Empresa Júnior de Engenharia de Produção da Universidade Federal de Juiz de Fora

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Alinhamento estratégico: o segredo do sucesso das grandes empresas

Todo novo empreendedor, que está começando seu negócio e precisa lidar com gestão, satisfação dos funcionários e estratégias, se pergunta: como as grandes organizações conseguem lidar com tantos detalhes em larga escala? Resposta: alinhamento estratégico.

Alinhamento estratégico consiste unificar a visão de todas as partes da empresa. Todos os envolvidos no negócio devem buscar um mesmo objetivo final e agir para alcançá-lo.

No artigo de hoje vamos te mostrar como conseguir o tão sonhado alinhamento estratégico, o que te ajudará a alcançar os melhores resultados.

Ficou interessado? Então vamos lá!

O que deve estar no foco do meu alinhamento estratégico?

Quando falamos sobre unificar a visão das partes essa ideia pode ficar um pouco confusa. Mas existem alguns pontos principais que devem ser a base do seu alinhamento estratégico.

Esses são os pontos que devem ser conhecidos, entendidos e até decorados se necessário por todos envolvidos no seu negócio.

São eles: a missão, a visão, os valores e os objetivos macros de uma empresa. E todas essas partes fazem parte do planejamento estratégico.

 

  • Missão

 

É provável que no planejamento estratégico (PE) da sua empresa haja mais de um objetivo-macro, no entanto, cada organização tem apenas uma missão, que se traduz no motivo da empresa existir.

É essa missão que todos os seus colaboradores devem saber de cor, entender o porquê e utilizá-la como base para qualquer tomada de decisão.

Caso sua empresa ainda não tenha uma missão definida, é hora de criá-la. Como já dissemos a missão de uma empresa é a razão dela existir.

Sua empresa foi criada com qual objetivo? O que você gostaria que a sua marca realizasse todos os dias? Essa é a missão de uma organização.  

Vamos supor que você tenha uma indústria de calçados infantis, a missão da empresa poderia ser: produzir calçados confortável e anatômicos para crianças de todo o Brasil.

Depois disso, é preciso divulgar a missão para todos os envolvidos no negócio, para que assim seja possível trabalhar o alinhamento estratégico.

 

  • Visão

 

A visão também deve estar documentada no planejamento estratégico. Ela diz onde a empresa quer estar em um determinado tempo. É uma visão futura da organização.

No nosso exemplo da empresa de confecção de calçados infantis, a visão poderia ser: ao final de 2020 estaremos entre as 3 melhores fábricas de calçados infantis do Brasil.

Repare que a visão é sempre bem mensurável, há uma data limite e um objetivo concreto a ser alcançado.

 

  • Valores

 

Os valores de um empresa são as crenças e princípios que regem o trabalho e as decisões da organização.

A firma cumprirá sua missão e alcançará a longo prazo a sua visão respeitando seus valores, princípios e crenças.

No caso hipotético dos calçados infantis os valores poderiam ser: diversão, felicidade, compromisso, conforto, praticidade e segurança.

Entendeu a ideia? Os valores são realmente os princípios que sustentarão a organização.

 

  • Objetivos macros

 

Os objetivos macros são os principais objetivos que devem ser alcançados durante o ciclo daquele planejamento estratégico.

E aqui já começa o alinhamento estratégico do qual estamos falando. A missão é o motivo da empresa existir, e os objetivos macros devem auxiliar o cumprimento da missão e da visão.

Portanto, se seus objetivos macros não ajudam em nada no alcance da visão da empresa, seus objetivos não servem para nada e estão estrategicamente errados.

Os objetivos serão desdobrados em estratégias, metas e indicadores, para que assim as estratégias possam ser divididas entre áreas e os responsáveis possam ser nomeados.  

Quando essa divisão começa a acontecer, o desalinhamento também começa a aparecer, e é aí que precisamos trabalhar o alinhamento estratégico.

Como fazer o alinhamento estratégico?

A premissa básica do alinhamento estratégico consiste em alinhar todos os pontos do planejamento estratégico com todos os colaboradores da empresa.

Todas as dicas que nós daremos a seguir sobre alinhamento estratégico serão formas de trabalhar a relação planejamento estratégico – membros da empresa.

 

  • Processo seletivo

 

O alinhamento estratégico já começa no processo de seleção de novos membros, pois os valores de um indivíduo são muito difíceis de serem modelados.

Por isso, na hora de contratar novos funcionários é necessário identificar seus valores pessoais para saber se esses estão em harmonia com os valores da empresa.

Esse é o primeiro passo para que o funcionário tenha sucesso na organização e para que a organização não tenha problemas com o funcionário.

E ela é parte imprescindível também do alinhamento estratégico, uma vez que se o colaborador não agir de acordo com a expectativa da empresa problemas surgirão inevitavelmente.

 

  • Alinhamento dos níveis estratégico, tático e operacional

 

Ao trabalhar o alinhamento estratégico você alinha os objetivos macro à missão e à visão da empresa, e daí surgem as estratégias, metas e indicadores.

Os responsáveis por cada estratégia e meta devem estar alinhados com os gestores que estão mais acima na hierarquia e também com a sua equipe de liderados. Ou seja, cada membro deve estar com suas ideias e práticas alinhadas ao seu líder e seu liderado (se houver).

Dessa forma, desde o CEO até o operário, todos os membros estarão alinhados e, consequentemente, suas práticas convergirão para o mesmo objetivo final.

Estando alinhados os níveis estratégico, tático e operacional, todas as áreas da empresa estarão alinhadas também, gerando um esforço coletivo e direcionado.

 

  • Reuniões Gerais

 

As reuniões gerais são uma ferramenta muito utilizada para melhorar a comunicação interna, passar comunicados e fazer dinâmicas.

Nela, todos os membros da empresa se reúnem para debater questões importantes, dar repasses, comunicados oficiais e até confraternizar.

É importante aproveitar as reuniões gerais para divulgar novas práticas e explicar para os colaboradores as partes do PE, cada estratégia, meta e indicador.

Dessa forma, cada funcionário se sentirá um pouco mais responsável por cada meta da organização. Metas compartilhadas têm mais chances de serem alcançadas.

O alinhamento estratégico é muito importante e, como você deve ter percebido, é trabalhado em cima do PE. Mas você sabe como montar um planejamento estratégico para sua empresa? Se não, acesse o nosso artigo sobre o assunto e não perca mais tempo.

 

Plano mestre de produção: otimizando a capacidade produtiva

Produzir mais gastando menos tempo e menos recursos é o sonho de qualquer empresa, afinal, a otimização da produção garante melhores preços e mais vendas. Dentro desse contexto, o plano mestre de produção (PMP) pode ajudar. E muito.

O plano mestre de produção tem como objetivo melhorar os índices de lucratividade, reduzindo os custos operacionais e trabalhando com a máxima capacidade produtiva.

O PMP pode ser chamado de plano mestre de produção ou planejamento mestre de produção. Todos esses termos estão se referindo a mesma prática.

O que é um plano mestre de produção?

Plano mestre de produção (PMP) é um documento com uma lista de tudo o que será produzido e quando será produzido cada um desses itens.

Esse documento é utilizado pela equipe responsável pelo Planejamento e Controle de Produção (PCP), para facilitar o andamento do processo de produção.

O PMP auxilia no cálculo de quais produtos deverão ser entregues em quais datas, tornando possível uma melhor organização das tarefas e da ordem das demandas.

Um plano mestre de produção deve levar em consideração a demanda dependente (que depende da produção de outro material) e independente (que pode ser feita a qualquer momento).

Além disso, o controle de estoque também deve estar bem em dia, pois sem ele não tem como saber quais produtos já foram produzidos, gerando assim um retrabalho.

Definir o PMP não é uma tarefa fácil, principalmente se a fábrica possui muitos processos envolvendo o mesmo equipamento ou processos que dependam uns dos outros.

No entanto, mesmo sendo uma tarefa complexa, essa é uma tarefa necessária, pois o equilíbrio certo entre capacidade produtiva e demanda é capaz de aumentar a lucratividade da organização.

Como montar um plano mestre de produção?

O plano mestre de produção pode ser montado em softwares criados com esse intuito, mas também pode ser feito em uma planilha simples do Excel.

O passo que iremos demonstrar abaixo deve ser feito para cada produto fabricado pela empresa. Veja o nosso exemplo:

 

Semana 1 2 3 4 5 6
Demanda 20 20 30 20 30 20
Estoque 30 10 0 0 0 0
PMP 0 20 20 30 20
Anterior: 50

Primeiro você deve verificar qual a quantidade de produto em estoque, esse é o valor que entrará no campo “anterior”.


Depois disso, verifica-se a
demanda da semana 1. Se a quantidade de produto em estoque for o suficiente para suprir essa demanda, o PMP não é acionado.Primeiro você deve verificar qual a quantidade de
produto em estoque, esse é o valor que entrará no campo “anterior”.

Baste documentar quanto ainda tem em estoque disponível para a semana seguinte. Em seguida, verifica-se a demanda da semana 2, fazendo o mesmo procedimento que na semana 1.

No nosso exemplo, você pode notar que o estoque que ficou disponível na semana 2 (10 unidades) não é o suficiente para suprir a demanda da semana seguinte (30 unidades). Sendo assim, o PMP deve ser acionado.

Por conta disso, no campo “PMP” da semana 2 pode você ver o número “20”, que significa que 20 produtos deverão ser produzido para suprir a demanda da semana 3.

O mesmo acontece nas demais semanas. No nosso exemplo, a semana 4 tem uma demanda de 20 unidades, tornando-se necessário a produção de 20 unidades na semana anterior.

Caso a equipe esteja com menos demandas em uma determinada semana (considerando as demandas dos outros produtos também), o gerente de produção pode organizar para que a equipe produza mais de um determinado produto para deixá-lo em estoque e diminuir o trabalho com aquele produto na semana seguinte.

Da mesma forma, se há um produto que só pode ser produzido de 50 em 50 unidades, o PMP ajudará a fazer a contagem de estoque, demanda e estipular quando o produto deverá ser produzido novamente.

Se um determinado produto depender da fabricação de um outro produto, o gerente de produção também avaliará isso na hora de designar quais as quantidades de produtos que devem ser fabricados.

O mesmo processo deve ser feito com os demais produtos da fábrica/indústria/empresa. Dessa forma, o gerente de produção conseguirá gerenciar a equipe a fim de otimizar a produção.  

Por que trabalhar com plano mestre de produção é uma boa?

Resposta: porque trabalhar com planejamento é sempre uma boa!

Sem planejamento, as coisas podem sair do controle muito facilmente, gerando prejuízos financeiros, confusão no processo de produção e até problemas de clima.

Imagine que você tenha uma fábrica de canetas. Para cada caneta, é preciso produzir 6 peças e as peças podem ser personalizadas de acordo com o pedido do cliente.

Sendo assim, para cada peça há de 4 a 6 modelos disponíveis para personalização.

No plano mestre de produção, as demandas serão de acordo com as peças da caneta, de forma que num pedido de 100 canetas, alguns modelos de peças possam não precisar ser fabricados e outros possam precisar de um grande número de peças fabricadas.

O PMP fará o controle dessas demandas, de cada uma das peças, seus prazos de entrega e a atualização do controle de estoque.

Agora imagine que você não faça esse tipo de controle na sua fábrica de canetas.

Em um universo de milhares de unidades de canetas sendo pedidas e considerando todas as opções de personalização, é possível que durante o processo de produção alguma peça importante deixe de ser produzida, ou muitas unidades de uma mesma peça sejam produzidas enquanto nenhuma de outra esteja sendo produzida.

Isso poderia gerar um atraso nas entregas e até entrega de produtos fora dos padrões requeridos pelo cliente.

Manter a casa organizada, com os processos rodando da maneira adequada e fazer um bom controle de demandas é essencial pro bom andamento da organização.

Além disso, o PMP trabalha a otimização da capacidade produtiva, o que permite produção de maiores quantidades de produto com a mesma mão de obra, tornando-se possível diminuir o preço.  

Por isso nós dizemos que o PMP é tão essencial: ele transforma o grande número de demandas, prazos etc em algo simples de ser entendido e implementado.

Agora que você já sabe a importância de ter um plano mestre de produção, que tal aprender a fazer um cronograma de atividades para sua equipe produtiva? Saiba tudo no nosso artigo sobre o assunto.

 

Vantagens do planejamento estratégico: por que mantê-lo atualizado?

Montar um planejamento estratégico (PE) não é exatamente a coisa mais fácil de se fazer nos trabalhos da gestão de uma empresa, mas vale a pena, pois as vantagens do planejamento estratégico são muitas.

O planejamento estratégico é responsável por guiar os passos da organização durante um determinado período de tempo, para que, ao final desse ciclo, os objetivos tenham sido alcançados.

Isso requer muito estudo sobre as particularidades da organização e uma visão clara e objetiva de onde a empresa quer chegar.

As vantagens do planejamento estratégico vão muito além da formalização dos objetivos da empresa, elas envolvem fatores operacionais e ajudam até na otimização do tempo.

Mas para compreendermos de verdade as vantagens do planejamento estratégico, é preciso primeiro entender o que é o planejamento estratégico.

Vamos lá?

O que é planejamento estratégico?

O planejamento estratégico é um documento que contém os passos que devem ser tomados pela empresa até um determinado período de tempo.

Ele deve conter:

  • Estudo de mercado;
  • Definição do público-alvo;
  • Missão, visão e valores da empresa;
  • Análise SWOT da marca;
  • Objetivos macros;
  • Estratégias para obtenção dos objetivos macro;
  • Planos de ação para colocar em prática as estratégias;
  • Indicadores para medir a eficácia dos planos de ação.

O “período de vida” do PE, ou seja, seu ciclo, dependerá da realidade da empresa. Algumas empresas – geralmente as mais dinâmicas montam planejamentos estratégicos de 2 anos.

Já outras as que têm objetivos que demandam mais tempo para serem atingidos  têm ciclos mais longos, as vezes de até 5 anos.  

Parece muita coisa, a gente sabe, mas não é tão complicado assim. Isso porque pensar no futuro é natural, o que muitas vezes não fazemos é pensar em como chegar onde queremos e é isso que a elaboração de um PE nos proporciona.  

Para facilitar a definição de todos esses pontos e não deixar você esquecer de nada, existe uma ordem que deve ser seguida para a elaboração do planejamento estratégico.

Primeiramente, é necessário definir o propósito do negócio, seus produtos, as necessidades dos clientes e o ramo do mercado em que a empresa atuará.

Depois disso vem a análise SWOT, que analisa tanto o ambiente externo quanto o externo da empresa, identificando suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

A próxima etapa é definir a missão, a visão e os valores da empresa. São esses que guiarão os passos da organização.

Os valores, por exemplo, devem ser levados em consideração em processos seletivos, uma vez que os valores pessoais dos membros devem estar alinhados com os valores da marca.

A missão consiste no motivo pelo qual a empresa existe. A visão é onde a empresa quer chegar ao final daquele ciclo do PE e os valores são as crenças e atitudes que darão uma identidade a empresa.

Agora é hora de definir os objetivos-macro da sua empresa, sem se preocupar com o “como”. Por isso, um dos objetivos da sua organização pode ser simplesmente “vender mais”.  

Depois de definir os objetivos macros, é hora de pensar nas estratégias que farão você atingir seu objetivo. No caso de “vender mais”, uma estratégia pode ser “fidelizar mais clientes”.

Cada estratégia será desdobrada em planos de ação, que será o nosso “como”. Como conseguiremos fidelizar mais clientes?

Uma resposta poderia ser “realizar um evento exclusivo para clientes da marca”, por exemplo, assim a marca se faz presente na vida de seus consumidores.

E para medir a eficácia de todas essas ideias, são definidos indicadores que mensurarão os resultados. Sendo assim, no nosso exemplo de fidelizar clientes, um indicador pode ser o valor do NPS.

A empresa cria metas no planejamento estratégico para todos os seus indicadores, e, ao ter essas metas cumpridas, atinge seus resultados. A meta do NPS, por exemplo, costuma ser 9 ou mais.

Depois de finalizadas essas etapas e tendo compilado todas essas informações em um único documento você tem o seu planejamento estratégico.

Quais são as reais vantagens do planejamento estratégico?

Mas o objetivo do nosso texto de hoje não é te ensinar a montar o PE (isso você pode ver aqui), e sim te mostrar as vantagens do planejamento estratégico.

Foco no estratégico

Com um planejamento estratégico montado e rodando dentro da organização, todas as ações tomadas serão decididas em cima do foco estratégico da empresa.

Ou seja, ideias que não estejam alinhadas com as estratégias e planos de ação da organização, serão imediatamente descartadas.

Dessa forma, reduz-se o tempo e o investimento gastos com ações que não darão o resultado pretendido.

Além disso, como o PE tem prazo de validade, ele estimula a sensação de urgência, não deixando os colaboradores se acomodarem e trazendo dinamismo à organização.

É por isso que as metas precisam ser alcançáveis e desafiadoras: para estimular os envolvidos a trabalharem duro em função dela.

Crescimento constante

Com o fim do ciclo do PE, os gestores montam um novo planejamento estratégico, o que faz com a empresa leve em consideração as mudanças no mercado e continue seu processo de crescimento e amadurecimento.

Manter um planejamento estratégico atualizado garante a motivação constante dos funcionários em busca de objetivos cada vez mais grandiosos.

Mais clareza nas contratações

Como já falamos anteriormente, o planejamento estratégico também auxilia na hora de escolher as novas contratações.

Grandes empresas, que tem seu foco no desenvolvimento de pessoas e garantem resultados expressivos, costumam ter um grande número de pessoas inscritas em seus processos seletivos.

Assim, um fator que deve ser observado e já servir de critério eliminatório é o alinhamento dos valores pessoais do membro com os valores organizacionais da empresa.

Esse alinhamento deve ser levado em consideração independente do cargo pelo qual a pessoa está interessada: estágio, trainee, efetivação etc.

Mas vale lembrar que não é apenas nas grandes empresas que esse alinhamento deve existir. As micro e pequenas empresas também precisam que seus funcionários estejam alinhados com a cultura da organização para conseguirem crescer e ganhar espaço no mercado.

Agora que você já sabe as vantagens do planejamento estratégico e porque deve mantê-lo atualizado, aprenda a executar o PE nos níveis estratégico, tático e operacional através do link.

 

Controle de processos: os benefícios da gestão por processos

Obter o controle de processos de uma empresa pode ser uma tarefa bem complicada, principalmente se considerarmos todos os procedimentos e funcionários envolvidos.

No entanto, manter o controle de processos é essencial para garantir que tudo seja feito da maneira planejada, garantindo a boa execução dos trabalhos.

Imagine que a meta da sua empresa seja aumentar o índice de satisfação dos clientes (NPS). Para fazer esse monitoramento, sua equipe deve aplicar uma pesquisa de satisfação 7 dias após a compra do produto.

Esse procedimento está definido no processo de venda da sua empresa, para que os responsáveis não se esqueçam de aplicar a pesquisa.

Agora imagine que você não tem controle de processos suficiente e alguns clientes fiquem sem responder a pesquisa. Concorda que ficará mais difícil bater a meta sem esse controle?

Da mesma forma, se um dos planos de ação para aumentar a satisfação dos clientes for enviar um brinde após a compra de um determinado produto e o NPS está diminuindo, sem controle de processos, se os brindes não estiverem sendo enviados, o gestor nunca irá saber.

Mas mais do que ter o controle de processos da sua empresa e gerenciá-los, a gestão por processo trabalha a visão sistêmica e considera a interação entre os macroprocessos e o ecossistema.

Trabalhar com gestão por processos significa entender como cada processo auxilia no bom funcionamento do todo e o qual é a função de cada procedimento.

Vale lembrar que gestão por processos não é o mesmo que gestão de processos. A gestão de processos consiste no hábito de gerenciar constantemente os processos da organização, procurando mantê-los sempre atualizados e otimizados.  

Já quando falamos em gestão por processos estamos direcionando toda a gestão de uma empresa para os seus processos.

Como ter uma gestão por processo ajuda no controle de processos

Ao basear toda a gestão da empresa nos macroprocessos da organização é possível ter um maior controle de processos naturalmente.

Otimização do tempo

Que gestor não quer que sua equipe produza mais em menos tempo? A otimização de tempo é uma das grandes vantagens da gestão por processos.

Quando se entende por completo o processo e a sua importância é possível pensar em formas de otimizá-lo, reduzindo atrasos e gastos desnecessários (tanto de tempo quanto de capital).

Além disso, com processos bem estruturados e com fluxogramas disponíveis para a equipe acessar sempre que necessário, o tempo gasto com dúvidas diminui consideradamente.

Facilidade na hora de tomar decisões

Quando o gestor e os colaboradores conseguem desenvolver uma visão sistêmica da empresa, torna-se muito mais fácil tomar decisões conscientes e assertivas.

Isso porque a mensuração de resultados adquirida através de um bom controle de processos contribui para o crescimento planejado da organização, ou seja, onde a empresa quer chegar e como fará isso.  

A facilidade na hora de tomar decisões evita que fatores externos atrapalhem o pensamento estratégico nos momentos de deliberação.

Foco total em processos

Manter a gestão 100% focada em processos torna o trabalho mais dinâmico e ajuda no controle de processos, uma vez que tudo girará em torno das principais tarefas da empresa.

Dessa forma, quando algo estiver dando algum problema, será possível identificar imediatamente qual é o ponto falho do processo e melhorá-lo.

Trabalhando com foco em processos é possível antecipar problemas e fazer o gerenciamento de riscos de maneira mais precisa.

Acompanhamento de KPIs de processo

Os KPI’s (indicadores chave de performance) de processos são aqueles indicadores específicos que medem a eficiência dos processos da organização.

O controle de processo é feito através da escolha de KPI’s estratégicos para a empresa, respeitando seu tipo de organização.

Sendo assim, empresas que trabalham negócios digitais têm indicadores como “taxa de conversão” que não fazem sentido existir em negócios que não trabalham o marketing digital.

Os indicadores precisam estar de acordo com a realidade da empresa, por isso, estude seu tipo de produto/serviço e o seu tipo de empresa para conseguir identificar KPI’s adequados.

Para ajudar nessa tarefa, vamos exemplificar alguns indicadores de performance que costumam ser utilizados para medir processos. Confira a seguir:

  • Conformidade de processos: analisa se os procedimento estão seguindo os padrões de qualidade e prazo. Se sim, aquele processo é considerado conforme. Se não, o processo é não-conforme;  
  • Atraso nas entregas: descobre qual é a porcentagem de vendas que não estão sendo entregues no prazo especificado pela empresa;
  • Ociosidade: indica quanto tempo as máquinas poderiam estar trabalhando mas estão paradas;
  • Capacidade: indica qual a capacidade máxima das máquinas analisadas, mostrando se há como aumentar a produtividade delas;
  • Lucro: mostra o lucro adquirido pela empresa em um determinado período de tempo. O lucro é obtido subtraindo o valor dos gastos pelo preço final do produto.

Esses são apenas alguns indicadores que frequentemente são utilizados por empresa, mas eles não são os únicos e dependendo do tipo de negócio nem todos são úteis.

Por isso, não deixe de conversar com a sua equipe para que vocês definam juntos os melhores indicadores de processos para a sua empresa.

4 dicas para melhorar o controle de processos ainda hoje

Para te ajudar na missão de controlar melhor os processos da sua empresa, separamos 4 dicas para você.

  • Automatize a gestão de processos

Utilizar a tecnologia a seu favor é a algo inteligente a ser feito. Quando a gestão dos processos é automatizada, os responsáveis param de precisar monitorar pessoalmente cada processo.

 

  • Monitore através da tecnologia

 

As plataformas de automatização (que falamos aí em cima) geram relatórios automáticos, o que facilita o monitoramento dos gestores. Além disso, muito deles permitem o acompanhamento em tempo real por dispositivos móveis.

  • Meça seus indicadores

Para saber se seus processos estão dentro da conformidade é preciso ter indicadores e monitorá-los com frequência, para garantir que tudo esteja sendo feito como o planejado.

  • Mantenha o seu mapeamento de processos atualizado

Manter o mapeamento de processos e o fluxograma dos processos sempre atualizados evita desencontros quanto às informações e procedimentos que devem ser seguidos.

Além disso, gerindo bem os processos, estes se mantém otimizados sempre, o que torna o tempo de trabalho dos seus funcionários mais produtivo.

Agora que você já sabe os benefícios do controle de processos, que tal aprender a fazer o mapeamento de processos da sua empresa? Saiba tudo através do link.

 

Fluxograma de Processos: o que é e quais são as suas partes

Entender o que é, para o que serve e como fazer um fluxograma de processos é essencial para uma empresa que pretende se consolidar no mercado e rodar suas entregas de maneira constante.

No artigo de hoje vamos explicar o que é um fluxograma de processos e quais são as partes que o compõem, assim você será capaz de fazer o seu.

Ficou interessado? Então continue a leitura!

O que é um fluxograma de processos?

Fluxograma de processos é a representação dos processos de uma empresa através de símbolos gráficos, com o objetivo de descrever o passo-a-passo e o fluxo do processo.

Ele muito utilizado como ferramenta de qualidade, pois trabalha a gestão da empresa facilitando seu entendimento por meio de informações visuais e de fácil entendimento.

Além disso, ele pode ser colocado em locais estratégicos dentro da organização (corredores muito movimentados, por exemplo) para que os colaboradores o vejam sempre e o internalizem com mais facilidade.

Um fluxograma de processos estabelece um relação de início, meio e fim em um processo.

As entradas simbolizam o início, elas são necessárias para que o processo se inicie. O meio é o processo em si, onde estão especificadas as atividades que devem ser feitas e qual a ordem delas. E o fim é dado quando as saídas ficam prontas, gerando o resultado esperado do processo.   

Mas o fluxograma de processos não pode ser feito nos padrões que você escolher. Ele tem seus próprios padrões gráficos para que possa ser entendido de qualquer lugar do mundo.

Por conta disso, agora vamos explicar quais são esses padrões. Fique atento.

Quais são as partes que compõem um fluxograma de processos?

As partes de um fluxograma são representadas através de símbolos e cada um desses formatos significa alguma coisa acontecendo dentro do processo.

Entenda o que cada representação significa:

 

  • Início ou fim

 

É o símbolo utilizado apenas no início e no fim do processo e representa exatamente seus extremos: em qual ponto o processo começa e em qual termina

Todo fluxograma deve conter o símbolo início e o símbolo fim, para que fiquem claras suas delimitações.

 

  • Processo

 

Esse é um símbolo muito utilizado em fluxogramas, pois representa as etapas do processo, ou seja, aquilo que deve ser feito.

Alguns exemplos que devem ser enquadrados nessa categoria são: “atender cliente”, “embalar produto”, “chamar candidato para entrevista”, “fazer pedido ao fornecedor” etc.

 

  • Decisão

 

São os pontos em que o processo pode seguir por um caminho ou outro. Eles dependem de alguma tomada de decisão.

Por exemplo, quando é enviada uma proposta a um cliente, é preciso saber se o cliente vai aceitar ou não a proposta para saber por onde o processo vai seguir.

Se ele aceitar, a produção será iniciada. Se ele recusar, será enviada uma contraproposta. E assim por diante.

 

  • Fluxo

 

É a seta que representa o fluxo do processo, ou seja, qual é a ordem que as etapas devem ser seguidas para a realização correta do processo.

Esse é um símbolo bem intuitivo, já que o natural quando vemos setas é ler as informações seguindo-as. Por isso, esse símbolo é utilizado para conectar as demais representações gráficas.

Nenhum símbolo pode estar no seu fluxograma sem estar ligado por uma seta de fluxo, ok?

 

  • Processo pré-definido

 

Representa uma etapa que já foi utilizada em outro fluxograma. Nesse caso, para não parecer que são duas coisas distintas na visão macro da organização, o mais indicado é utilizar este símbolo.

 

  • Operação Manual

 

Mostra uma tarefa manual que precisa ser feita manualmente. Por exemplo, no caso de uma máquina que trabalhará incessantemente até que algum funcionário clique no botão de parar.

 

  • Documento

 

Toda vez que for gerado algum documento durante o processo, é este símbolo que deverá ser utilizado. É o caso de elaboração de propostas, contratos, relatórios, entre outros.

Esses símbolos também podem ser sobrepostos para definir um conjunto de documentos gerados em uma única etapa do processo.

 

  • Espera

 

Existem pontos em que é necessário esperar um tempo para que o processo continue seu andamento. Nesse caso utilizamos o símbolo de espera.

Ele pode ser utilizado para esperar os dias pré-definidos que o cliente tem para aceitar a proposta, ou um tempo específico que algum material precisa para ficar pronto.

 

  • Conector

 

Tem o objetivo de ligar um ponto a outro do fluxo. Mas você deve estar se perguntando porque utilizar um conector se a seta de fluxo já faz esse trabalho.

Bom, essa representação só costuma ser utilizada em fluxogramas bastante complexos, pois ele conecta etapas que estão muito distantes umas das outras, tornando-se confusa a utilização das setas.

Dessa forma, coloca-se uma letra nos conectores que fazem ligação, assim quem lê o fluxograma sabe para onde deve olhar em seguida.

Veja a seguir um exemplo de fluxograma:

Como montar um fluxograma de processos?

Para montar o seu fluxograma de processos é preciso identificar primeiramente onde o processo começa e onde termina, ou seja, suas entradas e saídas.

A partir daí, anote tudo o que deve ser feito, todas as decisões, caminhos, tudo o que é gerado e qual é a ordem das tarefas.

Procure desenhar o processo com a sua equipe, pois assim haverá mais chances de todos os passos serem lembrados e, de bônus, seus funcionários interiorizarão melhor o processo.

Quando todo o processo estiver desenhado em um fluxograma, faça a análise crítica dele, ou seja, pense criticamente se cada parte dele está otimizada.

É interessante reunir colaboradores que entendam de gestão para que seja possível fazer a otimização dos processos de maneira eficaz, sendo possível até diminuir custos.

Por exemplo, no caso de uma espera, essa espera é realmente necessária ou é um atraso para o processo como um todo? Todos os documentos gerados são necessários? Há alguma etapa que gere problemas com frequência?

A partir daí, modifiquem o que precisar ser modificado no processo e documentem o fluxograma oficial.

Vale lembrar que o mapeamento de processos vai muito além do fluxograma de processos. Para saber mais sobre mapeamento de processos, clique aqui.

 

O que é SIPOC e como melhorar seus processos com essa ferramenta

Otimizar processos e torná-los mais visuais é uma constante demanda de organizações que estão em processo de crescimento. Se a sua empresa está passando por esse desafio você precisa conhecer o que é SIPOC.

Você já ouviu falar nessa ferramenta? Sabe o que é SIPOC e como ela pode auxiliar o entendimento dos seus processos?

Se a sua resposta foi “não”, esse artigo foi escrito para você!

Se você já sabe o que é SIPOC mas gostaria de aprofundar seus conhecimentos na ferramenta, pode ficar a vontade. No artigo de hoje além de explicar o que é SIPOC também vamos dar um exemplo completo dessa ferramenta aplicada.

Boa leitura!

O que é SIPOC?

SIPOC é uma sigla formada pelas cinco partes dessa ferramenta: supplier (fornecedores), input (entradas), process (processo), output (saídas) e customer (clientes).

A ferramenta busca melhorar o entendimento dos processos, definindo suas partes principais. Quando não se entende a fundo o processo, torna-se impossível gerenciá-los.  

Por isso, a SIPOC se mostra uma ferramenta adequada para aqueles que buscam o entendimento dos processos e sua posterior otimização.

Como já dissemos, cada letra da palavra SIPOC se refere a uma parte dessa ferramenta. Por isso, explicaremos a seguir o que significa cada uma delas:

  • Supplier: são os fornecedores do processo, ou seja, aqueles que são responsáveis por disponibilizarem as entradas do processo.
  • Input: são as entradas do processo, ou seja, tudo que entra no processo de uma forma e sofre uma modificação para ser transformado em saída.
  • Process: é qual processo que está sendo analisado no SIPOC. Vale lembrar que o nome de um processo deve ser um verbo no infinitivo + complemento (ex.: realizar limpeza da agência).
  • Output: são as saídas do processo, ou seja, tudo o que sai do processo após sofrer uma modificação.
  • Customer: é o cliente do processo, ou seja, o beneficiado com a realização daquele processo.   

Agora que você entende cada parte da SIPOC, vamos mostrar como utilizar essa ferramenta na sua empresa.

Como utilizar a ferramenta SIPOC?

Utilizar a ferramenta SIPOC nos seus processos não é algo muito difícil de se fazer, a ferramenta é bem simples e fácil de se usar.

Para facilitar ainda mais o entendimento, vamos dividir por etapas o nosso tutorial de como utilizar SIPOC.

1º passo: escolha o programa que você utilizará

Para preencher os dados do processo que será analisado é preciso utilizar um programa “editável”. Nós recomendamos o Excel, que é um programa completo e que muitas pessoas tem acesso.

Dessa forma, você pode fazer um único padrão no programa para utilizar em vários processos distintos. Vale lembrar que se não quiser utilizar um programa eletrônico para isso, essa ferramenta também pode ser feita à mão.

Seu padrão de SIPOC deve seguir o seguinte formato:

2º passo: entenda o objetivo do processo e defina o nome dele

O próximo passo é definir qual processo está sendo analisado. Qual é o objetivo dele? Com que finalidade ele existe?

Como já falamos anteriormente, o nome do processo deve seguir o padrão: verbo no infinitivo + complemento, assim a nomenclatura fica clara e objetiva.

Aqui também é a hora de definir o início e o fim do processo, que será imprescindível para a etapa seguinte.

3º passo: defina as macro-etapas do processo

Aqui devem ser definidas as principais atividades do processo e a ordem em que devem ser feitas. É como se fosse um mapeamento de processo só que mais simples e resumido.

Devem ser especificados de quatro a cinco etapas principais para aquele processo, de forma que os envolvidos consigam ter noção do todo e não apenas das pequenas tarefas.

4º passo: defina as entradas e saídas do processo

Para entender bem o processo, é preciso saber exatamente quais são as entradas e saídas dele, e isso deve especificado no seu formulário de SIPOC.

As entradas referem-se a tudo aquilo que entra no processo a fim de sofrer uma modificação; e as saídas referem-se ao que sai do processo após modificação.

5º passo: especificar o cliente do processo

O cliente é aquele que é beneficiado com o processo. Não confunda o cliente do processo com o cliente da empresa, nem sempre esses são a mesma pessoa.

Existem casos em que o cliente do processo também é o cliente da marca, no entanto, em outros casos, o cliente do processo pode ser um departamento, um diretor até o próprio fornecedor.

É preciso analisar processo por processo para saber quem é o cliente de cada um.

Exemplo de SIPOC aplicado

Para auxiliar sua visualização de como essa ferramenta pode ser usada na prática, vamos dar um exemplo desenvolvendo cada um dos passos.

Nosso exemplo será o seguinte: todo dia você é responsável por fazer o arroz para o almoço da sua casa. Se a gente for mapear esse processo utilizando SIPOC, teremos:

  • Definição do programa: excel;
  • Definição do processo: fazer arroz para o almoço;
  • Fornecedor: supermercado, companhia de energia, companhia de água;
  • Macro-etapas: comprar o arroz, o óleo e o tempero -> medir a quantidade de arroz -> refogar o arroz com o óleo e o tempero -> colocar água no arroz para cozinhar -> desligar o fogo quando ficar pronto;  35
  • Entradas: arroz cru, água, tempero, óleo;
  • Saídas: arroz cozido;
  • Cliente: aqueles que vão comer o arroz;

 

A importância de se entender bem os processos da empresa

Processos são indispensáveis para empresas que querem se consolidar no mercado e crescer. Isso porque sem processos bem definidos a tendência é que o fluxo de trabalho se perca, gerando problemas.

Dessa forma, mapear processos e gerenciá-los se torna parte primordial da gestão da organização e, acredite, isso não deve ser preocupação só dos gestores.

Um líder que tenta fazer um mapeamento de processos e pensar em otimizações sozinho certamente não terá os insights necessários para entregar essa demanda com primor.

Isso porque uma empresa é feita de pessoas e por pessoas. E, por isso, todos os envolvidos devem entender o que é processo, o que é SIPOC e porque essa ferramenta está sendo utilizada no mapeamento das suas tarefas, para que assim possam pensar juntos em forma de tornar o processo mais efetivo.

Para saber mais sobre mapeamento de processos, clique aqui.

Agora que você já sabe o que é SIPOC, que tal aumentar suas possibilidades de ferramentas que auxiliam os processos? Conheça o diagrama de tartaruga e como ele também pode ser aplicado nos processos da sua empresa.

 

Como o sistema de gestão 5S pode te ajudar a obter o selo ISO 9001

Obter o selo de certificação ISO 9001 é o desejo de muitas empresastanto grandes quanto pequenas –, mas esse é um trabalho que leva tempo e dedicação. No entanto, algumas práticas podem te ajudar na obtenção dessa certificação e o sistema de gestão 5S certamente é uma delas.

O sistema de gestão 5S trabalha a melhoria dos ambiente de trabalho através dinâmicas muito simples como o conceito de utilização, organização, manutenção, padronização e disciplina.

O ISO 9001 é uma certificação internacional de qualidade. As empresas que obtém esse selo são mais “bem-vistas” em relação à conformidade dos seus processos e ao bom funcionamento da organização.

No Brasil, o ISO 9001 é regulamentada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), que é responsável pelas normas e padronizações de vários segmentos.

Como conseguir um certificado ISO 9001

Para garantir esse tão requisitado selo é preciso colocar toda a empresa dentro da Norma ISO 9001. Essa norma está adequada à filosofia do ciclo PDCA de melhoria contínua, que garante melhorias significativas para a organização, evitando a estagnação.

Entre as exigência da norma estão o mapeamento de processos, a política de qualidade, o planejamento do sistema de gestão e a realização da auditoria interna.

O sistema de gestão 5S garante que vários desses pontos sejam atendidos, pois ele é uma ferramenta do sistema de gestão da qualidade (SGQ) que busca a qualidade total.

Quando todos os requisitos estiverem contemplados, é preciso contratar um organismo certificador independente, que irá fazer a auditoria na empresa e se tudo estiver conforme, disponibilizará o certificado.

Como o sistema de gestão 5S pode te ajudar a alcançar essa certificação

O sistema de gestão 5S é uma metodologia criada no Japão, que busca mobilizar, motivar e conscientizar toda a organização na busca por um ambiente de trabalho mais harmônico e produtivo.

O nome 5S foi dado pois a metodologia é baseada em 5 palavras que começam com a letra S em japonês: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (disciplina) .

Essa prática é muito utilizada para manter além da organização e produtividade a segurança dos colaboradores. No ambiente industrial, uma ferramenta fora do lugar pode causar acidentes sérios.

Em português, o sistema de gestão 5S é conhecido como 5 sensos: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de padronização e senso de disciplina.

Algumas exigências para conseguir a certificação ISO 9001 podem ser facilmente adquiridas através da implementação do sistema de gestão 5S. Por isso agora vamos ensinar como implementar essa ferramenta na sua empresa.

Como implementar o sistema de gestão 5S

A ordem desses “sensos” não é por acaso. Na hora de implementar o sistema de gestão 5S na sua empresa é preciso seguir essa ordem, pois do contrário terá retrabalho.

 

  • Seiri: senso de utilização

 

Refere-se a ter apenas aquilo que é necessário, sem excessos e improvisações. A palavra-chave aqui é: equilíbrio. Não tenha medo de jogar fora materiais obsoletos que não tenham mais utilidade.

Ferramentas, equipamentos e dados devem ser usados com cautela. Materiais desnecessários devem ser eliminados. Tudo o que está no ambiente 5S deve ser útil para o processo produtivo da empresa.

 

  • Seiton: senso de organização

 

Esse “S” é responsável por manter todo o material útil no seu devido lugar. Ele define locais específicos (que devem estar marcados de alguma forma) para cada coisa.

E esses lugares específicos devem estar de acordo com o processo produtivo da empresa. Para isso você pode dividir os materiais/ferramentas em 3 categorias, de acordo com a frequência de utilização.

Aquilo que é utilizado todos os dias deve estar ao alcance das mãos, isso serve tanto para linhas de produção quanto para organização de mesas. O funcionário deve conseguir alcançar o objeto, utilizar e devolver para o local sem grandes locomoções.   

Ferramentas utilizadas 1 ou 2 vezes por semana não precisam estar constantemente ao alcance das mãos. Elas devem ficar armazenadas perto de onde serão utilizadas.

Então, por exemplo, se uma ferramenta é usada perto de uma determinada máquina, é perto dela que a ferramenta deve estar.

Para guardar essas ferramentas em estantes, por exemplo, é indicado etiquetá-las ou pintá-las para que todos saibam onde deve estar cada objeto e se há algo fora do lugar.

Aquilo que é usado 1 ou 2 vezes por mês deve ser armazenado longe da linha de produção, em armários ou salas de armazenamento.

 

  • Seiso: senso de limpeza

 

Não é difícil deduzir do que essa terceira fase se trata, não é? Ela é sobre manter o ambiente limpo e adequado ao uso.

Quando as coisas não são limpas adequadamente, o desgaste se torna maior, gerando um gasto desnecessário para a empresa.

O senso de limpeza trabalha também além da limpeza e manutenção do ambiente de trabalho a higiene e apresentação dos colaboradores.

Quando o seiso é implementado na organização, o colaborador passa por uma processo de transformação interna natural, que aumenta a sua preocupação com a própria apresentação no local de trabalho.  

 

  • Seiketsu: senso de padronização e saúde

 

O senso de padronização é a quarta parte da implementação do sistema de gestão 5S. Aqui é necessário definir e padronizar cores, formatos, iluminação, como deve estar os ambientes etc.

É importante estar atento também a fatores que afetam a saúde do colaborador. Ambientes com muito ruído podem gerar problemas futuros para os funcionários, nesse caso, é importante que a empresa disponibilize fones de proteção.

Outro exemplo que deve são as cadeiras utilizadas por funcionários que trabalham em escritório. Se elas não forem ergométricas, podem causar problemas posturais.

Tudo isso deve ser analisado na implementação do senso de padronização. Os padrões devem ser definidos pensando sempre na saúde física e emocional dos colaboradores.

  • Shitsuke: senso de disciplina

Essa é a última fase do sistema de gestão 5S. Para implementá-la é preciso definir regras e normas que devem ser seguidas por todos os membros da empresa.

Na hora de definir esses padrões, lembre-se de levar em consideração a norma ISO 9001 para já deixar o terreno preparado para a certificação.

Nessa fase os colaboradores entendem os benefícios das 4 fases anteriores e a importância da disciplina para a melhoria da organização e das suas próprias vidas pessoais.

E também nessa fase que os gestores devem definir datas e horários das auditorias internas, para garantir a cobrança dos combinados anteriores.  

Atenção: O senso de disciplina só é de fato concretizado quando os funcionários conseguem fazem o que deve ser feito mesmo sem fiscalização.

Quando a fase 5 do sistema de gestão 5S estiver concluída, é a hora de iniciar o seu processo de certificação ISO 9001, que incluirá também a necessidade de fazer um mapeamento de processos. Para saber sobre as etapas do mapeamento de processos, clique aqui.

 

 

Diagrama de tartaruga: como aplicar e executar em processos

Gerir os processos de uma empresa pode ser um grande desafio para os gestores de uma maneira geral. Isso porque os processos são responsáveis por fazer a empresa rodar sem surpresas indesejadas. Uma forma de facilitar a visão geral do processo e a sua execução é o diagrama de tartaruga.

No artigo de hoje vamos explicar o que é esse tal de diagrama de tartaruga e como aplicá-lo aos processos da sua empresa?

Ficou interessado? Então continue a leitura.

O que é o diagrama de tartaruga aplicado em processos?  

Diagrama de tartaruga é uma ferramenta de qualidade que auxilia na visualização dos processos da empresa.

Ele é interessante porque nem sempre os colaboradores conseguem internalizar todas as entradas, saídas, métricas e outras informações importantes do processo.

Além disso, ao fazer um diagrama de tartaruga é possível enxergar previamente os riscos e já tomar as ações necessárias para evitar problemas futuros.

O diagrama de tartaruga é muito comparado a metodologia 5W2H por ambas especificarem quem será o responsável, quando as coisas serão feitas, como será executado etc.

No entanto, o 5W2H é indicado para o planejamento de planos de ação, enquanto o diagrama de tartaruga trata dos processos recorrentes da empresa.

O diagrama de tartaruga pode ser dividido em 7 partes, sendo 1 deles o processo em si e os demais os recursos que transpassam o processo.

Ficou confuso? Não se preocupe, nós detalharemos cada parte do diagrama de tartaruga a seguir:  

Processo

Aqui é identificado o processo do qual estamos tratando, quem é o responsável geral por ele e quais os resultados que a empresa pretende alcançar com este processo.

Veja alguns exemplos de processos utilizados em empresas:

  • Processo Seletivo;
  • Organização de eventos;
  • Processo Finalístico;
  • Processo Eleitoral.

Entradas

As entradas representam tudo aquilo que é transformado durante o processo. Ou seja, é algo que entra no processo, passa por uma modificação e sai.

Não precisa ser necessariamente coisas palpáveis. Dados também podem ser entradas em processos.

Para exemplificar, pensemos em uma loja de confecção de roupas. O processo de produzir a roupa demanda tecidos e linhas como entradas, que serão transformadas em roupas.  

Saídas

Ou seja, tudo o que é resultado do processo. Assim como as entradas, as saídas podem ser tanto um produto físico/palpável quanto uma informação que será usada em um processo seguinte.

As saídas surgem do processo, ou seja, sem processos não há saídas. Se a sua empresa tem um processo que não resultado em uma saída, este não é um processo.

Esses são os primeiros passos do seu diagrama de tartaruga, são representados pelo corpo (processo), rabo (entrada) e cabeça (saída). A seguir vem as 4 patas da tartaruga.

Cada uma delas deve responder a uma pergunta:

  • Com o que fazer?
  • Com quem fazer?
  • Como fazer?
  • Como monitorar?

Vamos destrinchar cada um deles a seguir:

Com o que fazer?

Representam os recursos e toda a infraestrutura necessária para a realização da tarefa. Pode incluir: máquinas, ferramentas, materiais, software, entre outras coisas.

No nosso exemplo da fábrica de confecção de roupas, alguns recursos necessários para a entrega das roupas nas lojas são o transporte e as embalagens.

Um processo de gerenciamento de projetos necessita de um software para a gestão dos projetos

Com quem fazer?

Não confunda o campo “com quem fazer” com o responsável geral pelo processo. Aqui estarão todos aquele que contribuirão de alguma forma para que o processo seja realizado.

Além disso, também é preciso especificar as competências que eles precisam ter para o cumprimento da tarefa.

Por exemplo, no processo de entrega das roupas nas lojas que as venderão, o motorista é parte primordial da tarefa, precisando ter também a habilitação adequada.

Como fazer?

Neste campo estará tudo o que norteia a execução do processo, como por exemplo  documentos, normas, procedimentos, instruções de trabalho (ITs), checklists enfim, tudo o que ajudará o processo a acontecer.

Mas atenção, esses documentos e regras não são opcionais. Eles precisam ser seguidos durante a execução do processo.

Na hora de colocar as etiquetas nas roupas já prontas da nossa fábrica, pode haver uma instrução de trabalho com o passo-a-passo para esta tarefa, por exemplo.

Também pode haver um checklist geral do processo, para o funcionário conferir se tudo foi feito adequadamente.

Como monitorar?

Esta é a última parte da montagem do seu diagrama de tartaruga. Depois de especificar tudo que permeia seu processo, é preciso saber como monitorar se as saídas (ou seja, o resultado do processo) está de acordo.

Aqui estarão os indicadores de desempenho do seu processo, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicator).

Não existe uma lista de indicadores que podem ser usados em qualquer tipo de processo, é preciso estudar o processo para entender quais são os mais adequados.

Para facilitar daremos alguns exemplos de indicadores de desempenho que, dependendo do tipo do seu processo, podem ser utilizados no seu diagrama de tartaruga:

  • Grau de satisfação dos clientes (NPS);
  • Índice de produtos entregues no prazo;
  • Índice de produtos defeituosos;
  • Tempo de execução do ciclo de produção;
  • Conformidade de tarefas;
  • Entre outros.

Lembre-se que todo indicador deve ter um responsável geral por ele, geralmente é um gestor ou diretor, mas isso depende do organograma da empresa. De toda forma, alguém deve ser responsável pelos resultados daquele indicador.

Após especificado essas 7 partes, está formado o diagrama da tartaruga. Ainda não conseguiu visualizar a tartaruga? Confira nossa exemplificação:

diagrama de tartaruga

Para transformar os processos da sua empresa em algo mais visual faça junto com a sua equipe o diagrama de tartaruga de cada processo da empresa e divulgue-o.

Vale a pena imprimir e colocar esses diagramas em uma área bem visual da empresa, assim, seus funcionários olharão constantemente para eles e será mais fácil a internalização.

Para obter uma visão ainda mais clara dos processos da sua empresa, crie – além do diagrama de tartaruga – fluxogramas, e disponibilize para da sua equipe.

Agora que você aprendeu a fazer seu diagrama de tartaruga, aprenda a fazer uma gestão de processos eficaz para a sua empresa no nosso artigo sobre gerenciamento de processos.  

 

Como montar um Plano de Negócios inovador, diferenciado e efetivo

Nada acontece por acaso e para as coisas darem certo é preciso que haja um planejamento. No mundo dos negócios, boas ideias são essenciais, mas para elas saírem do papel é preciso montar um plano de negócios.

O plano de negócios é responsável por embasar e dar assistência à ideia e às oportunidades encontradas.

Ele não é o responsável pela rentabilidade da empresa, mas ajuda no gerenciamento de riscos, sendo possível prever problemas futuros e já resolvê-los antes que ele ocorram.

Um bom plano de negócios te transforma em um entendedor íntimo do seu modelo de negócios, trazendo conhecimento e profundidade.

Imagino que você prefira errar no papel ao invés de errar  no mercado, certo? Seu plano de negócios deve ser feito por escrito

Planos de negócios também auxiliam no processo de atrair investidores, pois mostram que houve um trabalho em conhecer a fundo o mercado, o que diz que o empreendedor é preocupado com o sucesso do seu negócio e não apenas alguém querendo lucrar com uma ideia.

Mas como montar um plano de negócios? Ou melhor: como montar um plano de negócios inovador, diferenciado e efetivo?

Para te transformar em um mestre da criação de planos de negócios, você primeiro precisa saber que o plano de negócios é dividido em 5 partes:

  • Sumário executivo;
  • Análise de mercado;
  • Plano de marketing;
  • Plano operacional;
  • Plano financeiro.

E nenhum desses itens pode ficar de fora do seu documento.

Sumário Executivo

O sumário executivo é um resumo de todo o plano de negócios. Não confunda com uma introdução. O sumário executivo contém os pontos principais do plano.

Apesar dele ser a primeira parte do plano, ele só deve ser elaborado depois que todo o resto do documento já tiver sido escrito.

Este sumário deve ser simples, contendo no máximo duas páginas, e precisa conter:

  • Um resumo dos principais pontos do plano de negócios (o que é, quais os principais produtos/serviços, quem serão os clientes, onde será localizada, qual o capital investido, qual o faturamento mensal, qual lucro espera-se obter, em quanto tempo espera-se que o capital investido retorne);
  • Dados dos responsáveis pelo negócio, um curriculum breve de cada um e as atribuições de cada um dentro da empresa;
  • Dados do empreendimento: nome e CNPJ;
  • Missão da empresa: qual é a razão de existência dela;
  • Setores de atividades (Ex.: comércio, agropecuária, indústria, serviço, entre outros)
  • Forma jurídica: como o negócio vai ser tratado pela lei (Ex.: Microempreendedor Individual)
  • Enquadramento tributário: onde a empresa está inserida em relação ao pagamento de tributos (Ex.:Simples Nacional);
  • Capital social: todos os recursos disponibilizados pelos sócios para a criação da empresa;
  • Fonte de recursos: de onde virão os recursos necessários para a implantação do negócio (próprio, de terceiros ou ambos);

Análise de mercado

Essa pode ser considerada a parte mais importante na hora de montar seu plano de negócios, pois de nada adianta todo o planejamento de criação do empreendimento se você não tiver clientes.

Para isso, é preciso fazer a análise dos clientes, dos concorrentes e dos fornecedores.

Perfil dos clientes

Se seus clientes forem pessoas físicas, procure descobrir:

  • Qual é a faixa etária deles?
  • São maioria feminina ou masculina?
  • Onde trabalham?
  • Quanto ganham?
  • Qual o nível de escolaridade deles?
  • Onde moram?

É importante também descobrir o perfil comportamental dos clientes, ou seja, onde eles costumam comprar esse tipo de produto, de quanto em quanto tempo compram, qual preço costumam pagar e qual é o fator decisivo da compra (preço, marca, qualidade, atendimento, prazo de pagamento etc).

Caso seus clientes sejam outras empresas, é preciso entender outros pontos:

  • Qual é o rama de atuação deles?
  • Quais serviços/produtos eles oferecem?
  • Qual é o tamanho da empresa?
  • Há quanto tempo estão no mercado?
  • Eles possuem uma boa imagem no mercado?

Vale lembrar que essas perguntas não são fixas, elas devem ser adaptadas a realidade da sua empresa. O importante é não deixar de fora informações importantes sobre o mercado.

Perfil dos concorrentes

Na hora de montar um plano de negócios também preciso considerar o perfil dos concorrentes.

Primeiro enumere quem sao os seus principais concorrentes, depois descubra:

  • Quanto eles cobram no produto/serviço?
  • Quais são as condições de pagamento?
  • Onde eles estão localizados?
  • Como é o atendimento prestado?
  • Qual o horário de funcionamento?

Depois disso, pense com sinceridade se a sua empresa está apta a competir com essas e porquê os clientes deveriam escolher a sua à da concorrência. Tudo isso deve ser descrito e explicado no seu plano de negócios.

Perfil dos fornecedores

Nessa fase é preciso elencar quem serão seus fornecedores, tanto de matéria-prima, quanto equipamentos, ferramentas, mercadorias e até serviços.

Pesquise bem quais serão os fornecedores certos para você. Saiba o preço, o prazo de entrega, a qualidade dos produtos etc.

É preciso manter um cadastro atualizado dos seus fornecedores para entender como eles atuam.

Plano de Marketing

Na hora de montar um plano de negócios também é preciso pensar no seu plano de marketing, que envolvem 4 p’s: produto, preço, promoção e praça.  

Na parte do produto, você descrever os principais produtos que serão fabricados, os tamanhos, cores, sabores, rótulos, etc. Se necessário, fotografe os produtos e documente esses modelos.

Na hora de falar do preço, pense em quanto o consumidor estará disposto a pagar no seu produto/serviço, para isso vale a pena pesquisar quanto a concorrência está cobrando.

Leve também em consideração o preço de custo e quanto lucro você deseja obter com cada venda.

Não se engane: promoção no marketing não é sinônimo de desconto. Promoção aqui é toda a forma de informar ao público sobre o seu produto. Nele se enquadram propagandas em rádio, TV, panfletos, participação em eventos, catálogos e até amostras grátis.

No item “praça” são especificadas as formas de distribuição do produto. Como eles chegarão até os seus clientes? Haverá vendedores internos? Externos? Representantes? Revendedores? Tudo isso precisa estar especificado no seu plano de marketing.   

Plano Operacional

O plano operacional define como a empresa funcionará, ou seja, como ela vai desenvolver e distribuir seu produtos.

É hora de colocar no papel todos os passos necessários para que empresa execute com sucesso o que se programou para fazer.

Algumas perguntas podem te ajudar a identificar todas essas necessidades. São elas:

  • Quantos funcionários serão necessários para o funcionamento da empresa?
  • Onde trabalhará cada pessoa da sua empresa?
  • Quais são os equipamentos necessários para cada etapa?
  • Quais serão os processos principais da organização?
  • Quais ferramentas auxiliarão esses processos?

Não tenha medo de colocar coisas demais no seu plano operacional, esse é o momento de detalhar cada passo, tudo o que auxiliará para que o seu produto final seja entregue com qualidade para o cliente.

Plano Financeiro

É claro que não poderia ficar de fora do nosso guia para montar um plano de negócios a parte financeira do empreendimento.

Para elaborar o plano financeiro é necessário definir qual será o investimento fixo, o capital de giro e os investimentos pré-operacionais (aqueles necessário para que a empresa comece a funcionar).

Após estimar esses valores, defina como será feito esse investimento, ou seja, se será através de recursos próprios, de terceiros ou ambos.

O plano financeiro também deve conter a estimativa de faturamento mensal da organização. Esse ponto é importante pois é um indicador de sucesso da empresa, além de ajudar na hora de conseguir investidores.  

Uma forma simples de descobrir a estimativa de faturamento mensal é multiplicando o valor dos produtos pela quantidade de produtos que pretende-se vender.

Outro dado importante é a estimativa de valor gasto com matérias-primas, terceirização e comercialização.

Após prever todos os gastos e recebimentos da empresa, é possível estimar os resultados do negócio. Algumas fórmulas vão ajudar nessa projeção:

  • Lucratividade = Lucro Líquido x 100 / Receita Total
  • Rentabilidade = Lucro Líquido x 100 / Investimento Total
  • Prazo de Retorno do Investimento = Investimento Total / Lucro Líquido

Conclusão

Montar um plano de negócios não é tarefa fácil, mas é indispensável na hora de montar seu próprio negócio. É ele que vai mostrar numericamente as reais chances dela dar certo.

Por isso, não tenha medo de pedir ajuda na hora de montar seu plano de negócios. Contratar uma empresa de consultoria pode fazer uma grande diferença nessa hora.

 

Como utilizar o Design Thinking em projetos para obter sucesso

O que passa pela sua cabeça quando você pensa em design? Objetos elegantes? Móveis diferenciados? Coisas bonitas? Pois saiba que o design não está só relacionamento ao embelezamento dos objetos, ele vai além disso. O conceito de Design Thinking em projetos é um exemplo disso.

Mas o que é Design Thinking e o que ele tem a ver com a gestão de projetos? É disso que vamos tratar no artigo de hoje. Continue a sua leitura.

O que é Design Thinking?

Design Thinking é uma forma de resolver problemas ou desenvolver projetos, que envolve muito brainstorm e elementos visuais.

Explicando de maneira mais clara, é um conjunto de técnicas que permite os gestores pensarem “fora da caixa”, para inovar em seus produtos ou até resolver os problemas da organização.

O Design Thinking em projetos é muito usado para que sejam pensadas formas inovadoras de trabalhar naquele projeto e assim gerar mais resultados para o cliente.

O Design Thinking ficou conhecido por usar muito do pensamento criativo dos envolvidos, fugindo das soluções convencionais e trazendo inovação.

Por causa disso, o Design Thinking é muito usado no processo de criação de novos produtos ou serviços, desenvolvimento de ferramentas e solução de problemas.

Vale lembrar que o Design Thinking não substitui o trabalho do designer normal. Esta é apenas uma técnica para que seja possível inovar com mais criatividade, ok? O designer ainda é necessário para a criação de embalagens, rótulos, logos, peças publicitárias etc.

Como surgiu o Design Thinking

O termo surgiu com Tim Brown, CEO da Ideo, quando ele lançou um livro mostrando como a Ideo conseguiu se tornar uma das 10 empresas mais inovadoras do mundo.

Segundo o próprio autor, “Design Thinking é uma abordagem antropocêntrica para inovação, que usa ferramentas dos designers para integrar as necessidades das pessoas, as possibilidades da tecnologia e os requisitos para o sucesso dos negócios”.  

Brown mostrou a diferença de ser designer e pensar como designer, migrando o designer do nível tático e operacional para o nível estratégico.

Assim, ele ressalta a importância de CEOs, diretores, executivos, gerentes e até estagiários trainees pensarem como designers para ter ideias mais inovadoras.  

No texto de hoje vamos focar em como aplicar essa técnicas de Design Thinking em projetos.

Vamos lá?

Como aplicar o Design Thinking em projetos?

Para aplicarmos o Design Thinking em projetos é preciso entender suas quatro fases. São elas: identificação, ideação, prototipagem e implementação.

Fase 1: Identificação

O primeiro passo para aplicar Design Thinking em projetos cada vez melhores é identificar oportunidades de inovação naquele projeto.

Aqui é onde são identificados os pontos fracos do processo. Para esse processo de identificação, podem ser feitos benchmarkings, pesquisas de mercado, reuniões com o cliente etc.

É recomendado também utilizar o Design Thinking em projetos problemáticos, ou seja, aqueles que não estão dando certo.

Nesse caso, o momento de identificação é utilizado para entender o porquê do relativo fracasso do projeto. O que aconteceu? Onde está o problema? Essas perguntas precisam ser respondidas.

Fase 2: Ideação/Colaboração

Agora é a hora de pensar em como inovar no seu projeto. Para isso, junte pessoas de diferentes áreas do seu negócio para que as ideias surjam de vários lados. 30

Pessoas da equipe de vendas, do marketing, de qualidade e até o CEO da empresa podem participar desta etapa.

O ideal é que todos realmente colaborem com ideias para inovar naquele projeto. Lembre-se que aqui o importante não é a qualidade das ideias e sim a quantidade.

Posteriormente será feita uma seleção das melhores ideias para a próxima etapa.

No nosso caso de projeto problemático, as ideias desta fase devem vir para solucionar o problema identificado na fase 1. Lembrando que toda ideia é bem-vinda.

Fase 3: Prototipagem/Experimentação

Para a etapa de prototipagem é preciso escolher a melhor ideia sugerida na fase anterior para colocá-la em prática. É a fase de validação das ideias.

O objetivo aqui é testar as ideias para encontrar uma que realmente funcione.

Criar esses modelos te faz entender como as ideias funcionarão na prática, se elas são realmente viáveis de serem implementadas, se são a melhor forma de inovar etc.

Além disso, com essa melhor visualização proporcionada pela prototipagem –, novos insights podem surgir para aperfeiçoar ainda mais a ideia original.

Fase 4: Implementação

Após ser considerada como sucesso a ideia testada na fase anterior, passa-se para última fase: a implementação.

Como o próprio nome já diz, essa fase implementa a ideia testada nos projetos.

No caso da utilização de Design Thinking em projetos problemáticos, é aqui que a solução do problema é implementada como uma prática oficial.

Por exemplo, se o problema identificado foi atraso nas entregas e a solução pensada e testada foi criar um cronograma que ficaria disponível no celular de cada um dos envolvidos no projeto, agora é a hora de implementar essa ferramenta nos projetos da sua empresa, como um procedimento ++  

É também nesta fase que são definidos os responsáveis e os indicadores de avaliação.

Nesta última etapa, valorize o feedback, pois só através dele você saberá se a sua ideia de inovação foi bem aceita pelo público.

Resumindo

Utilizar a metodologia do Design Thinking em projetos tem tudo para dar certo.

Mas lembre-se: o lema aqui é criatividade! Se você transformar o Design Thinking em algo fechado e engessado ele não vai conseguir concluir seu objetivo.

Essa técnica vem para trazer inovação, pensar nas melhores soluções para os clientes e conseguir sair da caixa.

Muitas empresas conseguiram criar produtos revolucionários e inovadores quando começaram a utilizar o Design Thinking em seus projetos.  

Por isso, tenha coragem de explorar novos caminhos e fazer diferente da concorrência para conseguir se destacar e consolidar o lugar da sua marca no mercado.

 

Agora que você aprendeu como utilizar o Design Thinking em projetos, que tal se aprofundar mais sobre Metologia Scrum de Gerenciamento de Projetos?