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8 dicas para a redução de custos administrativos da sua empresa

8 dicas para a redução de custos administrativos da sua empresa

Seja lá qual for o tamanho de uma empresa, uma preocupação existente é gerar receitas que sejam suficientes para suportar os custos e gerar lucro. Dessa forma, um controle de custos eficientes é vital para a organização. É função dos gestores prezar pela redução de custos administrativos que não acrescentam valores reais à empresa.

Reduzir custos administrativos excedentes é uma importante estratégia de prevenção da saúde financeira.

Direcionar esforços para a redução de custos administrativos regularmente evita cortes radicais em cenários de crise, evitando assim impactos no clima e na qualidade de produção.

  • Conheça e analise seus custos

O maior erro das empresas é sair cortando custos administrativos nos momentos de instabilidade, sem avaliar sua real relevância.

Antes de realizar uma redução de custos administrativos radical, é indispensável que os gestores façam uma listagem e uma avaliação minuciosa de cada gasto.

Depois, o importante é entender os custos que podem ser otimizados, negociados e aqueles que, de fato, podem ser cortados.

Os cortes devem ser feitos nos custos que têm menor participação no lucro.

Conhecendo cada detalhe das suas despesas e avaliando seus efeitos e consequências, é possível buscar alternativas mais baratas para manter o negócio “no azul”.

  • Envolva a sua equipe na redução de custos administrativos

Para uma redução de custos administrativos mais consciente e efetiva, não hesite em ouvir a opinião dos colaboradores.

Mesmo que os gestores tenham maior domínio dos processos, são os funcionários que são capazes de identificar desperdícios mais facilmente. Eles lidam diretamente com a produção, logo, podem identificar setores que ocorrem mais perdas de material, por exemplo.

Uma maneira de envolver a equipe na redução de custos administrativos é pelo estabelecimento de metas e uma estratégia de gamificação. Defina metas de redução e economia e premie o time quando elas forem atingidas.

  • Otimize o recrutamento e verifique possibilidades de terceirização

É possível reduzir custos administrativos na área de gestão de pessoas com cautela no recrutamento. Por isso, antes de abrir um processo seletivo, verifique sempre a necessidade de recrutar.

Mesmo que haja a falta de pessoal, primeiro considere a possibilidade de recrutamento interno, ou seja, promoções ou realocação de pessoal.

Se houver a necessidade de um processo seletivo, ele precisa ser rigoroso, tanto a nível técnico quanto pessoal. Isso facilita a contratação de uma colaborador ideal e adequado aos valores da empresa, evitando assim problemas como desistência e demissões futuras.

Outra maneira de reduzir custos administrativos quanto a pessoal está na terceirização. Em todas as empresas, há atividades que podem continuar com elevado grau de qualidade mesmo terceirizadas.

A terceirização só pode ocorrer nas funções que não incluam a atividade-fim da empresa. Profissionais requeridos esporadicamente, como os próprios especialistas em seleção e recrutamento, podem ser terceirizados.

No entanto, para setores e serviços com muita demanda, pode ser mais rentável manter um profissional.

Estabelecer parcerias é a melhor maneira de terceirizar serviços e demandas de uma forma mais rentável. De quebra, há um fortalecimento de marca e relacionamentos para o seu negócio.

  • Entenda a eficácia das estratégias de marketing

Apostar em estratégias de comunicação não é um gasto, mas sim um investimento. No entanto, por mais que se trata de uma área muito dinâmica e menos exata, seu investimento precisa ser assertivo e estratégico.

Busque elaborar um plano integrado de comunicação e reveja regularmente as estratégias. Aposte na capacitação do setor de comunicação, sobretudo em habilidades de Marketing Digital.

Considere também a possibilidade de contratar uma agência de publicidade e comunicação digital para gerenciar as mídias e as ações de comunicação do seu negócio.

Profissionais especializados no assunto têm o conhecimento necessário para apostar em estratégias e atividades que, de fato, irão alcançar seu público e gerar retorno financeiro.

  • Defina um manual de procedimentos internos

Talvez a melhor forma de evitar gastos desnecessários seja esclarecer os procedimentos e políticas para todos os membros da empresa.

Aposte na criação de um manual detalhado, explicando a política da empresa no que diz respeito às despesas com transporte, segurança, viagens a negócios, alimentação, comunicação e mais.

Esse manual precisa oferecer instruções claras quanto às autorização e requerimentos exigidos para cada solicitação.

Estabelecer normas claras e coerentes, de que seja do domínio de todos, é o melhor passo para evitar gastos desnecessários e equivocados por parte da equipe

  • Aumente o giro do seu estoque

Um estoque parado gera grandes perdas financeiras para uma empresa. Isso porque o capital aplicado no produto/matéria que se encontra parado não rende, e, de quebra, a sua empresa ainda precisa custear o armazenamento e reduzir o preço caso o produto fique obsoleto. 

Lembre-se que, quanto mais rápidas são feitas as vendas, menor é a necessidade de capital de giro e, assim, há a redução com custos de financiamento.

Portanto, não hesite em incentivar o setor de vendas para trabalhar nas vendas com base nos produtos armazenados. Vale apostar em promoções para conquistar clientes e manter o estoque girando.

  • Considere a troca de regime tributário

Você pode diminuir os gastos da sua empresa com impostos verificando se ela está no enquadramento tributário adequado.

Existem algumas empresas que podem escolher o regime de tributação, garantindo assim maior economia fiscal.

Os regimes de Lucro Real, Lucro Presumido e Simples nacional tem alíquotas diferentes, créditos e deduções próprios. Por isso, vale a pena simular com um contador quais enquadramentos são mais econômicos e benéficos para a sua empresa.

Uma troca de regime de tributação pode proporcionar redução no Imposto de renda, na contribuição fiscal, na contribuição para o financiamento da seguridade social (CONFIS) e no programa de integração social (PIS).

Para pequenas empresas, a tabela do Simples Nacional é uma boa opção a ser considerada.

  • Adote um sistema de comunicação integrada

A comunicação de uma empresa é direcionada e formada por três diferentes públicos: interno, externo e institucional.

No ambiente empresarial, é essencial que haja uma comunicação fluida com os colaboradores, os clientes e os parceiros.

No entanto, a comunicação de uma empresa não é eficiente quando não há um alinhamento de discurso entre os três públicos. Além disso, investir em diferentes sistemas e ações de comunicação pode sair mais caro do que se imagina!

Os três perfis de comunicação possuem um foco e apelos diferentes. No entanto, é essencial que elas coexistam e sejam conquistados por um discurso semelhante e unificado.

Não exite em adotar um sistema de comunicação integrada para o seu negócio, capaz de atender e se comunicar com todos os públicos.

A comunicação integrada reduz os gastos com diferentes plataformas de atendimento e comunicação interna.

Além disso, há a economia no tempo de busca de informações, uma vez que tudo está concentrado em um só lugar.

Outra grande vantagem está no atendimento. Uma ferramenta de comunicação integrada é capaz de beneficiar e agilizar o atendimento, o que é fundamental para alavancar vendas.

Prezar pela redução de custos administrativos da sua empresa é muito fácil. Basta ter uma visão estratégica para identificar quais ações são dispensáveis em cada setor e atividade do negócio.

A redução de custos administrativos, quando feita com análise e calma, permite um melhor uso dos recursos disponíveis, e, consequentemente, torna seus produtos/serviços mais competitivos, aumenta a margem de lucros e o posicionamento de mercado.

 

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