processos;
  • Encontrar os gaps dos processos;
  • Mapear os processos;
  • Definir planos de ação para melhoria;
  • Redesenhar os processos se necessário;
  • Acompanhar os resultados.

 

Vamos entender agora qual os conceitos mais utilizados em um gerenciamento de processos.

Conceitos utilizados no gerenciamento de processos

Alguns conceitos são muito usados no gerenciamento de processos e você precisa entendê-los bem. Vamos explicar alguns deles:

Modelagem de processos

Representa visualmente um processo de maneira completa. Normalmente é feito utilizando diagramas, modelos e/ou mapas, simplificando a representação das atividades.

Ele ajuda os colaboradores a entenderem, de maneira simplificada, quais as etapas e como cada processo deve rodar na organização.

Análise de processos

A análise de processos traz um entendimento das atividades necessárias para atingir os objetivos e também a ordem dessas atividades. É através dessa análise que são padronizadas as regras de trabalho e o fluxo dele.

Analisar processos é importante pois ajuda na tomada de decisões gerenciais, que visam o crescimento da organização como um todo.

Desenho de processos

É a organização das atividades e regras necessárias para o cumprimento do trabalho e a realização do resultado pretendido.

Ele se diferencia da modelagem pois se mostra mais detalhado, trazendo todas as atividades que devem ser feitas e o suporte necessário para o cumprimento de cada tarefa.

Gerenciamento de desempenho de processos

É o monitoramento dos processos. Utiliza-se aqui todas as métricas, medidas e indicadores de desempenho de processos para saber se o processo está ou não sendo eficaz.

Em um cenário de constantes mudanças é importante manter os processos da sua empresa bem atualizados para garantir que o melhor produto/serviço chegue ao seu cliente.

Transformação de processos

Quando um processo não está sendo efetivo, acontece a transformação de processos, em que é estudada a melhor forma de otimizar aquele processo específico.

A partir daí um novo processo é desenhado e divulgado para a organização, visando a otimização do tempo e dos recursos disponíveis.

Convencido de que ter o gerenciamento de processos acontecendo constantemente na sua organização te ajudará a obter bons resultados? Entenda agora como fazer um bom mapeamento de processos e elimine todos os gaps dos processos da sua empresa.  

 

Executando o PE: níveis estratégico, tático e operacional

Todo mundo sabe que ter um bom Planejamento Estratégico (PE) é primordial para o crescimento contínuo da organização. No entanto, o que nem todos sabem é que o PE se desmembra em outros dois planejamentos: o tático e o operacional. Para um bom funcionamento da organização é preciso que os níveis estratégico, tático e operacional estejam em sintonia.

Esse artigo tem como objetivo explicar as diferenças entre os planejamentos estratégico, tático e operacional e como eles se alinham para o melhor funcionamento da organização.

Vamos lá?

O que são os planejamentos estratégico, tático e operacional?

Entender o que é cada planejamento é o primeiro passo para garantir o crescimento planejado e constante da sua empresa.

O gráfico abaixo nos dá uma ideia visual de como funciona a hierarquia dos níveis estratégico, tático e operacional nas organizações:

Observando a figura, é possível perceber que o nível estratégico está acima dos demais, sendo assim, é de responsabilidade de menos pessoas.

O nível tático vem logo abaixo, servindo de elo de ligação para os níveis estratégico e operacional.

Enquanto isso, o nível operacional é visto na base da pirâmide, englobando a maioria da mão-de-obra e sendo responsável por fazer todos os processos rodarem dentro da empresa.

A seguir explicaremos mais detalhadamente cada um desses níveis, que geram cada um o seu próprio planejamento: os planejamentos estratégico, tático e operacional.

Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico se volta sempre para o futuro. É um processo contínuo que visa a tomada de decisões para atingir os objetivos-macros da organização.

Nele os responsáveis pensam nas melhores estratégias para toda a organização, como se fossem a cabeça de um grande polvo dando direcionamento para os seus diversos tentáculos.

É no nível do Planejamento Estratégico que é definida a alocação ou realocação de recursos da maneira mais eficiente, por exemplo.

Os planos criados nesse nível são para longo prazo, de 5 a 10 anos, e são de responsabilidade dos cargos mais altos, geralmente CEO, presidência e diretoria.

Nesse nível, é importante levar em conta os fatores internos e externos, incluindo o cenário econômico, a situação dos concorrentes e todos os elementos que podem interferir na sua projeção.

Aqui é interessante fazer uma análise SWOT, que mapeia as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças daquela empresa.

  • S: Stregths  (Forças): vantagens da empresa em relação aos concorrentes;
  • W: Weakness (Fraquezas): desvantagens da empresa em relação aos concorrentes;
  • O: Opportunities (Oportunidades): fatores externos com potencial de ajudar no crescimento da vantagem competitiva da empresa;
  • T: Threats (Ameaças): fatores externos que ameaçam o crescimento da empresa.

As forças e fraquezas habitam o ambiente interno da organização, sendo assim considerados controláveis. Enquanto as oportunidades e ameaças dependem de fatores externos e portanto não podem ser controlados.

Dessa forma, é possível pensar estrategicamente nos próximos passos que a empresa vai tomar, sabendo qual cenário ela enfrentará.

No Brasil, a Análise SWOT também é chamada de Análise FOFA, pois é a palavra formada quando traduzimos os nomes dos fatores analisados.

É também no Planejamento Estratégico que são definidos a missão, a visão e os valores da empresa. Sendo:

  • Missão:  objetivo da empresa existir;
  • Visão: onde a empresa quer chegar em um determinado tempo;
  • Valores: princípios que devem ser seguidos por todos os que trabalham na organização para o crescimento da empresa.

Por exemplo, a empresa Netshoes tem como missão conectar as pessoas a uma vida com mais estilo e simplicidade. Sua visão é ser referência global em experiência de compras online, e seus valores são: paixão, inovação, sem limites, foco no resultado, olhar de dono, valorização das pessoas, agilidade e simplicidade.

Por serem feitos para um prazo muito longo, as ações propostas devem ser revisadas e atualizada frequentemente, visando a otimização dos resultados.

É importante que os responsáveis pelo PE não estejam envolvidos no planejamento tático e nem no operacional, para que eles realmente consigam pensar nas melhores estratégias para a organização.

Planejamento Tático

Enquanto o Planejamento Estratégico se preocupa em direcionar todas as macro-áreas da organização, o Planejamento Tático foca apenas em uma delas.

Ele é o planejamento pensado a nível departamental. Seu objetivo é criar metas para que sejam atingidos os propósitos criado no Planejamento Estratégico. É a transformação das definições do PE em planos concretos dentro das unidades da empresa.

Os responsáveis por esse nível são os gerentes das equipes e seus objetivos tem prazo médio serem postos em prática, geralmente entre 1 a 3 anos.

É importante que cada departamento saiba exatamente qual é a sua missão e como pode contribuir para o bom andamento da organização.

Vale ressaltar que o nível tático é a ponte entre o nível estratégico e o operacional, que falaremos a seguir.

Planejamento Operacional

O nível operacional é o mais “baixo”, tendo como objetivo colocar em prática o que foi proposto no Planejamento Tático em um curto período de tempo (geralmente entre 3 e 6 meses).

É no Planejamento Operacional que são definidos os métodos e processos que deverão ser utilizados para a execução da tarefa.

Ele está focando no “o que fazer” e no “como fazer” as tarefas rotineiras da organização, de forma a garantir que tudo seja feito dentro dos padrões estipulados pela empresa.

Ele também define os responsáveis por cada tarefa, os prazos, a divisão das tarefas e os recursos financeiros necessários para a execução de todas as atividades.

Geralmente nesse nível são criados planos de ação, fluxogramas, checklists e cronogramas, que auxiliam na realização dos trabalhos.

 

  • Plano de ação: documento que planeja todas as ações necessárias para atingir uma meta ou resolver um problema;
  • Fluxograma: gráfico que representa o fluxo de de procedimentos que devem ser seguidos para alcançar um objetivo final;
  • Checklist: lista com tudo o que deve ser considerado para a realização de um determinado trabalho;
  • Cronograma: documento que mostra quando cada tarefa deve ser executada e seus deadlines.

O Planejamento Operacional foca na eficiência do trabalho, nos meios de maximizar o trabalho, enquanto o estratégico e o operacional focam no lugar em que a organização deseja chegar.

É importante entender que os planejamentos estratégicos, tático e operacional precisam estar em sintonia para que a empresa continue avançando.

Resumindo a relação entre os planejamentos estratégico, tático e operacional

A empresa define os objetivos estratégicos no Planejamento Estratégico, os subdivide em objetivos práticos para cada setor no Planejamento Tático e cria planos de ação para os objetivo operacionais no Planejamento Operacional.

Agora que você já entende as diferenças entre os níveis estratégico, tático e operacional, que tal entender melhor como a estratégia corporativa pode beneficiar seu negócio? Saiba tudo no nosso artigo sobre o assunto.

 

 

Planejamento de Produção: entenda como otimizar sua empresa hoje

Que o planejamento é importante para o crescimento das empresas, isso todo mundo sabe, e é natural que o planejamento mude ao longo dos anos para acompanhar as mudanças do mercado. Mas como planejar seu processo de produção? Ter um planejamento de produção na sua organização é essencial para que não haja surpresas indesejáveis.

No artigo de hoje vamos abordar esse tema tão importante para o progresso da sua empresa. Não deixe de conferir a seguir:

O que é Planejamento de Produção?

O Planejamento de Produção (PP) é a segunda fase do Planejamento de Controle de Produção (PCP), vindo logo após a realização do Projeto de Produção.

O Planejamento de Produção está ligado a previsão das vendas, levando em consideração o que a empresa pretende oferecer ao mercado e a sua capacidade produtiva.

É o Planejamento de Produção que faz a ligação entre suprimento e demanda, garantindo maior eficácia nos processos produtivos.

Vale lembrar que o planejamento feito é baseado nas expectativas que a empresa tem sobre o futuro. Durante a fase de execução, as coisas podem acontecer de forma diferente, os consumidores podem mudar de ideia sobre o que querem comprar, funcionários podem cometer erros, máquinas podem quebrar etc.

E é aí que entra o Controle de Produção, que fica responsável por lidar com essas variações e alterar o planejamento a curto prazo.

Mas isso é conversa pra outra hora. Hoje vamos falar sobre a importância de ter um bom planejamento de produção na sua empresa e como fazer isso. Vamos lá?

A importância do Planejamento de Produção

Vamos entender agora a importância do Planejamento de Produção e os principais benefícios que ele traz para a sua organização.

A primeira grande mudança que as empresas que utilizam essa prática notam é o aumento da eficiência produtiva. Com as informações de demanda do mercado em mãos e as orientações sendo expostas com clareza, a equipe sabe exatamente o que precisa fazer, aumentando assim sua produtividade.  

Um segundo benefício propiciado é a redução do desperdício. Isso porque, quando a empresa sabe do que o mercado precisa e como suprir essa demanda, não gastará com produtos desnecessários.

Para finalizar, um bom planejamento de produção também promove a integração entre equipes, uma vez que envolve vários departamentos diferentes em prol de um objetivo comum: a produção eficiente.

Como obter sucesso no Planejamento de Produção?

Já dissemos anteriormente que o planejamento de produção é responsável por alinhar a demanda do mercado e a capacidade produtiva da empresa, certo?

Então agora vamos entender melhor esses dois pontos cruciais:

Previsão de demanda

Imagine que você tenha uma empresa de confecção de calçados e está com umas ideias ótimas para novos modelos de botas. Na ânsia de coloca sua ideia no mercado você lança seis novos modelos de botas, mas se esquece que é pleno janeiro.

Seu lançamento terá grandes chances de falhar, pois o mercado de calçados não demanda botas no verão, e sim rasteirinhas e chinelos.

No entanto, se lançadas em julho, seu novo produto poderia ser um grande sucesso. Esta é a previsão de demanda: entender o que o mercado almeja naquele momento.

Em outras palavras, previsão de demanda é um prognóstico que a empresa faz sobre o que acontecerá com o mercado em um determinado período de tempo.

Em tempos de instabilidade econômica, fazer essa projeção pode se tornar algo ainda mais complexo, no entanto, isso não deve te desanimar, pois uma boa projeção pode alavancar suas vendas e te tirar do índice de empresas afetadas pela crise.

Existem duas abordagens possíveis para fazer a previsão de demanda: a abordagem qualitativa e a abordagem quantitativa.

Abordagem qualitativa

Não analisa números. Geralmente é usada por pequenas empresas ou quando a medição de dados do período anterior não é suficiente.

Nesse caso, a pesquisa deve ser feita com aqueles que estão em contato direto com os consumidores. Esses saberão dizer com mais exatidão o que os clientes esperam.

Essa abordagem conta com a experiência (e até intuição) dos envolvidos.

Abordagem quantitativa

Esse tipo de análise conta com a exatidão dos números. Esses números devem ser os dados de vendas dos períodos anteriores, que podem ser de semanas, meses e até anos, dependendo do tipo de empresa que você tem.

Vale lembrar que produtos que tem sazonalidade (ex.: picole, que vende mais nas estações quentes) podem variar mais expressivamente que outros, e esse fator deve ser considerado nas análises.

Planejamento de capacidade

A capacidade de produção da empresa constitui naquilo que ela pode produzir em condições normais, ou seja, seu volume ideal de produção.

Conseguir planejar a capacidade produtiva é importante pois evita desperdício de tempo e dinheiro, otimiza os processos e potencializa os esforços dos colaboradores.

Vamos voltar ao exemplo da empresa de confecção de sapatos.

Imagine que você fez a sua previsão de demanda e viu que na época do inverno seu mercado estará interessado em botas de cores chamativas.

Nesse caso, torna-se natural que a organização se dedique à produção de tais botas. Entretanto, se não houver capital para ser investido no material para a confecção dessas botas, a empresa terá um problema de produção, os funcionários ficarão parados e haverá desperdício de tempo e dinheiro.

E não é apenas a questão da falta de capital que pode interferir negativamente no planejamento de produção da organização. Outros aspectos também precisam ser considerados.

A capacidade de produção da empresa depende de quatro fatores importantes:  mão de boa qualificada, capacidade instalada, matéria-prima disponível e recursos financeiros para investimento.

Vamos entender o que cada um deles significa a seguir:

  • Mão de obra qualificada: funcionários disponível e com knowhow para realizar aquela atividade.
  • Capacidade instalada: máquinas e equipamentos que a empresa possui e a capacidade deles.

 

  • Matéria-prima disponível: todo e qualquer material necessário para o abastecimento da produção.
  • Recursos financeiros: capacidade financeira de investir no processo de produção, seja com matérias-primas, novos funcionários ou equipamentos.

 

 

Se você leu este texto até o final, certamente se preocupa com o crescimento da sua organização e deve saber que para isso é necessário ter processos bem definidos. Sua empresa tem? Saiba no artigo 5 sintomas de que sua empresa precisa de conformidade de processos e continue garantindo o progresso da sua organização.

 

Gestão à vista: aumente o engajamento e a produtividade do seu time

Em um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, atingir o alto crescimento é o sonho grande de muitas empresas. Para conquistar cada vez mais espaço, as organizações precisam desenvolver estratégias para promover uma gestão eficiente e com foco em resultados, como a gestão à vista, por exemplo.

Diante desse cenário, os processos internos precisam se tornar mais ágeis, para acompanhar as demandas dos consumidores.

Portanto, é fundamental estabelecer uma gestão que integre as equipes de trabalho em prol dos mesmos objetivos, através de uma comunicação transparente. É essa a missão da gestão à vista!

A gestão à vista é uma prática muito importante para engajar e manter a comunicação entre os colaboradores, já que as informações relevantes da empresa são colocadas à vista de todas as equipes, permitindo o acompanhamento de indicadores, status de projetos, tendências e mais.

O que define o sucesso ou o fracasso na busca dos objetivos das organizações é a rapidez e a assertividade na tomada de decisões cruciais, baseada em dados confiáveis.

Logo, a gestão à vista oferece a possibilidade de enxergar os dados atualizados de forma ampla, favorecendo a tomada de decisões e minimizando problemas e prejuízos.

Para isso, a gestão à vista exige padrões visuais criativos de fácil entendimento para que a assimilação das informações fique assegurada!

Para te ajudar a implementar a gestão à vista na sua empresa, preparamos este artigo com as principais vantagens da prática e os melhores métodos de aplicação. Confira!

Para que a gestão à vista existe?

Antes de entender os principais benefícios gerados pela gestão à vista, podemos citar quatro premissas pelas quais esse método existe:

  • Tornar as informações acessíveis e mais simples, facilitando o trabalho cotidiano e estimulando os funcionários a trabalhar melhor.
  • Aumentar, de maneira gradual e contínua, o conhecimento e o domínio de processos relevantes para o maior número de colaboradores.
  • Elevar a autonomia dos funcionários, enriquecendo os relacionamentos profissionais e melhorando, assim, o clima organizacional.
  • Facilitar o compartilhamento de informações e da comunicação sem ruídos parte da cultura da empresa, norteando cada ação pela identidade organizacional – missão, visão e valores.

Quais são os benefícios da gestão à vista?

Ao adotar a gestão à vista na sua empresa, sua equipe se tornará mais produtiva e, consequentemente, seu posicionamento de mercado será beneficiado.

Confira quais são os maiores benefícios diretos da gestão à vista:

Atualização

A atualização constante dos dados possibilita uma visão exata do que está acontecendo na empresa, facilitando a identificação de processos críticos, tendências positivas e negativas e pontos de controle.

Integração

Integração de todas as áreas que compõem o negócio, por meio da união de dados financeiros, resultados de vendas, estoque, prazos, custos e indicadores de gestão de pessoas.

Monitoramento

Todos os colaboradores conseguem acompanhar os resultados e a performance das próprias equipes, entendendo assim a relevância do trabalho de todos para o alcance das metas.

Cultura forte

É possível reforçar a cultura de gestão com base em informações e fatos, eliminando qualquer risco relativo à falhas de gestão do conhecimento.

Prevenção

Com a análise das tendências dos indicadores e suas variáveis, é possível agir na correção de desvios, ajustes de processos, falhas na operação e, assim, minimizar qualquer estrago.

Como implementar a gestão à vista no seu negócio?

Para implementar à gestão à vista no seu negócio, é fundamental seguir alguns passos. Veja:

  • Definir os indicadores que serão incluídos e estabelecer os padrões visuais a serem adotados. Vale lembrar que os indicadores adotados devem ser os mais relevantes, para que não haja informações em excesso, o que pode gerar “poluição visual”.
  • Organização de uma equipe responsável por coletar todas as informações com segurança e alimentar constantemente os padrões definidos.
  • Capacitar os líderes para a utilização da ferramenta de gestão à vista, para que sejam capazes de disseminar o conceito entre os colaboradores.

Exemplos práticos para aplicar na sua empresa

Agora que você já entende a importância da gestão à vista, é hora de colocar a mão na massa e organizar as melhores ferramentas para engajar o seu time.

Conheça os principais exemplos de práticas de gestão à vista:

Kanban

Essa é a prática mais famosa de gestão à vista! Kanban é um termo de origem japonesa que significa “cartão” ou “sinalização”.

O sistema Kanban utiliza cartões para indicar o andamento dos fluxos de produção. Esses cartões contêm orientações sobre uma determinada tarefa, por exemplo, “para executar”, “em andamento” ou “finalizado”.

A utilização do Kanban permite um controle detalhado da produção com informações sobre quando, quanto e o que produzir.

Para a gestão do estoque, por exemplo, o Kanban permite uma verificação atualizada da quantidade de matéria no estoque, possibilitando uma reposição ágil das peças, se necessário.

Dashboards (Painéis de gestão)

Os quadros de gestão à vista englobam informações sobre o desenvolvimento de uma série de indicadores.

Os indicadores são agrupados por determinada necessidade (departamento, data, área, máquina) para facilitar a compreensão e a interpretação das informações.

Pode ser utilizado também para uma comparação de desempenhos e objetivos a serem alcançados.

Os dashboards podem ser usados até mesmo incentivar uma competição sadia entre as equipes, através da comparação de desempenhos e objetivos alcançados.

Estes painéis precisam ser atualizados constantemente, demonstrando coerência aos conceitos de gestão à vista e assegurando o valor das informações.

Vale ressaltar que a gestão à vista tem como objetivo principal entender rapidamente o que está ocorrendo na empresa, para que as decisões sejam tomadas no momento apropriado, visando sempre melhorar os resultados do negócio.

Instruções de Trabalho

O uso de instruções de trabalho (IT’s) também integra as estratégias de gestão à vista.

O seu objetivo é permitir que todos os colaboradores desenvolvam as suas atividades de forma padronizada. As instruções de trabalho devem garantir a compreensão da sequência de atividades a serem desenvolvidas de forma rápida e prática.

Reuniões de Cadência

As reuniões de cadência são encontros realizados por uma equipe para discutir a evolução de ações previstas, debater as dificuldades, estabelecer novos compromissos (definir as ações a serem realizadas até o próximo encontro) e avaliar a evolução dos indicadores de desempenho.

Sinalização de Layout

Este tipo estratégia é atrelada à gestão à vista garante que o espaço de trabalho permaneça organizado e que cada item esteja em seu devido lugar, de acordo com os 5 sensos.

Isso garante que a equipe mantenha o material dentro das áreas demarcadas, evitando que os corredores sejam obstruídos (garantia de fluidez) e que não haja excesso de materiais nas áreas.

Seres humanos são estimulados por aspectos visuais! Portanto, tão importante quanto disseminar a estratégia da sua empresa é apostar na gestão à vista para tornar o compromisso ainda mais presente na rotina dos colaboradores.

Agora que você entende como a gestão à vista é capaz de aumentar a produtividade da sua equipe, continue alavancando suas metas pelo gerenciamento de resultados!

 

Metodologia Scrum: tudo o que você precisa saber sobre essa técnica

Gerenciar projetos complexos é sempre um desafio, tanto pela própria complexidade do trabalho quanto pelo grau de cobrança e envolvimento do cliente. Hoje nós vamos falar sobre a metodologia scrum, a mais nova aliada dos gestores.

Para garantir um crescimento constante da sua empresa é preciso estar preparado para pegar projetos maiores e entregar com a mesma qualidade.

Imagine que os clientes que chegam até você costumam fechar contratos de “x” reais e esses projetos duram cerca de dois meses. Se chega um cliente novo buscando um projeto que dure seis meses e tope pagar 5x por isso, obviamente você aceitará o desafio.  

Projetos maiores geram menos desgaste para a equipe, que fica imersa naquele objetivo por mais tempo, além de ocasionarem um lucro maior para a organização.

O que é metodologia scrum

O Scrum é um framework criado para gerenciar projetos de software. Ele exclui o papel do clássico gerente de projetos, propõe novas funções e depende do trabalho em equipe.  

Apesar de ter sido criado para gerenciar projetos de software, suas técnicas podem ser usadas para o gerenciamento de outros tipos de projetos, o que já é visto no mercado.

Se você está pensando que terminará essa leitura com um processo padronizado em mãos, está muito enganado. A Metodologia Scrum serve para gerenciar projetos complexos de forma dinâmica e efetiva.

Através dela é possível analisar o andamento do projeto por ciclos, avaliando e solucionando possíveis problemas de imediato, o que traz dinamicidade e fluidez para os processos.

A Metodologia Scrum, quando usada de maneira correta, agrega muito valor ao produto final que será entregue para o cliente.

O nome “Scrum” é inspirado no Rugby, no qual os jogadores se reúnem frequentemente para discussão da estratégia do jogo. Da mesma forma, a metodologia scrum propõe reuniões frequentes para avaliação do trabalho feito.

Ao utilizar a Metodologia Scrum o trabalho é dividido em sprints, que são pequenos ciclos de trabalho com tempo pré-determinado em que o trabalho deve ser executado.

O time responsável pelo projeto é composto por três partes: o product owner, o scrum master e a equipe de desenvolvimento.

Vamos entender melhor cada uma dessas partes pois elas são importantes para o entendimento final da Metodologia Scrum.

  • Product Owner: é quem faz a ponte entre a área de negócio e a equipe scrum. Ele deve entender as necessidades e expectativas do cliente para passá-las para a equipe que fará o projeto de fato. Além disso, também é sua função definir a ordem em que o projeto será realizado e se o trabalho está de acordo com as exigências do cliente.
  • Scrum Master: o treinador da equipe, o responsável por maximizar os resultados. Ele deve agir como um Coach e ajudar todos os envolvidos com suas tarefas. 28
  • Equipe de Desenvolvimento: os responsáveis por executar o projeto. Nessa equipe devem estar o programador, o designer, o arquiteto enfim, todos os envolvidos no processo.

Essa foi uma explicação mais geral, para que você pode se ambientalize com a Metodologia Scrum, a seguir explicaremos cada fase separadamente. Vamos lá?

As fases da Metodologia Scrum

Agora vamos entender como funciona a Metodologia Scrum, compreendendo suas fases e a importância e função de cada uma delas.

Atenção: para que a Metodologia Scrum seja efetiva, todos os passos explicados a seguir devem ser seguidos sem grandes adaptações.

Product Backlog

Product Backlog é o documento que inicia a realização do projeto na Metodologia Scrum. Ela é uma uma lista produzida pelo Product Owner com os requisitos e prioridades do cliente.

Vale lembrar que é da natureza da Metodologia Scrum ser dinâmica e mutável, por isso este documento pode ser alterado a qualquer momento devido às necessidades do cliente.

Sprint Planning Meeting

Sprint Planning é uma reunião feita no início de cada sprint. Nela devem estar todos os envolvidos no processo e, em conjunto, eles definem qual será o objetivo daquele sprint.

Ao final dela, o Product Backlog terá em mãos o sprint backlog, um documento com os itens da product backlog que devem ser desenvolvidos pela equipe durante o sprint.  

Sprint

O sprint, como já explicamos anteriormente, é um ciclo de trabalho. Ele deve ter entre 7 e 30 dias, para que seja possível fazer progressos e avaliações.

Para cada sprint devem ser definidas as tarefas que devem ser feitas neste período, de forma que a equipe possa priorizar as etapas mais urgentes nos primeiros sprints.  

Um novo sprint é iniciado imediatamente após o fim do sprint anterior, de forma que a equipe continue sempre produzindo.

Daily Scrum

O Daily Scrum é uma micro reunião que acontece a cada dia do sprint. Normalmente ela é feita de manhã e, para que seja efetiva, deve seguir algumas regras.

A reunião precisa começar pontualmente na hora marcada, tem duração fixa de 15 minutos e precisa ser feita no mesmo local e hora todos os dias.

Nela, os membros da equipe devem falar o que fizeram no dia anterior, o que estão planejando fazer no presente dia e se há algo impedindo a realização do trabalho.

As pequenas reuniões evitam o cansaço, aumentam a produtividade daquele encontro e alinham a equipe para que o trabalho seja feito da melhor forma possível.

Sprint Review

Ao final da cada sprint é feito um Sprint Review, onde a equipe mostra o que foi feito naquele período de tempo. Essa reunião deve incluir o cliente, que vai ver o trabalho feito e fazer sugestões de melhoria se necessário. Assim, o cliente participa de todo o processo, evitando o retrabalho da equipe.

Sprint Retrospective

Esta reunião também acontece ao final de cada sprint, porém ela tem um objetivo diferente.

Como o próprio nome já diz ela é uma retrospectiva do sprint, em que são analisados os acertos e erros cometidos.

É uma parte essencial da Metodologia Scrum pois nela é possível analisar os erros para não repeti-los e buscar formas de aprimorar o produto final.

A Metodologia Scrum ajuda na organização das tarefas e na sinergia dos envolvidos. Para estimular ainda mais a produtividade da sua equipe, ensinamos como montar um cronograma de atividades simples e efetivo. Não deixe de ir lá conferir!

 

 

Como montar um cronograma de atividades para a equipe produtiva?

A melhor maneira de estimular a sua equipe a fazer um bom trabalho, com resultados satisfatórios, é elaborando um cronograma de atividades.

Um cronograma de atividades estimula a produtividade dos colaboradores na medida em que organiza tarefas em um determinado tempo, a fim de atingir um objetivo final.

Um cronograma bem feito é um excelente apoio na tomada de decisão da equipe quanto aos projetos e demandas, uma vez que essa ferramenta permite analisar antecipadamente potenciais riscos e problemas e, assim, planejar ações para evitar que eles ocorram.

Em contrapartida, um cronograma mal feito só aumenta as burocracias de seus projetos ou atividades. E o objetivo de um cronograma de atividades é ajudar, né?

Pensando nisso, separamos hoje 5 dicas infalíveis para construir um bom cronograma de atividades. Vamos lá?

  1. Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

A principal missão de um cronograma de atividades é auxiliar na estimativa de data para a conclusão de uma tarefa ou projeto, bem como a identificação dos seus marcos intermediários.

Na hora de elencarmos as atividades de um cronograma, é muito comum que esqueçamos algumas relações óbvias entre setores e colaboradores, que podem atrapalhar na entrega de algumas tarefas.

Portanto, ao montar um cronograma de atividades, é importante identificar os fornecedores/clientes ou predecessores/sucessores de cada demanda.

Busque entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser impactadas pelo atraso na entrega daquela que está em questão.

Isso irá ajudar a criar os marcos do seu projeto – início do projeto e término do projeto.

Se uma determinada atividade não depende de nenhuma outra para iniciar, o início do projeto deve deve ser o predecessor. Se nenhuma atividade for impactada pela tarefa em análise, o término do projeto é o sucessor.

Identificar os fornecedores e clientes de uma atividade é essencial para definir prazos mais realistas e mapear riscos relativos à produção.

  1. Separe os milestones do cronograma de atividades

Ficar de olho no deadline do projeto ou da atividade às vezes não é o suficiente para garantir que tudo está ocorrendo como o planejado.

Portanto, criar milestones, ou marcos intermediários em uma atividade é fundamental. Esses milestones configuram entregas relevantes para uma determinada demanda.

Isso possibilita a identificação de desvios graves na execução e melhora a comunicação com todos os interessados sobre o andamento da tarefa.

Os milestones são muito eficazes por permitirem uma fácil visão do andamento do projeto, assegurado pela eficácia de suas principais etapas.

Uma reunião de balanço de projeto, por exemplo, é um milestone interessante para expor o andamento da produção para as pessoas externas, como o comercial e os gerentes de projetos.

  1. Estime a duração das atividades usando critérios reais

Fazer uma previsão da duração de uma tarefa do cronograma não é um trabalho fácil. Para isso, é essencial valer-se de critérios claros relativos à produtividade.

Os colaboradores de uma organização têm experiências e competências diferentes, o que pode ocasionar visões e capacitações diferenciadas sobre cada atividade e, portanto, gerar tempos de produção diferentes.

Então, como é possível prever a duração de uma atividade de forma mais assertiva e adequada à capacitação dos membros de uma equipe? Nesse caso, o ideal é valer-se dos indicadores de produtividade.

Os indicadores de produtividade são instrumentos aplicados na gestão de negócios, cujo objetivo é avaliar o rendimento e a eficiência dos processos nas empresas.

São esses indicadores que mensuram a quantidade de recursos que as empresas utilizam para produzir um determinado produto ou serviço.

Os indicadores de produtividade fornecem uma quantificação precisa da relação entre esforços empregados e produtos gerados.

Quer um exemplo prático? Vamos imaginar que um pedreiro leva 0,6 hora para colocar 1 metro quadrado de piso. Logo, para colocar 100 metros quadrados de piso, a estimativa de duração é de 60 horas.

  1. Otimize o tempo de duração das atividades

Ao definir a data de finalização de uma atividade, tenha em mente que o ideal é que ela não ultrapasse duas reuniões de coordenação/balanço.

Em todo projeto é comum a ocorrência de reuniões periódicas para avaliação do andamento. Portanto, é recomendável que cada atividade/etapa de um projeto dure no máximo em duas reuniões de acompanhamento.

Vamos te explicar na prática! Vamos supor que para uma atividade na sua empresa leve um mês de duração, mas as reuniões de balanço são semanais.

Logo, teoricamente serão necessárias quatro reuniões até que haja um repasse sobre a conclusão da atividade. Desgastante, né?

Nesse caso, seria muito mais eficiente reduzir o número de reuniões para duas no período, por exemplo. Na primeira, o questionamento seria sobre os desafios iniciais e na segunda, o balanço final da etapa.

  1. Atualize seu cronograma levando em conta aspectos passados e futuros

Um cronograma de atividades não é útil apenas para o planejamento inicial, mas sim um documento que precisa ser atualizado periodicamente, de acordo com o andamento das tarefas e replanejamentos.

Para atualizar o cronograma, uma dica fundamental é criar a aba status do projeto.

Esse item funciona como um corte, separando todas as etapas já cumpridas (passado) e o que está previsto para ocorrer no projeto (futuro).

O status do projeto é a melhor referência para legitimar a atualização e ocorrência de uma atividade. Se você está no mês de julho, por exemplo e a última atualização do status foi em março, há algo de errado, não é mesmo?

Um cronograma de atividades atualizado garante a gestão do conhecimento. Assim, nenhum colaborador corre o risco de analisar informações ultrapassadas.

 

Essas dicas podem parecer simples, mas são muito assertivas para tornar seu cronograma de atividades uma ferramenta muito eficaz para a análise do andamento e antecipação de soluções para eventuais riscos ou problemas.

Desde a identificação dos clientes e fornecedores, até o status, o uso correto do cronograma de atividades gera benefícios diretos para o alcance dos resultados almejados.

Se você deseja otimizar os projetos da sua empresa, tão importante quanto ter um cronograma de atividades organizado é fazer um mapeamento de processos. Nós te explicamos o passo a passo neste blogpost. Aproveite!

 

 

Gerenciamento de resultados: acompanhe a estratégia da sua empresa

Para que uma empresa mantenha-se em evidência no seu segmento de atuação, é fundamental mapear riscos, identificar oportunidades de investimento e traçar estratégias para o alto crescimento. Tais ações constituem o planejamento estratégico. Mas para que todas as estratégias traçadas neste plano sejam efetivas, é essencial fazer o gerenciamento de resultados.

Executar um plano de ação não é o suficiente para que uma empresa atinja seus objetivos. Dentro do ciclo estratégico, é essencial monitorar, identificar riscos e oportunidades, apontar melhorias e corrigir falhas na estratégia implementada.

O gerenciamento de resultados é uma grande responsabilidade dos gestores da estratégia.

É função dos cargos administrativos das organizações monitorar cada um dos resultados alcançados, bem como a efetividade de cada estratégia definida para o alcance da visão e dos objetivos macro.

Pensando em ajudar os gestores na corrida pelo alcance das metas da empresa, hoje vamos refletir sobre a importância do gerenciamento de resultados. Vamos juntos?

O planejamento estratégico e o gerenciamento de resultados

A gestão da estratégia de uma empresa ocorre em três pilares: o planejamento estratégico, a execução da estratégia e o consequentemente o acompanhamento da estratégia/gerenciamento de resultados.

O planejamento estratégico é o esquema que estabelece a diretriz organizacional, ou seja, a missão, a visão e os objetivos da empresa.

A execução da estratégia, por sua vez, é a conversão dos planos de ação para o alcance dos objetivos, que ocorre por meio de projetos e processos.

O gerenciamento de resultados, por fim, cuida do monitoramento e avaliação das estratégias e planos de ação estabelecidos, visando sempre melhorá-las e assegurando que tudo ocorra como o planejado.

Dessa forma, é possível entender que o planejamento estratégico não é um esquema engessado, mas um guia que pode ser alterado de acordo com as necessidades da empresa, do mercado e de seus stakeholders.

Vamos supor que o planejamento estratégico, inicialmente, trace um plano de ação que coloque sua empresa em vantagem competitiva.

No entanto, ao longo do tempo, o cenário mercadológico sofre uma alteração, como uma grave crise econômica e assim as ações planejadas inicialmente deixam de ser competitivas perante a concorrência.

Nesse caso, a melhor postura é a revisão da estratégia. Durante todo o período de execução do planejamento estratégico, é essencial elaborar novas estratégias e planos de ações adaptados às exigências do mercado.

No ciclo estratégico também é sempre importante avaliar as ações e oportunidades de posicionamento organizacional – muitas vezes uma empresa perde uma grande chance de se posicionar frente à concorrência por estar presa à práticas antigas e pouco ousadas.

A gestão estratégica e o gerenciamento de resultados

Para que haja um gerenciamento de resultados é essencial que exista a cultura de gestão estratégica na empresa.

A gestão estratégica permite a implementação do planejamento estratégico, objetivando a obtenção de melhores resultados, mas também reavaliando e reformulando constantemente o processo, de acordo com as exigências e mudanças nos contextos do ambiente organizacional (interno e externo).

A gestão estratégica promove a efetividade prática no alcance dos objetivos organizacionais, ou seja, a capacidade de alavancar os negócios, alinhando e adaptando-os à proposta do planejamento estratégico.

A gestão estratégica leva em consideração:

  • Entendimento, por todos, da estratégia e da visão de futuro da organização;
  • Definição de responsabilidades estrategicamente, em todos os níveis da organização;
  • Acompanhamento da implementação da estratégia;
  • Análises sistemáticas acerca da implementação da metas e do alcance da visão de futuro;
  • Comunicação sistemática da estratégia e das decisões tomadas;
  • Realimentação do processo de concepção da estratégia com o aprendizado adquirido durante as etapas de gerenciamento da implantação da estratégia;

Além de garantir análise contínua do desempenho estratégico da organização, a gestão estratégica fecha o ciclo entre o desenvolvimento teórico de uma boa estratégia e sua implementação.

Os resultados são o norte

Uma empresa que preza pela gestão estratégica consegue desempenhar o gerenciamento de resultados.

No gerenciamento de resultados a ideia é priorizar os resultados em todas as ações, a fim de otimizar o desempenho da empresa, independentemente de seu porte ou área de atuação.

Entenda como funciona o gerenciamento de resultados:

  • A chave para todo o processo é o foco no resultado e não nos procedimentos;
  • A responsabilidade por atingir ou não os resultados propostos é de todos;
  • A liderança é participativa;
  • Todas os setores da empresa caminham juntos e estão integrados para que seja possível obter os resultados almejados, cada uma contribuindo com sua tarefa;

Quando os resultados orientam as operações para o alcance dos objetivos, todos na empresa conseguem enxergar sua relevância para o sucesso da empresa.

O gerenciamento de resultados contribui para o aumento da produtividade da equipe, uma vez que cada um entende a importância do seu papel para chegar aos resultados.

Como é realizado o gerenciamento de resultados?

Para que uma empresa faça o gerenciamento de resultados, é essencial assumir algumas posturas como:

  • Revisar constantemente os objetivos da empresa, para que os gestores consigam ter uma visão clara dos objetivos e do planejamento estratégico do negócio.
  • Gestores e colaboradores precisam se reunir para estabelecer os objetivos de cada um na organização, determinando um prazo para a apresentação dos resultados.
  • Monitorar os processos da empresa, por exemplo, antes de o prazo estabelecido para uma entrega terminar, é preciso organizar algumas reuniões para saber se os objetivos serão alcançados.
  • Avaliar o desempenho da equipe a partir de uma análise baseada no alcance ou não dos objetivos.
  • Recompensar os colaboradores por atingirem os resultados.

O gerenciamento de resultados é o melhor caminho para uma empresa reduzir custos, entregar projetos melhores e aumentar a produtividade da equipe.

Afinal, quando há o total envolvimento da equipe produtiva e dos gestores no caminho para o alcance das estratégias, a produção é feita com mais conformidade e o planejamento é cumprido sem maiores problemas.

Uma equipe que é guiada por resultados é capaz de produzir sempre mais e melhor e fazer com que sua organização torne-se líder no seu segmento!

Como a sua empresa tem feito o gerenciamento de resultados? O acompanhamento da estratégia está sendo efetivo? Compartilhe conosco nos comentários!